Van offerte tot betaling: zo maakt u waterdichte afspraken
Als ondernemer wilt u natuurlijk dat uw facturen op tijd betaald worden. De basis hiervoor ligt al bij de eerste afspraken die u met uw klant maakt. Want hoe duidelijker deze afspraken zijn, hoe kleiner de kans op betalingsproblemen later. In dit artikel leest u stap voor stap hoe u waterdichte afspraken maakt: van offerte tot betaling.
1. Start met een professionele offerte
Een goede offerte is meer dan alleen een prijsopgave. Het is vaak de eerste formele stap in uw zakelijke relatie met een potentiële klant. Hoewel een offerte wettelijk niet verplicht is, is het wel een krachtig instrument om misverstanden te voorkomen en duidelijke afspraken vast te leggen.
Belangrijk onderdelen van een goede offerte
Een professionele offerte bevat minimaal de volgende essentiële elementen:
- Uw bedrijfsgegevens (inclusief KvK- en btw-nummer)
- Een gedetailleerde beschrijving van werkzaamheden of producten
- De totaalprijs inclusief btw-specificatie en geldigheidsduur
Praktijkvoorbeeld: de aannemersofferte
Een goede offerte is specifiek en laat geen ruimte voor interpretatie. Neem bijvoorbeeld een aannemer die een badkamer verbouwt. In plaats van alleen "complete badkamerverbouwing" specificeert hij: "Levering en installatie van tegels (merk X, type Y), inclusief antimiddelen, voegwerk in kleur antraciet, en afwerking met kitranden. Oppervlakte: 24m2 wand en 6m2 vloer. Planning: start werkzaamheden week 12, oplevering week 14 (onder voorbehoud van levertijden materialen)."
Voorkom discussies over meerwerk
Geef in uw offerte ook duidelijk aan wat niet is inbegrepen. Een designer die een website bouwt vermeldt bijvoorbeeld: "Deze offerte is exclusief contentcreatie, fotografie en maandelijks onderhoud. Deze diensten kunnen apart worden afgenomen tegen de tarieven genoemd in bijlage A."
2. Van offerte naar overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand zodra uw klant akkoord gaat met uw offerte. Dit kan zowel schriftelijk als mondeling, maar leg afspraken bij voorkeur schriftelijk vast. Dat voorkomt later discussie over wat er precies is afgesproken. Een contract hoeft niet ingewikkeld te zijn - het belangrijkste is dat de kernafspraken duidelijk zijn vastgelegd. Meer weten? Kijk dan ook eens op de website van de KvK voor meer info over contracten en overeenkomsten.
Let op tekenbevoegdheid
Controleer altijd of degene die tekent wel bevoegd is om de overeenkomst aan te gaan. Bij bedrijven betekent dit dat de ondertekenaar tekenbevoegd moet zijn. U kunt dit controleren in het Handelsregister van de KVK. Een contract met iemand die niet tekenbevoegd is, kan namelijk ongeldig blijken te zijn.
Praktijkvoorbeeld: de softwareleverancier
Een softwarebedrijf levert maatwerksoftware aan een groothandel. In het contract staat:
"Leverancier ontwikkelt orderverwerkingssoftware volgens specificaties in bijlage A. Oplevering vindt plaats in drie fasen:
- Fase 1: Database en basis functionaliteit (week 16)
- Fase 2: Koppelingen met webshop (week 20)
- Fase 3: Rapportagemodule (week 24)
Na elke fase volgt een acceptatietest van 5 werkdagen.
Essentiële onderdelen van een contract
Een goed contract bevat minimaal:
- Exacte specificaties van product of dienst
- Duidelijke planning en deadlines
- Betalingsafspraken en consequenties bij niet-nakoming
Vermijd vage formuleringen
Wees zo specifiek mogelijk in uw overeenkomsten. In plaats van "levering zo spoedig mogelijk" schrijft u "levering binnen 14 werkdagen na ondertekening". In plaats van "tegen gebruikelijk uurtarief" specificeert u "€85 per uur exclusief btw".
3. Algemene voorwaarden effectief inzetten
Hoewel niet verplicht, zijn algemene voorwaarden een belangrijk instrument om uw zakelijke relaties te regelen. Ze vormen een standaard set afspraken die u bij al uw overeenkomsten gebruikt.
Wat regelt u in de voorwaarden?
De belangrijkste zaken om op te nemen zijn:
- Betalingsvoorwaarden en termijnen
- Garantiebepalingen en aansprakelijkheid
- Procedure bij klachten of geschillen
Meer informatie hierover vindt u op de website van de KvK.
Praktijkvoorbeeld: de webshop
Een webshop in kantoorartikelen heeft in haar voorwaarden duidelijk staan: "Bestellingen worden binnen Nederland verzonden binnen 24 uur na ontvangst betaling. Bij bestellingen boven €100 zijn verzendkosten gratis. Retourneren binnen 14 dagen mogelijk in originele verpakking. Retourkosten zijn voor rekening klant tenzij product defect blijkt bij aankomst."
4. Correcte facturatie
Een correcte factuur voldoet aan bepaalde wettelijke eisen. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook om betaling zo soepel mogelijk te laten verlopen. De volgende elementen zijn wettelijk verplicht:
- Volledige bedrijfsgegevens inclusief KvK- en btw-nummer
- Duidelijke factuurdatum en uniek factuurnummer
- Specificatie van de kosten en de btw-bedragen
- Uw rekeningnummer
- De betaaltermijn
Betalingstermijnen
Voor zakelijke klanten geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, tenzij u anders overeenkomt. De maximale termijn is 60 dagen. Voor consumenten bepaalt u zelf de termijn, maar deze moet redelijk zijn. Een termijn van 14 tot 30 dagen is gebruikelijk.
Praktijkvoorbeeld: de bouwspecialist
Een bouwbedrijf verstuurt een factuur voor een renovatieproject:
"Factuur renovatie Hoofdstraat 12
- Arbeid conform offerte 234A: 45 uur à €65,- : €2.925,-
- Materialen volgens bijlage specificatie: €1.850,-
- Overeengekomen meerwerk dakgoot: €450,- Subtotaal: €5.225,- BTW 21%: €1.097,25 Totaal te betalen: €6.322,25
Graag voldoen binnen 14 dagen op IBAN NL01BANK0123456789
5. Als het toch misgaat
Ondanks goede afspraken kan een klant toch niet (op tijd) betalen. Neem dan snel actie. Begin met een vriendelijke herinnering - vaak is de factuur simpelweg over het hoofd gezien.
Het stappenplan bij niet-betaling
Blijft de betaling uit? Dan kunt u deze stappen gebruiken om in de meeste gevallen alsnog snel uw geld te ontvangen.
- Verstuur een vriendelijke betalingsherinnering na 2-3 werkdagen
- Neem na 7 dagen telefonisch contact op
- Stuur een laatste aanmaning met termijn van 14 dagen
Professionele hulp inschakelen
Blijft betaling uit? Dan kunt u een incassobureau inschakelen. Bij Bill Incasso werken we op basis van no cure, no pay. Dat betekent dat u alleen betaalt als we uw vordering succesvol innen. Als u wenst starten wij met een gratis pre-incasso brief, waarmee we uw klant een laatste kans geven om zonder extra kosten te betalen.
Voorkomen is beter dan genezen
Door vanaf het begin duidelijke afspraken te maken en deze goed vast te leggen, verkleint u de kans op betalingsproblemen aanzienlijk. Leg vooral deze zaken goed vast:
- Exacte specificaties van producten of diensten
- Heldere prijsafspraken en betalingstermijnen
- Procedure bij geschillen of klachten
Aan de slag
Goede afspraken maken is een kunst. Het vraagt tijd en aandacht, maar die investering betaalt zich dubbel en dwars terug. Met bovenstaande tips en voorbeelden kunt u direct aan de slag met het maken van waterdichte afspraken.
Heeft u toch te maken met een klant die niet betaalt? De incassospecialisten van Bill Incasso helpen u graag. Met meer dan 20 jaar ervaring weten we precies hoe we uw vordering kunnen innen met behoud van de klantrelatie. Dien direct gratis uw vordering in of neem contact met ons op voor advies.