Alles over de wettelijke betaaltermijn

De wettelijke betaaltermijn is de wettelijke termijn waarbinnen een factuur betaald moet worden. Voor facturen tussen bedrijven onderling geldt hiervoor 30 dagen, tenzij anders afgesproken. Gaat het om een particuliere klant? Dan bent u als ondernemer vrij om zelf een (redelijke) betalingstermijn te bepalen. Maar let op: er zijn uitzonderingen.

Wat is een wettelijke betaaltermijn precies?

De wettelijke betaaltermijn is het aantal dagen dat een klant volgens de wet heeft om een factuur te betalen. De wettelijke betaaltermijn is van kracht op het moment u geen andere afspraken hebt gemaakt over de betaaltermijn. Deze termijn is in 2024 wettelijk vastgesteld op 30 dagen na ontvangst van de factuur.

U spreekt dus in principe altijd samen met uw klant de betaaltermijn af. Dit kan op drie manieren:

1. Door dit expliciet vast te leggen in een contract, per mail of bijvoorbeeld per Whatsapp.
2. Door uw betaaltermijn op te nemen in uw algemene voorwaarden.
3. Door niks af te spreken; in dat geval geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.

Overigens komt het ook voor dat klanten zelf de betaaltermijn bepalen. Dit is vaak het geval wanneer u als zzp’er of kleine mkb’er levert aan grote bedrijven of de overheid. Gelukkig gelden ook hiervoor regels en zijn er maximale termijnen die grote organisaties met kleine organisaties mogen afspreken.

Overzicht maximale betaaltermijnen 2024

Een goede cashflow is essentieel om op een gezonde en verantwoorde manier te kunnen ondernemen. Daarom is het belangrijk dat u op tijd betaald wordt, ook als u zaken doet met grote, machtige organisaties. Om u als kleine ondernemer te beschermen tegen grote partijen, zijn er maximale betaaltermijnen opgenomen in de wet. De maximale betalingstermijn is afhankelijk van de grootte en het type organisatie waar u mee zaken doet:

1. Bij mkb-bedrijven is deze maximaal 60 dagen (in uitzonderlijke gevallen kan deze termijn langer worden gemaakt)
2. Bij grote bedrijven geldt een maximale termijn van 30 dagen (
3. Bij overheidsinstellingen geldt eveneens een maximum van 30 dagen (in uitzonderlijke gevallen mag 60 dagen ook)

Geen minimale termijn, maar moet wel redelijk zijn

Naast het hanteren van de wettelijke betaaltermijn of de maximale betaaltermijn, is het uiteraard ook mogelijk om een kortere betalingstermijn af te spreken met uw klant. De Nederlandse wet stelt hier geen expliciete eisen aan. Wel stelt de wet dat de betaaltermijn ‘redelijk’ moet zijn. Over het algemeen wordt een termijn van 14 dagen als redelijk beschouwd.

Bedenk overigens dat u de kortere termijn wel af dient te spreken met uw klant. Bij geen afspraak geldt altijd de wettelijke termijn van 30 dagen!

Betaaltermijn mkb: tussen kleine bedrijven onderling

Bent u zelf een middelgroot of klein bedrijf en doet u zaken met andere mkb’ers? Dan heeft u de vrijheid om onderling afspraken te maken over de betaaltermijn die u hanteert. Hiervoor geldt dus een redelijk minimum en in principe een maximum van 60 dagen. Alleen in heel uitzonderlijke gevallen en wanneer er voor u beiden geen nadelen zitten aan een langere termijn, maar ook een termijn van meer dan 60 dagen worden afgesproken.

Spreekt u niks af met uw mkb-klant? Dan geldt altijd de wettelijke termijn van 30 dagen.

Betaalafspraken grote bedrijven

Voor 1 juli 2022 was het zo dat grootbedrijven (min of meer) eenzijdig een betaaltermijn van 60 dagen mochten afspreken met hun leveranciers. Sindsdien mag dat niet meer. Een grootbedrijf moet een mkb-bedrijf altijd binnen 30 dagen betalen. Doet deze dat niet? Dan kunt u stappen ondernemen. Hierover leest u onderaan dit artikel meer.

Betaaltermijn bij overheid

Overheden en overheidsinstanties, zoals gemeenten, ministeries, planbureaus en waterschappen, dienen facturen in principe altijd binnen 30 dagen te betalen. U kunt met een overheidsinstantie ook een kortere betaaltermijn afspreken en in uitzonderlijke gevallen is ook een langere betaaltermijn toegestaan, mits contractueel afgesproken. Als zelfstandige of klein bedrijf zult u met deze uitzonderlijke gevallen in de praktijk echter nooit te maken krijgen, want dit gaat bijvoorbeeld over de aankoop van gebouwen of legervoertuigen. Meer informatie over de voorwaarden bij leveren aan de overheid vindt u op deze pagina.

Betalingstermijnen voor particulieren

Bent u een bedrijf en levert u op factuur aan consumenten? Dan bent u helemaal vrij om zelf uw betaaltermijn te bepalen. Uiteraard is het wel verplicht om de betaaltermijn duidelijk op de factuur te vermelden en een redelijke termijn aan te houden. Over het algemeen wordt bij particulieren een termijn van 7 tot 30 dagen als redelijk beschouwd.

Vervaldatum factuur

Wij raden aan om op uw facturen ook altijd een vervaldatum te vermelden. Dit is niet verplicht, maar maakt het voor de debiteur wel extra duidelijk wanneer u de betaling verwacht. De vervaldatum is de uiterste datum waarop de factuur betaald dient te worden. Maakt u voor het factureren gebruik van boekhoudsoftware? Dan heeft u vaak de optie om de vervaldatum van de factuur automatisch op de factuur te laten drukken.

Wettelijke gevolgen niet naleven wettelijke termijn

Een wettelijke betaaltermijn is niet alleen wettelijk vastgesteld, maar ook bindend. Dat wil zeggen dat er ook rechten aan verbonden zijn. Of simpel gezegd: wanneer een factuur niet tijdig volgens afspraak (of binnen 30 dagen bij geen afspraak) wordt betaald, dan mag u extra kosten in rekening brengen in de vorm van incassokosten (voor een incassobureau) en rente. Betaalt de klant die ook niet? Dan kunt u de debiteur via de rechter dwingen tot betaling.

Overigens geldt bovenstaande niet direct bij particuliere klanten. Consumenten genieten een extra rechtsbescherming en dient u altijd eerst een formele laatste waarschuwing te sturen in de vorm van een officiële WIK-brief: een laatste aanmaning. Hiermee geeft u de klant nog 14 extra dagen de tijd om te betalen. Doet deze dit niet? Dan kunt u ook incassokosten en rente in rekening brengen.

Wettelijke incassokosten in rekening brengen

Na het verstrijken van de afgesproken betaaltermijn (en eventueel de extra 14 dagen bij consumenten) kunt u wettelijke incassokosten in rekening brengen bij uw klant. De gedachte hierachter is dat het niet nakomen van de betaalafspraken door uw klant een nadeel voor u oplevert en dat u hierdoor extra kosten moet maken om alsnog uw geld te krijgen. In de praktijk betekent dit meestal dat u een incassobureau inschakelt. Kiest u voor en no cure, no pay incassobureau, zoals Bill Incasso? Dan wordt de vordering automatisch vermeerderd met de wettelijke incassokosten. Op die manier betaalt de klant dus zelf de kosten voor het incassobureau en heeft u hier zelf geen omkijken naar.

De hoogte van de incassokosten die u of het incassobureau wettelijk in rekening mag brengen is afhankelijk van de hoogte van de openstaande vordering. Er geldt hiervoor een minimum van € 40 en een maximum van € 6.555. Meer weten? Lees dan ook ons artikel over het berekenen van incassokosten.

Wettelijke rente rekenen

Naast incassokosten kunt u bij klanten die te laat betalen tevens wettelijke rente in rekening brengen. Ook dit moet gezien worden als compensatie voor de schade die u leidt als gevolg van de te late betaling. Het geld dat u niet ontvangt kunt u immers (nog) niet gebruiken om te ondernemen. De hoogte van de wettelijke rente die u in 2024 aan bedrijven mag rekenen is 12,25%. Doet u zaken met consumenten? Dan geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties: 7%.

Wettelijke betaaltermijn verstreken? Dan actie ondernemen!

Overigens raden we niet aan om direct de dag na het verstrijken van de wettelijke betalingstermijn direct incassokosten en wettelijke rente in rekening te brengen. Negen van de tien keer zal uw debiteur simpelweg vergeten zijn de factuur te betalen en dan zal hij het u niet in dank afnemen als u direct kosten in rekening gaat brengen. En dat zorgt niet alleen voor een verslechterde relatie, maar zal ook de betaling niet bespoedigen.

Wel raden we aan om zo snel mogelijk actie te ondernemen als een factuur niet op tijd betaalt wordt. Op die manier laat u zien dat u betaling serieus neemt en op een professionele manier uw bedrijf leidt. Het sturen van een vriendelijke betaalherinnering via mail is de beste eerste stap. Vaak krijgt u dan alsnog snel betaald. Krijgt u geen reactie? Probeer dan telefonisch contact op te nemen. En brengt ook uw belletje niet het gewenste effect? Dan is het tijd om een aanmaning te sturen of een incassobureau in te schakelen. Meer weten over de stappen in het debiteurenproces? Lees dan ook eens ons artikel over dit onderwerp.

Wanneer incassobureau inschakelen bij onbetaalde facturen?

Is de wettelijke betalingstermijn inmiddels ruimschoots verstreken? En heeft u ondanks diverse herinneringen en mooie beloftes uw geld nog steeds niet ontvangen? Dan komt al snel het moment in zicht dat u de vordering moet uit besteden aan een incassobureau. Wat precies het goede moment is om een incassobureau in te schakelen, is een beetje afhankelijk van de situatie. Gaat het om een vaste klant waar u al jaren prettig zaken mee doet? Dan zouden we wat langer wachten dan wanneer het gaat om een notoire wanbetaler die pas sinds kort klant bij u is.

Bill Incasso staat voor u klaar

Heeft u te maken met een klant die zich niet aan de wettelijke betaaltermijn houdt en is uw geduld op? Schakel dan ons incassobureau in. Bill Incasso is de nummer één incassospecialist van Nederland. Wij beschikken over eigen kantoren in onder meer Amsterdam, Rotterdam en Bergen op Zoom en werken landelijk. Er is bij ons geen minimumbedrag. En omdat wij werken op basis van no cure, no pay, maakt u zelf geen kosten als de factuur ondanks onze inspanningen uiteindelijk niet wordt betaald.