Alles over de WIK brief
14 oktober 2022 
in blog

Alles over de WIK brief

Heeft u een particuliere klant die uw factuur niet op tijd betaalt? Dan is het tijd om in actie te komen! Voordat u echter incassokosten kan rekenen, moet u een zogenaamde WIK brief sturen, oftewel een veertiendagenbrief. Wij krijgen regelmatig vragen over deze brief en zien ook vaak dat er fouten worden gemaakt bij het versturen ervan. Zonde, want een foute WIK brief is niet rechtsgeldig. Daarom vertellen wij u in dit artikel alles over het opstellen en sturen van een WIK brief, delen we een voorbeeldbrief, leggen we precies uit waar hij voor dient en geven we tips om met deze brief zo snel mogelijk uw geld te krijgen.

Een WIK brief, kort voor Wet Incassokosten brief, is de officiële naam voor de brief die u naar een (particuliere) klant stuur die niet op tijd betaalt. De brief staat ook wel bekend als laatste aanmaning, ingebrekestelling, slotsommatie, 14-dagenbrief of aanzegging. Het sturen van een WIK brief is een verplicht onderdeel van het debiteurenbeheer bij consumenten en soms ook bij kleine ondernemingen. Deze brief dient dan ook aan een aantal wettelijke voorwaarden te voldoen. Bij zakelijke debiteuren is het sturen van een WIK brief of een aanmaning niet verplicht en kunt u dus zonder brief beginnen aan een incassoprocedure (wat we in de meeste gevallen overigens afraden).

Een WIK brief stuurt u nadat vriendelijke betalingsherinneringen en eventuele telefoontjes niet het gewenste resultaat opleveren. In een WIK brief wordt de wanbetaler op een nette, vriendelijke en juridisch correcte wijze nog een laatste kans geboden om zonder extra kosten de betaling te voldoen en wordt melding gemaakt van de hoogte van de incassokosten wanneer de betaling uitblijft. De wettelijke periode voor deze laatste kans bedraagt 14 dagen na ontvangst van de brief. Blijft de betaling ook na het verstrijken van de periode uit? Dan mag u vanaf dat moment incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen.

Een WIK brief is zoals gezegd een verplichte stap in het debiteurenproces in het geval de klant een consument is. Deze stap heeft de wetgever ingebouwd om consumenten enerzijds te beschermen tegen plotselinge hoge extra kosten. Anderzijds geeft het u als schuldeiser een wettelijk gedefinieerd instrument waarmee u extra druk op de klant kunt uitoefenen, zonder verdere financiële gevolgen voor uw klant. Daardoor maximaliseert u de kans dat u uw geld krijgt, en minimaliseert u de kans dat de relatie met de klant schade op zal lopen.

Een WIK brief ontleent zijn naam aan de WIK, kort voor Wet Incassokosten en voluit officieel Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten. In deze wet zijn alle regels opgenomen die betrekking hebben op de incassokosten in het geval consumenten facturen niet op tijd betalen. Eén van de regels uit de WIK is dus dat u verplicht bent een WIK brief te sturen die aan bepaalde voorwaarden voldoet, voordat u incassokosten in rekening kunt brengen. Daarnaast is in de WIK vastgelegd hoe hoog de incassokosten zijn die u mag rekenen als percentage van de openstaande vordering. Ook bepaalt de wet onder meer dat u mag afwijken van deze kosten, maar alleen in het voordeel van uw klant.

Volgens de wet dient een WIK brief inhoudelijk te voldoen aan een aantal voorwaarden. Het is van groot belang dat de brief die u stuurt aan deze voorwaarden voldoet, omdat deze anders niet geldig is. Zo moet de brief duidelijk en helder geschreven zijn. In het verleden hebben rechters vanwege vage formuleringen als ‘Betaling binnen 14 dagen’ vorderingen van schuldeisers afgewezen. Een duidelijke formulering als ‘Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd/ door u is ontvangen’ wordt daarom door rechters aanbevolen. Verder moet u in de brief ten minste het volgende vermelden:

  1. De factuur en het factuurnummer waarop de brief betrekking heeft (we raden ook aan de originele factuur als bijlage toe te voegen).
  2. Het openstaande factuurbedrag.
  3. De betaaltermijn van ten minste 14 dagen, die ingaat op de dag van ontvangst.
  4. Dat er bij het uitblijven van betaling wettelijke incassokosten in rekening zullen worden gebracht.
  5. De exacte hoogte (tot op de cent nauwkeurig) van de incassokosten die u in rekening gaat brengen.

Hoogte incassokosten

In de WIK is een staffel opgenomen waarmee u de maximale incassokosten die u in rekening kunt brengen na het uitblijven van de betaling. Dit is altijd een percentage van het openstaande factuurbedrag. Het minimumbedrag dat u in rekening mag brengen is € 40,- en de maximale hoogte van incassokosten bedraagt € 6.775. Houd er rekening mee dat u de incassokosten wettelijk gezien niet mag afronden. Vermeld dus op de cent nauwkeurig de incassokosten op uw laatste aanmaning. De staffel met de percentages vindt u in onderstaande tabel.

Openstaand bedrag

Maximale incassokosten

Over de eerste € 2.500

15%

Over de volgende € 2.500

10%

Over de volgende € 5.000

5%

Over de volgende € 190.000

1%

Boven € 200.000

0,5%

Bron: Rijksoverheid.nl

Voorbeelden hoogte incassokosten

Voorbeeld 1: U bent fietsdealer en verkoopt een klant een elektrische fiets ter waarde van € 2.000. U stuurt hier een factuur voor, maar na het verstrijken van de betaaltermijn heeft u uw geld nog niet ontvangen. U stuurt de klant een vriendelijke betaalherinnering en belt zelfs nog eens op, maar ondanks mooie beloftes wordt uw factuur niet betaalt. U stuurt daarom een WIK brief. Daarin vermeldt u maximaal 15% x € 2.000 = € 300 incassokosten.

Voorbeeld 2: U heeft bij een particulier een badkamer verbouwd. Hiervoor heeft u geheel volgens offerte € 12.000 gefactureerd. Helaas wordt uw factuur niet tijdig betaald en daarom laat u door het incassobureau een veertiendagenbrief sturen. De maximale incassokosten waar melding van moet worden gemaakt, bedragen 15% x € 2.500 + 10% x € 2.500 + 5% x € 5.000 + 1% x € 2.000 = € 895,-

Zoals gezegd is het van groot belang dat de WIK brief helder en correct geschreven is, en dat deze voldoet aan de wettelijke eisen. Vindt u het moeilijk om zelf een correcte brief op te stellen? In dat geval kunt u deze voorbeeldbrief gebruiken:

[Het adres van de debiteur]

[Plaats en datum van schrijven] 

Geachte heer/mevrouw [achternaam klant],

Uit onze administratie is gebleken wij nog geen betaling hebben ontvangen voor onderstaande factuur. Inmiddels is de betaaltermijn hiervoor ruimschoots verstreken.

Het gaat om de factuur met factuurnummer [factuurnummer] met een totaalbedrag van [totaalbedrag]. Een kopie van deze factuur vindt u in de bijlage.

Vriendelijk wil ik u een laatste keer verzoeken de betaling binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief alsnog te voldoen op rekeningnummer [Rekeningnummer] te name van [Tenaamstelling] te [Plaatsnaam], onder vermelding van het factuurnummer. 

Wanneer uw betaling uitblijft, dan zijn wij genoodzaakt de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. Conform de Wet Incassokosten (WIK) zullen dan ook incassokosten met een hoogte van € [Incassokosten] en wettelijke rente in rekening worden gebracht, bovenop de openstaande vordering.

Mocht u de betaling inmiddels hebben voldaan, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam en bedrijfsnaam]

Naast de inhoud raden we ook aan om aandacht te besteden aan het verzenden van uw WIK brief. Met de volgende tips haalt u maximaal resultaat met minimaal risico op problemen achteraf.

Stuur de WIK brief zo snel mogelijk

Johan Cruijff zei ooit dat er maar één moment is dat je op tijd kunt komen. Ben je er niet, dan ben je óf te vroeg, óf te laat. Zo is het ook met WIK brieven: stuur de brief zo snel mogelijk, maar ook weer niet te vroeg. Timing is dus heel belangrijk. Wanneer u namelijk te lang wacht, verliest u kostbare tijd en moet u langer op uw geld wachten. Ook kan de debiteur het idee krijgen dat u betalingen niet serieus neemt. De brief te snel sturen zet onnodig veel druk op de klant, en kan averechts werken. Dus wanneer is het perfecte moment? In de regel raden we aan om de WIK brief te sturen direct nadat de tweede betaaltermijn (dus de betaaltermijn uit uw eerste betaalherinnering is verstreken). Op die manier heeft u de klant voldoende tijd en gelegenheid gegeven om zonder melding te maken van vervolgstappen zijn factuur te betalen. Tegelijkertijd verliest u geen kostbare tijd en laat u uw klant merken dat het u menens is.

Reken geen administratiekosten

Het sturen van betaalherinneringen en veertiendagenbrieven kost u tijd, moeite, en als u de brief per post verstuurt, ook nog verzendkosten. Het kan daarom logisch lijken om hiervoor administratiekosten bij de debiteur in rekening te brengen. Dit kunt u beter niet doen, zelfs niet wanneer u er melding van heeft gemaakt in uw algemene voorwaarden. Het mag namelijk niet. Volgens de wet vallen deze kosten namelijk onder incassokosten, en het doel van de verplichte WIK brief is nu juist de consument te beschermen tegen onverwachte kosten. Reken dus geen administratiekosten en vermeld alleen de incassokosten die in rekening kunnen worden gebracht als de betaling uitblijft.

Gebruik uw gebruikelijke communicatiekanaal

Het is belangrijk dat uw debiteur uw laatste aanmaning in goede orde ontvangt. Daarom kunt u voor het verzenden van de brief het beste uw gangbare communicatiekanaal gebruiken. Is de communicatie dus altijd per e-mail gegaan en heeft u in het verleden één of meerdere e-mails vanuit het mailadres van de klant ontvangen? Dan mag u ervan uitgaan dat het mailaccount in gebruik is en kunt u dat gebruiken als communicatiekanaal. Is de communicatie via de post gegaan? Stuur dan uw brief naar het fysieke adres van de debiteur. Doe dit bij voorkeur aangetekend, zodat u kunt aantonen dat de brief ook daadwerkelijk ontvangen is. Heeft u zowel een postadres als een e-mailadres van de klant? Dan kunt u ook beide gebruiken, om de kans op een snelle ontvangst te vergroten.

Laat de veertiendagenbrief sturen door een incassobureau

Veel bedrijven kiezen ervoor om hun WIK brief gratis te laten sturen door Bill Incasso. Het voordeel hiervan is dat deze wordt opgesteld door onze ervaren juristen, wat u de zekerheid biedt dat de brief aan alle juridische eisen voldoet. Daarnaast zal het briefpapier van ons incassobureau uw debiteur duidelijk maken dat het u echt menens is. Bovendien wordt er met het sturen van deze laatste waarschuwing direct een dossier aangemaakt. Hierdoor kunt u direct vervolgstappen ondernemen wanneer de betaling uitblijft. Het laten sturen van een WIK brief door Bill Incasso is gratis, zowel voor uzelf als voor uw debiteur.

Over de schrijver
Bill Incasso B.V. incasseert al sinds 2003 openstaande vorderingen op basis van No Cure No Pay, zowel voor bedrijven als particulieren. Uw openstaande vordering dient u gemakkelijk online in via onze website.
Reactie plaatsen