Wanneer mag ik een incassobureau inschakelen?

Heeft u te maken met een klant, een huurder of iemand anders die zich niet aan betaalafspraken houdt? Dan heeft u volgens de Nederlandse wet het recht om uw geld te vorderen met behulp van een incassobureau. Maar op welk moment mag u een incasso uithanden geven? Wanneer mag u een incassobureau inschakelen?

De incassoregels in het kort

In de Wet Incassokosten (WIK) zijn de regels vastgelegd over het moment wanneer u een incasso-opdracht mag uitbesteden. Of meer precies: wanneer u incassokosten en wettelijke rente mag rekenen. In de praktijk komt dit uiteraard op hetzelfde neer, aangezien het inschakelen van een incassobureau incassokosten met zich meebrengt, die door de debiteur dienen te worden betaald.

De WIK maakt onderscheid tussen zakelijke en particuliere debiteuren, dus tussen bedrijven en consumenten. Kortgezegd mag u bij bedrijven die zich niet aan hun afspraken houden direct een incassotraject starten. Particulieren dient u altijd 14 dagen voordat u incassokosten gaat rekenen op de hoogte te stellen en de kans te bieden alsnog zonder extra kosten te betalen, middels een WIK-brief.

En goed om te weten: er geldt geen minimumbedrag voor het inschakelen van ons incassobureau.

Check direct of en hoe we u kunnen helpen

Ons stappenplan vertelt u snel een eenvoudig of we u kunnen helpen èn tegen welke kosten. Staat uw situatie er niet bij? Stuur ons dan een bericht via het contactformulier.

Check nu >>

Vijf situaties waarin u een incassobureau mag gebruiken

Bent u zelf een bedrijf en is uw debiteur ook een bedrijf? Dan kunt u direct na het verstrijken van de wettelijke betaaltermijn incassokosten en wettelijke rente rekenen. Het sturen van een betaalherinnering of aanmaning mag, maar is niet verplicht.
Bent u ondernemer en is uw klant een particulier? Dan dient u uw klant eerst een WIK-brief (oftewel 14-dagenbrief) te sturen. Betaalt de klant ook binnen die 14-dagen niet? Dan mag u incassokosten rekenen.
Verhuurt u een woning of ander vastgoed aan een particulier? En is er een huurachterstand? Dan kunt u direct een 14-dagenbrief sturen. Ook na 14 dagen geen betaling ontvangen? Dan mag u een incassobureau raadplegen.
Verhuurt u vastgoed aan een bedrijf? Dan mag u direct incassokosten in rekening brengen bij een huurachterstand.
Heeft u als particulier nog geld tegoed van een bedrijf of andere particulier? Bij particulieren dient u dan ook een 14-dagen brief te sturen. Bij bedrijven kunt u direct starten met de incassoprocedure.

In 3 minuten uw openstaande factuur gratis indienen. FACTUUR INDIENEN ►

Tip: kies zelf het juiste moment om een incasso uit te besteden

Voordat we dieper ingaan op alle situaties waarin u een incassobureau in mag schakelen, willen we u eerst een tip meegeven. Want dat het volgens de wet mag om incassokosten te rekenen, wil natuurlijk niet zeggen dat het ook slim is om direct een vordering uithanden te geven. Een huurder of een klant die een paar dagen te laat is met betalen kunt u daarom in de meeste gevallen beter zelf eerst nog eens benaderen via uw gangbare communicatiekanaal. Wel raden we aan om een strak debiteurenbeheer te voeren en niet weken te wachten met het sturen van uw herinneringen.

Hét perfecte moment om vervolgens Bill Incasso in te schakelen bestaat natuurlijk niet, maar wanneer u zelfs na meerdere herinneringen alleen maar smoezen krijgt, of wanneer het niet de eerste keer is dat u problemen heeft met een debiteur, is het echt tijd om in actie te komen en professionele hulp in te schakelen.

Professionele hulp als een zakelijke klant niet betaalt: kan direct

Bent u mkb’er, zzp’er of een groot bedrijf en levert u aan zakelijke klanten? Dan bent u vrij om een minnelijke incassoprocedure op te starten vanaf het moment de wettelijke betaaltermijn van een factuur is verlopen. Het sturen van een laatste aanmaning kan wel en zal in veel gevallen op prijs worden gesteld, maar dat is dus niet verplicht.

Let er wel op dat u een betaaltermijn hanteert die wettelijk (en redelijk) is. Een betaaltermijn van 3 dagen hanteren en dan op dag 4 een incasso-opdracht indienen is uiteraard niet de bedoeling. Het beste is om hierover duidelijke afspraken te maken en deze vast te leggen, zodat hier geen discussie over mogelijk. Is er niets afgesproken? Dan geldt de standaard wettelijke betaaltermijn van 30 dagen.

Bij particuliere klanten: 14 dagen na ontvangst van de WIK-brief

Doet u zaken met particulieren? Dan is het belangrijk om te weten dat consumenten meer wettelijke bescherming genieten dan bedrijven. Voordat u incassokosten in rekening mag brengen om de schuld te innen bij uw particuliere klant, dient u de klant een laatste aanmaning te sturen. Deze aanmaning dient te voldoen aan de eisen zoals gesteld in de WIK, en wordt daarom ook wel een WIK-brief genoemd. U dient in deze brief bijvoorbeeld ook de hoogte van de incassokosten die u zult rekenen kenbaar te maken.

Na ontvangst van de laatste aanmaning heeft uw klant nog 14 dagen om zonder extra kosten de betaling te voldoen. Gebeurt dit niet? Dan mag u vanaf dat moment gebruikmaken van de diensten van een incassopartij.

Heeft u als bedrijf te maken met een particuliere wanbetaler? Laat ons dan uw WIK-brief sturen in de vorm van een gratis pre-incasso brief. Het briefpapier van Bill Incasso zal ervoor zorgen dat de klant door heeft dat het u menens is, wat een snelle betaling zeker ten goede komt. En omdat de brief voldoet aan alle wettelijk eisen, kan na het verstrijken van de 14 dagen direct een incassotraject gestart worden.

Tip: bekijk onze video over het inschakelen van een incassobureau

Huurincasso uithanden geven: bij huurachterstanden

Ook als verhuurder kunt de hulp van een incassobureau krijgen. Niet alle incassobureaus doen dit, maar Bill Incasso is wel gespecialiseerd in huurincasso en kan u eventueel ook juridisch bijstaan bij het uitzetten van een huurder.

Het uithanden geven van een huurvordering mag volgens de wet vanaf het moment er een huurachterstand is ontstaan. Dus had de huur op de eerste van de maand betaald moeten worden? Dan bent u vanaf de tweede van de maand in principe vrij om een huurincasso op te starten.

Houd er rekening mee dat voor particuliere huurders in dit geval hetzelfde geldt als voor particuliere klanten van bedrijven: u dient hen eerst nog 14 dagen de kans te geven om zonder extra kosten de huur te voldoen door middel van een 14-dagenbrief.

Wanneer incassobureau inschakelen als particulier?

Wat veel mensen niet weten: ook als particulier is het volgens de wet toegestaan om de hulp van een incassobureau in te roepen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer u van een webshop uw geld niet terug krijgt bij een retour, bij zogenaamde onverschuldigde betalingen of wanneer u geld heeft uitgeleend en dit niet volgens afspraak terug krijgt.

Ook als particulier kunt u bij Bill Incasso terecht om uw geld terug te krijgen. U kunt bij ons altijd een vordering indienen wanneer u (schriftelijk) kunt aantonen dat de andere partij geld aan u verschuldigd is. Denk aan e-mail, WhatsAppberichten en bankafschriften.

Net als bij andere vormen van incasso geldt ook als particulier dat u onderscheid dient te maken tussen zakelijke en particuliere debiteuren. Dus: bij particulieren dient u eerst een laatste aanmaning te (laten) versturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen. Bij bedrijven mag u direct na het niet nakomen van de betalingsverplichting incassokosten rekenen.

Wanneer stap ik naar de rechter met mijn vordering?

Als incassobureau zullen wij uw vordering in eerste instantie altijd via een buitengerechtelijk incassotraject innen. In 95% van de gevallen leidt dit tot een vlotte betaling, met minimale kosten en impact op de relatie tussen uw debiteur en u.

Wanneer een buitengerechtelijke procedure niet de gewenste uitkomst biedt, is het altijd mogelijk om naar de kantonrechter te stappen en hier een betaling af te dwingen. In dit geval wordt de debiteur gedagvaard door onze deurwaarder en gaan jullie beiden naar de rechter. De rechter doet dan uitspraak en geeft hij u gelijk? Dan kan de debiteur worden gedwongen om te betalen en kan middels een deurwaarder beslag gelegd worden op bezittingen.

Hoewel het dus altijd mogelijk is om naar de rechter te stappen, is dit zeker niet verplicht. Bij ons kunt na een niet-succesvolle minnelijke procedure dan ook altijd kosteloos het dossier laten sluiten, volgens ons principe van no cure, no pay. Wanneer bijvoorbeeld bekend is dat een debiteur betaalonmachtig is of wanneer het bedrag erg laag is, kan soms beter worden afgezien van een gerechtelijke incassoprocedure.

Zo werkt het inhuren van een incassobureau

Heeft u te maken met een wanbetaler en herkent u zich in één van bovengenoemde situaties? Dan kunt u bij ons incassobureau terecht voor professionele hulp bij het innen van uw vordering. Wij werken op basis van no cure, no pay: wanneer het niets oplevert, kost het u ook niets. Een incassotraject verloop bij ons stap voor stap:

Maak een account aan.
In uw persoonlijke portaal dient u eenvoudig uw vordering in. Is de debiteur een particulier en heeft u nog geen wettelijke laatste sommatie gestuurd? Of wilt u uw (zakelijke) debiteur nog gratis de kans geven om zonder extra kosten te betalen? Kies dan voor pre-incasso.
Wij gaan dezelfde dag nog aan de slag met het benaderen van de debiteur.
Bij een minnelijke incasso brengen wij de hoofdsom + wettelijke rente + incassokosten in rekening bij de debiteur.
Betaalt uw debiteur alles? Dan ontvangt u de hoofdsom + rente. De incassokosten zijn voor onze dienstverlening.
Betaalt de debiteur niet? Dan kunt u het dossier gratis laten sluiten. No cure, no pay.
Een gerechtelijke incasso behoort altijd tot de optie, maar is niet verplicht.

Lees hier meer over hoe een incassotraject werkt bij Bill Incasso.

Direct een incassospecialist inschakelen?

Wij hopen dat u na het lezen van dit artikel precies weet wanneer een incassobureau inschakelen mag en of het in uw geval de beste optie is. Zit u op dit moment zelf in een situatie waarin u een incassobureau nodig heeft als bedrijf, verhuurder of particulier? Dien dan nu gratis uw vordering in. Op basis van no cure, no pay gaan wij dan direct voor u aan de slag met het innen van uw vordering. In 95% van de gevallen heeft u dan snel uw geld.

In 3 minuten uw openstaande factuur gratis indienen. FACTUUR INDIENEN ►

Veelgestelde vragen over het uitbesteden van incasso

Vanaf welk bedrag kan je een vordering uithanden geven?

Voor het uithanden nemen van een vordering geldt geen minimumbedrag. Ook geen maximumbedrag overigens. U kunt dus voor iedere openstaande vordering een incassobureau inschakelen, ongeacht de hoogte van de vordering.

Kan je zomaar een incassobureau inhuren?

Zomaar is een groot woord natuurlijk. Er moet wel een gegronde reden zijn om een incasso uit te besteden, zoals een te laat betaalde factuur, een huurachterstand of een lening die niet wordt terugbetaald. Wij nemen dan ook alleen incasso-opdrachten aan wanneer u kunt aantonen dat een bedrijf of persoon u geld verschuldigd is. En gaat het om een particuliere debiteur? Dan dient u eerst een laatste aanmaning te versturen voordat een incasso kan worden gestart. U kunt de laatste aanmaning ook laten versturen door Bill Incasso.

Hoe snel geef je een incasso uithanden?

Volgens de wet mag u bij een bedrijf als debiteur een incasso uithanden geven op het moment het niet voldoet aan zijn betaalplicht. Bij particulieren is dat 14 dagen na ontvangst van de WIK-brief. Hoe snel je dan tot actie overgaat, is vaak een kwestie van de situatie aanvoelen. Te lang wachten is nooit slim, maar te snel actie ondernemen zet vaak onnodig veel druk op de klantrelatie. Daarom sturen de meeste bedrijven zelf ook 1 of 2 betalingsherinneringen en nemen ze telefonisch contact op met de debiteur voordat ze een incassobureau inschakelen.

Wie betaalt de kosten van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau worden betaald door uw debiteur. Zelf betaalt u bij Bill Incasso niets, want wij werken volgens het principe van no cure, no pay. Wanneer de debiteur dus niets betaalt, dan hoeft u aan ons ook niets te betalen. De hoogte van de incassokosten zijn wettelijk vastgelegd. Over de eerste € 2.500 bedragen deze 15%, met een minimum van € 40. Meer weten? Lees hier alles over incassokosten.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een deurwaarder is net als een incassobureau gespecialiseerd in het innen van schulden. Er is echter een groot verschil tussen deurwaarders en incassobureaus. Deurwaarders komen namelijk pas in het gerechtelijke traject in beeld, om gerechtsbevelen uit te voeren. Denk aan het beslagleggen op bezit en loon. Wanneer het alleen gaat om een openstaande vordering, is het daarom beter om eerst een incassobureau in te schakelen.