Wat kunt u zelf doen voordat u een incassobureau inschakelt?

Als ondernemer wilt u natuurlijk het liefst dat al uw klanten netjes op tijd betalen. Helaas is dat niet altijd het geval. Voordat u een incassobureau inschakelt, zijn er verschillende stappen die u zelf kunt nemen. Deze stappen vergroten niet alleen de kans dat u alsnog betaald krijgt, maar zorgen er ook voor dat u sterker staat, mocht een incassotraject toch nodig blijken.

Goede voorbereiding: het halve werk

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit geldt zeker ook voor het innen van openstaande facturen. Door vanaf het begin de juiste stappen te nemen, beschermt u niet alleen uw eigen belangen, maar ook de relatie met uw klant. Daarnaast zorgt een gedegen voorbereiding ervoor dat uw debiteurenbeheer en een eventueel incassotraject soepeler en sneller verloopt.

Wat veel ondernemers nog wel eens vergeten, is dat de basis voor een succesvolle inning al wordt gelegd op het moment dat u de opdracht aanneemt of het product verkoopt. Door direct heldere afspraken te maken en deze goed vast te leggen, voorkomt u niet alleen discussies achteraf, maar heeft u ook direct een sterke uitgangspositie, mocht betaling uitblijven. Goede documentatie is hierbij essentieel.

Zorg voor goede documentatie

Het belang van goede documentatie kan bijna niet overschat worden, zeker wanneer u snel betaald wilt krijgen. Bij eventuele geschillen of als u later toch een incassobureau moet inschakelen, zijn uw documenten vaak doorslaggevend. Wij raden daarom aan het volgende altijd schriftelijk vast te leggen:

• De exacte opdracht of bestelling
• De overeengekomen prijs en betalingstermijn
• Eventuele bijzondere voorwaarden
• Wijzigingen in de opdracht
• Alle communicatie met de klant
• Bevestigingen van leveringen of diensten

Het meest overzichtelijk en professioneel legt u deze afspraken af in een zelf opgemaakt contract. Maar dit is zeker niet verplicht: ook afspraken gemaakt via mail of WhatsApp zijn rechtsgeldig!

Check uw eigen administratie

Voordat u een incasso uit handen geeft, is het essentieel om uw eigen administratie op orde te hebben. Op die manier voorkomt u problemen tijdens de minnelijke of gerechtelijke incassoprocedure. Benieuwd waar u met name op moet letten? Wij hebben de belangrijkste punten voor u op een rij gezet.

Controleer uw facturen

Een correcte factuur is de basis voor iedere betaling. Controleer of uw factuur de volgende elementen bevat:

• Uw volledige bedrijfsgegevens
• KvK-nummer en btw-nummer
• De juiste gegevens van uw klant
• Een duidelijk factuurnummer en factuurdatum
• Een heldere omschrijving van producten of diensten
• De overeengekomen prijs en btw-specificatie
• De betalingstermijn
• Uw bankrekeninggegevens

Wij raden aan om deze gegevens in ieder geval te checken voordat u een factuur stuurt, maar ook wanneer u niet op tijd betaald krijgt. Het kan immers best dat u zich zelf vergist heeft in de betaaltermijn.

Verzamel uw bewijsmateriaal

Klopt uw factuur, maar krijgt u desondanks niet tijdig betaald? Controleer dan ook uw andere documentatie en begin met het verzamelen van uw bewijsmateriaal voor het opstarten van een incassoprocedure. Wij adviseren om te zorgen dat u het volgende klaar heeft liggen:

• De originele opdracht of bestelling
• Alle schriftelijke communicatie met de klant, zoals email en appjes
• Ondertekende overeenkomsten
• Pakbonnen of leveringsbewijzen
• Urenoverzicht of werkbonnen
• Eerdere betalingsherinneringen

Effectief communiceren met uw klant

Als ondernemer kunt u (in ieder geval bij b2b-zakenrelaties) direct na het uitblijven van een betaling een incassobureau inschakelen, en dus incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Om er echter voor te zorgen dat klantrelatie optimaal blijft, is het slim om eerst zelf nog enkele stappen te ondernemen. Vaak lukt het op deze manier alsnog snel uw geld te krijgen. En omdat het uw debiteur niets extra’s kost, blijft de klantrelatie beter:

1. Begin met een vriendelijke herinnering

• Stuur deze 2-3 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn.
• Houd de toon zakelijk maar vriendelijk.
• Hier vindt u een voorbeeldbrief.
• Voeg een kopie van de factuur bij.
• Geef een nieuwe redelijke betaaltermijn (bijvoorbeeld 7 dagen).

2. Pak de telefoon

• Bel de klant als de herinnering niet het gewenste resultaat oplevert.
• Vraag naar de reden van niet-betaling.
• Toon begrip maar blijf professioneel.
• Maak concrete afspraken over betaling.

3. Voer de druk op

• Nog steeds geen betaling? Stuur dan een aanmaning.
• Bij particulieren stuurt u een WIK-brief.
• Blijf ook in deze brief vriendelijk en professioneel.
• In de aanmaning waarschuwt u voor extra incassokosten en wettelijke rente bij het uitblijven van betaling.
• Download hier een voorbeeld aanmaning of laat uw laatste aanmaning gratis versturen door Bill Incasso.

Omgaan met smoezen

Het komt regelmatig voor dat klanten met excuses komen voor late betaling. Enkele veelvoorkomende excuses en hoe u hierop kunt reageren:

"De factuur is nooit ontvangen"

• Controleer het e-mailadres.
• Stuur direct een nieuwe kopie.
• Vraag om bevestiging van ontvangst.

"De boekhouder is met vakantie"

• Maak duidelijk dat dit geen geldige reden is voor te late betaling.
• Vraag naar alternatieve contactpersonen.
• Stel een concrete nieuwe deadline.

"We hebben zelf nog niet betaald gekregen"

• Toon begrip maar blijf bij uw recht op betaling.
• Overweeg een betalingsregeling.
• Leg afspraken schriftelijk vast.

Wanneer is het tijd voor incasso?

Soms komt u er ondanks uw beste inspanningen niet uit met uw klant. In dat geval zit er niets anders op dan het inschakelen van een incassobureau. De volgende signalen geven aan dat het tijd is om professionele hulp in te schakelen:

• De klant reageert niet meer op uw pogingen tot contact
• Gemaakte betalingsafspraken worden herhaaldelijk niet nagekomen
• De klant komt met ongeloofwaardige excuses
• Er zijn signalen van ernstige financiële problemen
• De betalingstermijn is ruim overschreden zonder geldige reden
• Beloftes worden structureel niet nagekomen

Kom op tijd in actie

Op het moment dat u deze red flags herkent, is het verstandig om niet langer te blijven wachten en professionele hulp in te schakelen. Hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans wordt dat u uw geld nog krijgt. Bovendien kunnen facturen verjaren, waardoor u uw recht op betaling kunt verliezen.

Twijfelt u of het verstandig is om een incassobureau in te schakelen? Of wilt u weten wat in uw specifieke situatie de beste aanpak is? Neem dan contact met ons op voor gratis advies.

Sinds 2003 helpen wij ondernemers bij het innen van openstaande vorderingen, met optimaal behoud van de klantrelatie. Als specialist in incasso weten wij precies welke stappen nodig zijn om tot betaling te komen. En omdat wij werken op basis van no cure, no pay, loopt u geen financieel risico.