Alles over debiteuren en debiteurenbeheer

Alles over debiteuren en tips voor goed debiteurenbeheer

Een debiteur is kortgezegd een klant die u nog geld verschuldigd is. Een debiteur is dus een waardevolle klant, waarmee u een goede relatie wilt onderhouden. Aan de andere kant wilt u natuurlijk ook op tijd uw geld ontvangen. Dit maakt goed debiteurenbeheer tot een essentieel onderdeel van uw bedrijfsprocessen. Logisch dus dat veel ZZP’ers, Mkb’ers en zelfs grote ondernemingen vragen hebben over het voeren van een succesvol debiteurenbeheer.

Bij Bill Incasso helpen we al twee decennia lang bedrijven met het innen van facturen. In verreweg de meeste gevallen lukt dit prima zonder daarbij de relatie met de klant te verstoren. In dit artikel delen we graag onze kennis en vertellen we u alles over hoe u het best om kunt gaan met debiteuren. Ook beantwoorden we alle belangrijke vragen. Zo gaan we onder meer in op wat u kunt doen om het risico op wanbetalers zo klein mogelijk te houden, vertellen we welke stappen u moet ondernemen als een klant niet betaalt en geven we waardevolle tips voor een succesvol debiteurenbeheer.

Wat is een debiteur?

Voordat we ingaan op debiteurenbeleid, is het goed even in te gaan op de definitie van een debiteur. Want waar hebben we het over? Een debiteur is simpelweg een klant die (nog) moet betalen. Een klant wordt dus een debiteur op het moment dat u de factuur stuurt. Zodra de klant betaalt, is het geen debiteur meer. Een debiteur kan zowel een bedrijf als een particulier zijn. Een debiteur is u dus geld schuldig en een ander woord voor debiteur is dan ook schuldenaar.

Debiteuren en crediteuren

De termen debiteuren en crediteuren worden vaak samen gebruikt. De tegenhanger van een debiteur is namelijk een crediteur. Een crediteur is dus een schuldeiser, oftewel een bedrijf dat nog geld tegoed heeft van een klant. Op het moment dat u een factuur stuurt, bent u dus crediteur voor de klant die de factuur ontvangt, tot de factuur betaald is. Evenzo zijn bedrijven waarvan u een factuur ontvangt crediteuren, totdat u de factuur betaalt.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is alles wat u als onderneming doet om ervoor te zorgen dat uw klanten u (zo snel mogelijk) betalen. Debiteurenbeheer wordt ook wel het debiteurproces of debiteurenbeleid genoemd, en gaat dus over de activiteiten die u ontplooit ten aanzien van uw debiteuren. Het doel van uw debiteurenbeleid is het ontvangen van verschuldigd geld en daarmee het verhogen van uw cashflow. En dit allemaal op een manier die de verstandhouding met uw klanten niet, of in ieder geval zo min mogelijk, schaadt.

De activiteiten met betrekking tot het beheer van debiteuren kunnen grofweg onderverdeeld worden in twee fasen. De eerste is de fase vóórdat u de factuur stuurt. In deze fase is het met name van belang om goede afspraken te maken en correct te factureren. Na het versturen van een factuur is het uiteraard de bedoeling dat u de klant tijd geeft om te betalen, tot de betalingstermijn is verstreken. Betaalt de klant niet? Dan is het een wanbetaler en breekt de tweede (en meer uitdagende) fase van het debiteurenproces aan en neemt u stappen om alsnog uw geld te ontvangen.

Waarom is goed debiteurenbeheer erg belangrijk?

Veel (startende) bedrijven onderschatten het belang van goed debiteurenbeheer. Wist u bijvoorbeeld dat meer dan de helft van de facturen niet binnen de betalingstermijn voldaan wordt? En dat in één vijfde van de faillissementen één of meerdere niet betaalde facturen een belangrijke rol spelen?

In sommige gevallen liggen problemen met debiteuren buiten de macht van de onderneming, maar in veel gevallen zijn deze problemen (in ieder geval deels) het gevolg van een te slap debiteurbeheer. Met krachtig debiteurenbeheer verkleint u namelijk het debiteurenrisico en daarmee het risico zelf in de problemen te komen door een tekort aan liquide middelen. Door iedere stap van dit proces van omgaan met schuldenaars te optimaliseren, krijgt u vaker, sneller en met minder gedoe uw facturen betaalt. En hierdoor voorkomt u dus niet alleen financiële problemen, maar zult u ook sneller kunnen groeien. Ofwel: goed debiteurenbeheer is een voorwaarde voor succesvol ondernemen.

Hoe zorg ik dat klanten op tijd betalen?

Succesvol omgaan met debiteuren begint, zoals gezegd, dus nog voordat een klant een debiteur wordt. Om ervoor te zorgen dat uw klanten binnen de betalingstermijn hun factuur betalen, is het belangrijk dat u goede en correcte afspraken maakt.

Zes tips voor goed debiteurenbeheer

Benieuwd hoe u in de fase voordat u de factuur verstuurt al het debiteurenrisico kunt verlagen? Hier zijn zes tips om wanbetalers te voorkomen.

1. Check (nieuwe) klanten op kredietwaardigheid

Ieder bedrijf krijgt natuurlijk het liefst zo veel mogelijk nieuwe klanten. Daarom is het verleidelijk om alleen te focussen op het binnenhalen van klanten, zonder na te denken over de risico’s van klanten die hun facturen niet betalen. Dit kan heel vervelend uitpakken als later blijkt dat een nieuwe klant niet kredietwaardig is. In zeldzame gevallen is het vrij duidelijk dat u er niet automatisch vanuit kunt gaan dat een klant uw facturen zal kunnen betalen. Denk aan de slonzig geklede startende ondernemer met een warrig bedrijfsplan. In de meeste gevallen zullen er echter geen duidelijke rode vlaggen zijn, en is het dus verstandig uw nieuwe klant te checken op kredietwaardigheid.

Kredietwaardigheid zakelijke klanten

De kredietwaardigheid van zakelijke klanten checken kan op verschillende manieren. Een goed begin kan zijn om eens na te vragen in uw eigen netwerk. Op deze manier kunt u vaak al een goede indicatie krijgen. Een meer formele en diepgravende manier van checken is het opvragen van informatie bij de KvK. Aan de hand van een jaarrekening kunt u bijvoorbeeld inzicht krijgen in het eigen vermogen, schulden en de winst- en verliesrekening. Deze informatie geeft een goede indicatie van de kredietwaardigheid van een onderneming.

Levert uw zoektocht bij de KvK onvoldoende informatie op? Dan kunt u ook terecht bij zogenaamde kredietinformatiebureaus. Bekende bureaus zijn bijvoorbeeld Graydon, Dun & Bradstreet (D&B) en EDR Credit Services (EDR). Deze bureaus hebben toegang tot de registers van onder meer banken, incassobureaus en uiteraard ook de KvK, waardoor ze een compleet beeld kunnen schetsen van de kredietwaardigheid van een bedrijf. Doorgaans kunnen deze bureaus u tevens adviseren over het al dan niet in zee gaan met een klant.

Kredietcheck consumenten

Levert u aan particulieren? Dan is het doorgaans niet mogelijk een kredietcheck uit te voeren, tenzij u een financiële instelling bent met toegang tot het BKR-register. Dit is dan ook een belangrijke reden waarom het bij particulieren gebruikelijk is dat ze vooraf of direct na ontvangst betalen. Wat u eventueel wel kunt doen is de klant vragen om een gewaarmerkt kredietoverzicht van het BKR.

Tip: check in sommige gevallen ook bestaande klanten

Ook bij bestaande klanten kan het in sommige gevallen overigens slim zijn de kredietwaardigheid (opnieuw) te checken. Bijvoorbeeld als u merkt dat een klant steeds later is met betalingen of als er andere alarmbellen gaan rinkelen die duiden op liquiditeitsproblemen.

Worden uw facturen niet op tijd betaald ondanks dat u meerdere herinneringen verstuurd heeft? Overweeg dan om Bill Incasso in te schakelen. Maak een klantaccount aan en dien uw vordering in, het kost u alleen 5 minuten tijd. Nog dezelfde werkdag starten wij de incassoprocedure op. Bang dat u uw klant kwijtraakt? Kies dan tijdens het indienen voor een pre incasso. Wij versturen dan eerst nog een kosteloze laatste aanmaning naar uw klant.

2. Betalingstermijn afspreken

Voor zowel uzelf als uw klant is het maken van duidelijke afspraken vanzelfsprekend van groot belang. Een afspraak die nog wel eens wordt vergeten is die over de betalingstermijn. De betalingstermijn is de periode waarbinnen de het factuurbedrag voldaan dient te worden. In veel gevallen hanteren (met name beginnende) ondernemers een standaardbetaaltermijn, in de vooronderstelling dat de klant zich dient te committeren aan deze termijn. Dit is echter niet helemaal het geval, en daarom is het goed de wettelijke regels met betrekking tot betalingstermijnen er even bij te nemen:

1. Verkoopt u aan consumenten? Dan mag u zelf de betalingstermijn bepalen. Deze moet wel redelijk zijn. Een termijn van tussen de 14 en 30 dagen wordt doorgaans beschouwd als redelijk.
2. Heeft u geen betalingstermijn afgesproken met uw klant, en is de klant een bedrijf? Dan is de wettelijke betalingstermijn 30 dagen.
3. Heeft u wel een betalingstermijn afgesproken met de klant? Dan is de klant verplicht binnen deze termijn te betalen.
4. Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen is niet toegestaan, tenzij dit contractueel wordt vastgelegd.
5. Levert u aan overheden en overheidsinstanties? Dan is uw klant gebonden aan de algemene inkoop- en leveringsvoorwaarden van de Rijksoverheid, wat betekent dat deze uiterlijk binnen 30 dagen de factuur dient te betalen.

Deze regels in ogenschouw nemend, raden we u aan om altijd een betalingstermijn af te spreken met uw klanten. Bij grote bedrijven zal er weliswaar niet veel ruimte zijn om op dit gebied te onderhandelen, maar ook dan is het in ieder geval goed om te weten wanneer u uw geld kunt verwachten.

Naar verwachting wordt de wet met betrekking tot de maximale betalingstermijn van 60 dagen voor grote bedrijven in de loop van 2022 overigens aangepast naar maximaal 30 dagen. Deze nieuwe wet zou op 1 januari 2022 van kracht worden, maar dat is nu dus uitgesteld.

3. Correcte factuur opstellen

Als u uw product of dienst heeft geleverd, is het verstandig om zo snel mogelijk de factuur te sturen. Hierbij is het van belang dat de factuur correct is en compleet: dat alle gegevens die erop moeten staan, erop staan. Een niet-correcte of incomplete factuur zal een reden zijn voor uw klant om de factuur terug te sturen, of zelfs niet te betalen (tot u de factuur gecorrigeerd hebt).

Zoals we hierboven al aangaven is het van belang dat u de betalingstermijn goed afspreekt, en deze volgens afspraak op de factuur vermeldt. Vraag uw klant ook naar de naam- en adresgegevens. Het komt vaak voor dat bedrijven verschillende handelsnamen en vestigingen hebben, en dan kunt u er dus niet zomaar vanuit gaan dat de naam en het adres dat u heeft de juiste zijn. Eventueel kunt u ook in het algemeen vragen welke gegevens op de factuur moeten staan, in welk bestandstype de klant de factuur het liefst krijgt en naar welk mailadres de factuur gestuurd moet worden. Des te meer de factuur voldoet aan de wensen van uw klant, des te groter de kans dat deze tijdig betaald zal worden.

Zorg er verder voor dat in ieder geval de volgende gegevens duidelijk en correct op de factuur staan:

1. Naam- en adresgegevens van uw onderneming
2. Naam- en adresgegevens van de klant
3. Uw eigen btw-identificatienummer
4. Uw eigen KVK-nummer
5. Het rekeningnummer van uw onderneming
6. De betaaltermijn
7. Factuurdatum en het factuurnummer
8. De datum van levering
9. Een omschrijving van het geleverde (diensten, producten en de aantallen) en de prijs per stuk
10. De totale kosten en het btw-bedrag

4. Vooruitbetaling of aanbetaling vragen

U kunt het financiële risico van een niet-betalende klant beperken door een vooruitbetaling of aanbetaling (voorschot), te vragen. Dit is zowel mogelijk bij zakelijke klanten als bij consumenten. Bij consumenten geldt dat u maximaal 50% aanbetaling mag vragen. Is uw klant een bedrijf of overheidsinstantie? Dan is alles mogelijk en gelden er verder geen regels.

Het is in veel sectoren niet gebruikelijk om een vooruitbetaling te vragen, en een klant zal hier zeker niet zomaar mee akkoord gaan. U verlegt het financiële risico hiermee immers naar de klant, die daardoor in de problemen kan komen als u niet volgens afspraak levert. Daarom raden we aan niet zomaar een vooruitbetaling te vragen, maar enkel in bepaalde gevallen:

1. Wanneer u twijfelt aan de kredietwaardigheid van uw klant. Bijvoorbeeld in het geval uit een kredietcheck is gebleken dat een klant niet kredietwaardig is of als deze een slechte reputatie heeft als het om betalingen gaat.
2. Wanneer het gaat om een grote opdracht of order, met name wanneer u zelf ook de nodige investeringen moet verrichten. Op deze manier verkleint u niet alleen uw financiële risico, maar hoeft u zelf ook geen eigen middelen aan te boren of financiering aan te vragen. Dit is in de bouw bijvoorbeeld vaak het geval.
3. Wanneer u problemen hebt gehad met een bestaande klant en deze opnieuw een opdracht of order bij u neerleggen. Als deze bijvoorbeeld de vorige keer flink te laat was met betalen, kunt u aangeven dat u een vooruitbetaling verlangt.

5. Eigendomsvoorbehoud

Het kan interessant zijn om onder eigendomsvoorbehoud te verkopen aan een klant. Eigendomsvoorbehoud betekent dat u de eigenaar blijft van een product of goed, totdat de overeengekomen koopprijs is voldaan. In het geval een klant dus niet betaalt, heeft u door het te verkopen onder eigendomsvoorbehoud het recht om uw producten of goederen terug te vorderen. Eventuele extra kosten zijn dan ook voor rekening van de klant.

Het is wel van belang dat uw afnemer op de hoogte is van het feit dat het eigendomsvoorbehoud van toepassing is op de deal. Daarom dient u het te vermelden in het contract of in de algemene voorwaarden. Eigendomsvoorbehoud wordt tevens veel toegepast in de handel tussen fabrikanten en retailers. In dit geval blijft de fabrikant eigenaar van de producten tot de retailer het product verkoopt, en betaalt de retailer de fabrikant ook pas op dat moment.

6. Zorg voor een degelijke boekhouding

Een overzichtelijke administratie geeft direct inzicht in uw debiteuren en het geld dat u nog van uw debiteuren tegoed heeft. Door ervoor te zorgen dat dit goed op orde is, weet u zeker dat u geen debiteur vergeet en dat u zo snel mogelijk in actie kunt komen in het geval een klant niet (op tijd) betaalt. Tevens is een goede debiteurenadministratie nodig voor eventuele vervolgstappen. Hiermee kunt u immers aantonen dat een klant inderdaad de gemaakte afspraken niet is nagekomen en in gebreke is.

Daarnaast is een degelijke boekhouding uiteraard van groot belang voor het inzichtelijk maken van geldstromen binnen uw eigen organisatie, en daarmee voor uw relatie met de belastingdienst en om simpelweg succesvol te kunnen ondernemen. Zorg dus voor een goede administratie en besteed dit werk eventueel uit aan een boekhouder.

Wat als een klant niet (op tijd) betaalt?

Ondanks al uw goede inspanningen om ervoor te zorgen dat uw factuur netjes op tijd betaald wordt, kan het altijd gebeuren dat de betalingstermijn verstrijkt zonder dat u uw geld heeft ontvangen. Dit is natuurlijk vervelend, maar het gebeurt zoals gezegd ontzettend vaak. Facturen kunnen simpelweg aan de aandacht zijn ontglipt of zijn vergeten. Gehaaide ondernemers (of hun gehaaide accountants) wachten soms zelfs bewust tot de betaalherinnering met betalen, bij wijze van strategie om de cashflow te vergroten of om kosten te besparen (als u een keer niet oplet). Gelukkig zijn er in al deze gevallen nog een groot aantal stappen die u kunt nemen om snel en met minimaal gedoe uw geld te krijgen.

Welke stappen kan ik nemen tegen wanbetalers?

Op het moment dat een debiteur een factuur niet op tijd betaalt, spreken we van een wanbetaler. In dit geval is het van belang om zo snel mogelijk in actie te komen. Op die manier is de kans het grootst dat u alsnog (snel) uw geld krijgt. De sleutel tot succesvol debiteurenbeheer in deze fase is om stap voor stap de druk op te voeren, en daarbij altijd correct te blijven (sla ook geen stappen over!). Zo geeft u de debiteur telkens weer een kans aan de verplichtingen te voldoen, zonder aanleiding te geven dit juist niet te doen. Ook heeft deze aanpak minimale gevolgen voor de relatie met uw klant. De stappen worden hieronder omschreven.

1. Vriendelijke betaalherinnering debiteur

De eerste stap bij een niet-betaalde factuur is om de debiteur een (vriendelijke) betaalherinnering te sturen. Dit doet u door uw klant een mailtje te sturen met daarin een kopie van de factuur als bijlage. In de mail vermeldt u op vriendelijke en zakelijke toon dat u het verschuldigde bedrag nog niet heeft ontvangen, en dat u verwacht dat de debiteur binnen een aantal dagen (zeven dagen is gebruikelijk) alsnog tot betaling overgaat. We raden niet aan om in deze mail melding te maken van eventuele vervolgstappen of extra kosten, omdat dit uw relatie onnodig onder druk zal zetten.

2. Debiteur bellen

Verstrijkt ook de in de betalingsherinnering vermelde tweede betaaltermijn? Pak dan de telefoon van de spreekwoordelijke hoorn en toets het nummer van uw debiteur in, want het is tijd om uw debiteur op te bellen. Hoewel het logisch is dat u op dit moment uw geduld begint op te raken, is het van belang om ook in dit gesprek zakelijk en professioneel te blijven. Leg dus uit waarom u belt, vraag eventueel waarom de betaling nog niet is voldaan en vertel dat u uw geld graag ontvangt. Spreek ook weer een nieuwe betaaltermijn (zeven dagen is prima) af en maak ook op dit moment nog geen melding van vervolgstappen.

3. Aanmaning (pre-incasso)

Blijft ook na uw vriendelijke telefoontje de betaling uit, of krijgt u de klant helemaal niet te pakken? Dan is het echt tijd om de druk wat op te voeren en een aanmaning te sturen. U kunt bijvoorbeeld gratis een pré-incasso brief versturen via Bill Incasso. Ook een aanmaning moet vriendelijk en professioneel zijn, maar dan wel met de vermelding dat u genoodzaakt bent vervolgstappen te ondernemen en dat daar kosten aan verbonden zijn voor uw debiteur. We raden aan deze aanmaning per post te laten versturen door een incassobureau, omdat het briefpapier van een incassobureau indruk zal maken en laat zien dat het u menens is. Omdat deze laatste herinnering nog geen deel uitmaakt van het incassotraject, is hij voor zowel uw klant als uzelf geheel kosteloos.

4: Minnelijke incasso

Doorgaans is een aanmaning voldoende om de klant uit de debiteurenadministratie te kunnen halen. Maar dat is helaas niet altijd het geval. Het starten van een minnelijk incassotraject is dan de enige logische vervolgstap. Wij nemen uw niet-betaalde factuur graag uit handen. Omdat wij werken volgens het principe van no cure, no pay, zijn hier voor u geen kosten aan verbonden. De kosten van het incassotraject zijn voor rekening van de debiteur. Tijdens dit traject zoeken we samen met uw debiteur naar een oplossing, en bereiden we alle juridische documentatie voor, voor het geval vervolgstappen nodig blijken. Dit is gelukkig zelden nodig en in verreweg de meeste gevallen krijgt u snel het geld op uw rekening gestort.

5. Gerechtelijk incassotraject

Gaat de klant ook tijdens de minnelijke incasso niet over tot betaling? Dan is er nog de gerechtelijke incasso als ultieme vorm van debiteurenbeheer. Dit is een vrij ingrijpende procedure, waarbij uw vordering wordt voorgelegd aan de kantonrechter. Wanneer de rechter oordeelt dat u als schuldeiser in uw gelijk staat, kan de debiteur er niet meer onderuit en moet deze betalen. Dit kan eventueel afgedwongen worden met beslaglegging door een gerechtsdeurwaarder, mits er iets te halen valt natuurlijk. Dit laatste is zeker niet altijd het geval en daarom adviseren wij soms om hiervan af te zien. Mocht een gerechtelijk incassotraject voor uw situatie de goede oplossing zijn,  dan ondersteunen wij u hier graag in.