Hoe en wanneer kan ik een incassobureau inschakelen?

Bill Incasso
20 januari 2022


Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken, openstaande facturen die niet betaald worden. Hoe u daar mee om gaat bepaalt u grotendeels zelf. Daarnaast zijn er wettelijke eisen waaraan voldaan moet worden voordat u een incassobureau kunt inschakelen.

De meeste van uw debiteuren zullen niet binnen de betaaltermijn uw factuur betalen. Hoe streng u daarmee omgaat, is afhankelijk van de relatie met uw klanten. Een klant waarmee u al een langdurige relatie heeft, zult u waarschijnlijk meer tijd gunnen omdat er een bepaald vertrouwen is opgebouwd.


Ook nieuwe klanten wilt u niet meteen wegjagen. Met een betalingsherinnering en eventueel een aanmaning  herinnert u uw klant aan het uitblijven van de betaling. Sommige ondernemers bellen hun klanten nog na. Dit schept vaak duidelijkheid over de reden van het uitblijven van de betaling.

Maar aan alles komt een eind, ook aan uw geduld. Op het moment dat uw factuur onbetaald blijft, zult u actie moeten ondernemen. In de meeste gevallen is een incassobureau inschakelen de juiste optie.,,

Een incassobureau inschakelen, van A tot Z.

Welk incassobureau is goed?

De incassobranche in Nederland is vrij ondoorzichtig. Er zijn letterlijk honderden partijen die zich bezig houden met incasso. Dus hoe vind je een betrouwbare incasso partner?

Als u nog nooit eerder een incassobureau hebt ingeschakeld dan is er wellicht iemand in uw netwerk die een goede ervaring heeft. Op internet kunt u kiezen uit tientallen zo niet honderden incassobureaus, deurwaarders en incassoadvocaten. Het is belangrijk dat u op een aantal zaken let.

Incassobureaus komen en gaan en helaas zijn ze niet allemaal even eerlijk. Als een incassobureau meer dan tien jaar actief is, zal het vaak betrouwbaarder zijn dan een bureautje wat net een jaar bestaat. Wanneer er gerommeld wordt met ontvangen bedragen dan houdt een incassobureau het niet lang vol.

Een ander goed referentiekanaal zijn de ervaringen van bestaande klanten. Vaak worden deze tegenwoordig op recensie sites zoals Feedback Company, Trust Pilot, etc. geplaatst.

Veel incassobureaus werken met abonnementen waardoor u aan die partij vast zit. Ook als uw eerste incasso opdracht misschien wel helemaal niet bevalt. Vaak worden allerlei ondoorzichtige kosten in rekening gebracht zoals dossier kosten, provisie, onderzoekskosten, etc. Kosten zijn op zich prima maar een goed incassobureau zorgt voor heldere tarieven en algemene voorwaarden zodat u niet achteraf op verrassingen stuit.

Kies ik voor een incassobureau, deurwaarder of advocaat?

In de basis kunnen alle drie deze partijen hetzelfde. Er worden incassokosten in rekening gebracht en uw debiteuren zullen worden aangeschreven. Eventueel zal er nog gebeld worden en wellicht een betalingsregeling worden afgesproken.

Op het moment dat het tot een gerechtelijke procedure komt, wordt het een ander verhaal. De deurwaarder is de enige partij die dagvaardingen mag betekenen bij de debiteur, hiermee wordt een debiteur opgeroepen om bij de rechtbank te verschijnen. En een advocaat is verplicht bij bedragen van €25.000 en meer.

Dagvaardingen opstellen mag iedereen en zo zal het incassobureau en de advocaat vaak een deurwaarder inschakelen. Op hun beurt zullen het incassobureau en de deurwaarder soms weer een advocaat inschakelen. Al met al kunt u met uw openstaande factuur dus in principe bij iedereen terecht.

Veel ondernemers denken dat ze bij een deurwaarder het beste af zijn omdat deze meer bevoegdheden heeft. Echter de gemiddelde deurwaarder is vaak duur en niet erg snel. Daarnaast heeft zij een belang bij een gerechtelijke procedure, deurwaarder verdienen goed bij ambtelijke zaken zoals dagvaardingen betekenen. Advocaten zijn pas interessant als het om vrij hoge factuurbedragen gaat.

Veel incassobureaus werken op basis van no cure no pay. U betaalt geen dossierkosten en geen kosten wanneer het niet lukt. Wordt de openstaande factuur geïncasseerd dan betaalt de debiteur de kosten. Op deze manier verdient het incassobureau pas als er daadwerkelijk geïncasseerd wordt, een drijfveer om extra hun best te doen.

Aan een gerechtelijke procedure verdient het incassobureau doorgaans niets extra’s. Men zal dus proberen uw openstaande factuur in het minnelijke incassotraject te incasseren. Dat scheelt u kosten en is ook nog eens voordeliger voor uw debiteur.

Een no cure no pay incassobureau inschakelen, hoe werkt dat?

Op uw zoektocht zult u de term ‘no cure no pay incasso’ regelmatig voorbij zien komen. No Cure No Pay is een Engelse term en staat voor ‘geen resultaat geen vergoeding’. Dus wanner er niets geïncasseerd wordt dan betaalt u ook niets.

Als een incassobureau op basis van no cure no pay werkt heeft dat voor- en nadelen. Wanneer er geen resultaat behaald wordt, heeft u ook geen kosten. Wordt er wel behaald dan is de opdrachtgever soms een vergoeding aan het incassobureau verschuldigd, provisie. Alhoewel veel incassobureaus genoegen nemen met de incassokosten die dan door de debiteur betaald worden.

Een incassobureau inschakelen, het verloop van de procedure.


De pre incasso fase.

Sommige bedrijven vinden direct een incassotraject soms net nog een stap te ver. Voor die bedrijven is een pre incasso traject een oplossing. Er wordt door het incassobureau dan nog een kosteloze aanmaning naar de debiteur gestuurd. Deze wordt dan nog in de gelegenheid gesteld om zonder bijkomende kosten de factuur alsnog aan de opdrachtgever rechtstreeks te betalen.

Vaak wordt hierdoor de klantrelatie tussen debiteur en opdrachtgever behouden. Mocht er door de debiteur alsnog niet betaald worden dan kan vaak automatisch het incassotraject opgestart worden. De kosten van een pre incasso brief verschilt van incassobureau tot incassobureau en kan variëren van gratis tot €17,50 per brief. Bij Bill Incasso is de pre-incassobrief altijd gratis.

Wanneer u zaken doet met een consument moet uw laatste aanmaning voldoen aan een aantal wettelijke eisen voordat u een incassobureau kunt inschakelen. Voordeel van het laten versturen van een pre incasso is dat uw laatste aanmaning dan automatisch aan deze eisen voldoet.

Het minnelijke incassotraject

Wanneer u de keuze heeft gemaakt welk incassobureau u gaat inschakelen, dient u uw openstaande factuur daar in. Vaak kan dit online, u vult dan alles zelf in en hoeft verder geen documenten aan te leveren. Voordeel daarvan is ook dat u online alles kunt volgen wat het incassobureau voor u doet.

Eerst zal het incassobureau uw debiteur gaan aanschrijven, bellen, via mail benaderen, ect. Deze fase noemen we het minnelijke incassotraject. Er worden bij de debiteur incassokosten in rekening gebracht en alle werkzaamheden tot een gerechtelijke procedure vallen onder het minnelijke incassotraject. Ook kan er met de debiteur nog een betalingsregeling getroffen worden.

Een goed minnelijk incassotraject is belangrijk voor alle partijen. Het voorkomt een onnodige weg naar de rechtbank. Procederen is tegenwoordig ontzettend duur dus het is in belang van alle partijen, ook die van de debiteur, om een procedure te voorkomen.

In het minnelijke incassotraject zal de debiteur eerst aangeschreven worden. Mocht deze niet reageren dan zal het incassobureau telefonisch contact met hem of haar gaan zoeken. Er zal gekeken worden wat het probleem is waarom er niet betaald wordt. Soms wordt een (redelijke) betalingsregeling getroffen als dat oplossing kan bieden.

Als debiteur niet te bereiken is dan is een adresonderzoek een uitkomst. Wanneer uw debiteur na meerdere brieven en telefoontjes nog niet reageert dan wordt er vaak in samenspraak met u als opdrachtgever besproken hoe het dossier verder behandeld wordt. Dat kan inhouden dat de behandeling van het dossier stopgezet wordt of dat er een gerechtelijk incassotraject opgestart gaat worden. Sommige incassobureaus hebben ook een schuldbewakingstraject. Het dossier wordt dan door geagendeerd om het na enkele maanden nog eens te proberen.

Het gerechtelijke incassotraject

Wanneer niets meer helpt kan een incassobureau een gerechtelijk incassotraject voorstellen. Het is niet zaligmakend, kan lang duren en brengt hoge kosten met zich mee. Een goed incassobureau zal er dus alles aan doen om deze gerechtelijke procedure te voorkomen.

Vaak wordt een voorschot voor de te maken proceskosten gevraagd. Er wordt een deurwaarder ingeschakeld om de dagvaarding te betekenen, hiermee zijn ook kosten gemoeid. Maar met name het griffierecht van de rechtbank kan al snel enkele honderden euro’s bedragen.

Wanneer de gerechtelijke procedure wordt opgestart, maakt het incassobureau de dagvaarding op. De meeste incassobureaus doen dit zelf maar sommige huren hiervoor een jurist in. In de dagvaarding wordt uiteengezet hoe de vordering is ontstaan en wat er tot dan toe allemaal gebeurd is.

De dagvaarding wordt door het incassobureau naar de deurwaarder gezonden en deze biedt de dagvaarding persoonlijk aan bij de debiteur. Dit heet het betekenen van de dagvaarding en is wettelijk verplicht. De debiteur is nu opgeroepen om bij de rechtbank te verschijnen.

Tijdens deze zitting kan de debiteur zijn verhaal bij de rechter doen en eventueel verweer aanvoeren. Meestal gebeurt dit allemaal schriftelijk maar  de debiteur kan ook persoonlijk naar de rechtbank gaan. Bij deze zitting kan de opdrachtgever overigens niet aanwezig zijn.

Vaak komt het voor dat de debiteur niet komt opdagen en ook niet reageert. Dan wijst de rechter daarna direct vonnis. Als er geen gekke dingen in de dagvaarding staan dan wordt de vordering doorgaans volledig toegewezen.
Wordt er wel verweer gevoerd door de debiteur dan zal het incassobureau namens u daarop weer moeten reageren. Doorgaans krijgt men hier 1 maand de tijd voor.

Wanneer het incassobureau het vonnis ontvangt dan zal de deurwaarder weer ingeschakeld worden om het vonnis te betekenen bij de debiteur. Ook dit is wettelijk verplicht. Betaalt deze alsnog niet dan zal er beslag gelegd worden. Beslag leggen kan op diverse zaken zoals onroerend goed, inboedel, loon, etc. Doorgaans is loonbeslag het meest effectief.

Al met al is een gerechtelijke incassoprocedure een lange en kostbare aangelegenheid. Een goed incassobureau inschakelen is daarom zeer belangrijk. Een goed en gedegen minnelijk incassotraject kan verder veel ergernis en ellende voorkomen.