16 smoezen van wanbetalers (en 16 reacties)
Als ondernemer wilt u dat uw klanten hun factuur netjes binnen de afgesproken betaaltermijn betalen. In de meeste gevallen gaat dit goed, maar vroeg of laat krijgt u te maken met een klant die niet op tijd betaald. De klant even bellen (al dan niet na het versturen van een betaalherinnering) en om uitleg vragen is dan de beste optie. Maar kijk uit: wanbetalers zullen zelden aangeven dat ze niet van plan zijn om (op tijd) uw factuur te betalen.
Eerder zullen ze proberen zand in uw ogen te strooien met een smoes. Wilt u weten welke smoezen wanbetalers gebruiken en hoe u hierop kunt reageren? In dit artikel hebben we 16 veelvoorkomende smoezen van debiteuren op een rijtje gezet, samen met hoe u het beste kunt reageren.
Algemene tips bij smoezen van debiteuren
- Houd er rekening mee dat niet ieder excuus dat een smoes lijkt, het ook is. Uw debiteur kan ook gewoon de waarheid vertellen, zelfs al klinkt het allemaal heel onwaarschijnlijk!
- Blijf dus altijd vriendelijk en correct. Op die manier valt u niets te verwijten, waardoor u sterker zult staan bij eventuele vervolgstappen.
- Probeer altijd extra informatie te krijgen. Vraag om extra uitleg, details en bewijzen. Wie loopt te liegen, zal geen goede antwoorden kunnen geven.
- Maak concrete afspraken om alsnog betaald te krijgen. Met name het afspreken van een nieuwe betaaltermijn (niet langer dan een week) is hier belangrijk.
- Blijft de betaling ook na uw belletje uit en krijgt u geen bevredigende uitleg? Schakel dan ons incassobureau in.
- Bekijk hier het complete stappenplan over hoe om te gaan met klanten die niet betalen.
1. Ik heb al betaald
Geeft de klant aan dat hij de factuur al heeft betaald? Dan kan het natuurlijk zijn dat de betaling en uw belletje elkaar doorkruisen. Tenzij het gaat om een betaling die van buiten het SEPA-gebied (Europa) komt, is dat echter niet heel waarschijnlijk. Tegenwoordig worden betaalopdrachten in Euro ook binnen Europa vrijwel altijd direct uitgevoerd. Ga er dus maar vanuit dat dit een smoes is of dat uw klant hier (onbewust) een fout in heeft gemaakt. Vraag dus naar de details van de overschrijving: datum, tijd, betalingskenmerk, rekeningnummer van begunstigde en eventuele omschrijving. Wanneer er iets niet klopt kunt u dit direct aangeven. Anders geeft u aan dat u het nogmaals gaat uitzoeken in uw administratie. Betaling niet gevonden? Bel uw debiteur dan opnieuw en geef vriendelijk aan hij zich vergist moet hebben. Vraag eventueel nog om een bewijs (de kans dat u dat krijgt zal klein zijn), maar maak in ieder geval duidelijke en concrete afspraken om alsnog te betalen.
2. Wij betalen zo snel mogelijk!
Dit lijkt een bemoedigende belofte, en het is natuurlijk mooi als hij oprecht is. In dit stadium zouden wij daar echter niet zonder meer vanuit gaan. De eerste betaaltermijn en de betaaltermijn van uw herinnering zijn immers ook gemist. Probeer deze vage belofte dus om te zetten in concrete afspraken waar u de debiteur aan kunt houden. Spreek dus een nieuwe betaaltermijn af en houd deze kort. Maak geen melding van eventuele vervolgstappen, maar bedenk dat u bij het uitblijven van de betaling een gratis pre-incassobrief kunt sturen. In deze brief zal wel melding gemaakt worden van extra vervolgstappen en bijhorende kosten.
3. Foutje van de bank
In 1935, het jaar waarin monopolie is ontstaan, maakten banken inderdaad nog wel eens fouten. Alle transacties werden toen nog handmatig door bankmedewerkers verwerkt, en dat ging soms fout. Tegenwoordig zijn geldtransacties echter volledig geautomatiseerd en maken banken geen fouten meer bij het uitvoeren van betalingen. Het is dus verleidelijk om uw debiteur te vragen in welke tijd hij denkt te leven, maar doe dat maar niet. Geef aan dat u dit heel vervelend vindt, maar dat u afspraken heeft gemaakt met uw klant, en niet met de bank. Het is dus de verantwoordelijkheid van de klant om problemen met de bank op te lossen en te zorgen dat de betaling in orde komt. Spreek een datum af en geef aan dat u er op rekent dat de debiteur het voor die dag in orde maakt.
4. Faillissement
Geeft uw klant aan dat zijn bedrijf failliet is gegaan? In veel gevallen zal dit oprecht zijn. Ondernemers (of medewerkers) zullen immers niet zomaar ten onrechte aangeven dat hun onderneming failliet is verklaard. Toch wordt faillietverklaring soms ook wel degelijk als smoes gebruikt. Het gaat in dit geval ook zeker niet goed met het bedrijf en met dit soort tactieken wordt dan geprobeerd betalingen uit te stellen en de druk van de ketel te halen. Reageer dus door naar details te vragen, zoals een kopie van de aanvraag van faillissement. Krijgt u de documenten niet te zien? Grote kans dat het dan gaat om een smoes; maak nieuwe afspraken en schakel het incassobureau in als de betaling uitblijft. Wij hebben jarenlange ervaring met dit type debiteurs en kunnen u ook in het geval van een daadwerkelijk faillissement adviseren.
5. Ik heb geen tijd op dit moment
Belt u uw debiteur en geeft hij aan dat hij het erg druk heeft en het nu écht niet uitkomt? En dat hij u op een later tijdstip zal terugbellen? Als dat echt zo is, dan is dat natuurlijk een goed teken. Laat u echter niet zomaar met een kluitje het bos insturen. Beter dan te wachten tot de debiteur wel tijd heeft, is het om een nieuwe belafspraak te maken. Vraag dus wanneer het wel uitkomt, en bel zelf terug. Zo houdt u zelf de controle.
6. Welke factuur?
Geeft de debiteur aan dat hij de factuur nooit ontvangen heeft? Dan is het belangrijk om de (e-mail) adresgegevens te controleren. Kloppen die niet? Dan is dit een logische verklaring voor het excuus van uw debiteur. Kloppen de gegevens wel? Grote kans dat de factuur dan aan de aandacht van uw debiteur ontsnapt is, in de spam is beland of dat er sprake is van betalingsonwil. Mail de factuur in dit geval direct opnieuw en vraag aan de telefoon of de factuur ontvangen is. Geef aan dat u verwacht dat de factuur binnen een concrete betaaltermijn voldaan wordt.
7. Boekhouder is er niet
U zult het net zien: belt u voor een factuur waarvan de betalingstermijn inmiddels ruimschoots is verstreken, is nét de boekhouder afwezig. Tsja… Dit klinkt natuurlijk een beetje schimmig, en dat is het ook. Want in de meeste gevallen is een boekhouder helemaal niet verantwoordelijk voor het uitvoeren van betalingen. Dat doet de ondernemer zelf, of in het geval van een groot bedrijf: de administratieve afdeling. Laat u dus niet afschepen met een “we zullen het in orde maken als onze boekhouder terug is.” Geef aan dat u verwacht binnen een bepaalde termijn betaald te worden en dat u verwacht dat uw debiteur het in orde maakt.
8. Factuur klopt niet
Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat er iets niet goed staat vermeld op uw factuur. Het kan gaan om het aantal artikelen, een factuurnummer, een datum of een foute berekening. Op zich is dit verhaal dus niet zo vreemd, maar de timing is dat wel. Waarom heeft de klant niet direct aangegeven dat de factuur niet klopt? Vraag in ieder geval wat er volgens de klant niet klopt aan de factuur en controleer direct of de klant gelijk heeft. Heeft de klant gelijk? Corrigeer dan uw factuur en stuur hem opnieuw. Heeft de klant ongelijk? Leg dan uit waarom in uw ogen de factuur wel correct is en dat u de betaling verwacht. Bereid u ondertussen voor op een incassotraject. Deze smoezen leiden namelijk regelmatig tot een minnelijk incassotraject. Maar als u gelijk heeft, ontvangt u (vrijwel) altijd uw geld.
9. Ik ben op vakantie
U belt de klant op en hij geeft aan op vakantie te zijn. Het verhaal is dan dat hij nu niet bij zijn bankzaken kan, maar het wel in orde zal maken als hij terug is. Ten eerste: leuk zo’n klant die z’n geld uitgeeft aan vakanties in plaats van het op tijd betalen van zijn rekeningen! Mocht het gaan om een vaste klant die incidenteel de factuur niet op tijd betaalt, dan kunt u afspreken dat u verwacht dat de factuur de eerste of tweede dag van terugkomst betaald wordt. Gaat het om een nieuwe klant? Geef dan aan dat u hier niet akkoord mee gaat en maak een afspraak om binnen enkele dagen betaald te worden. De telefoon waarmee uw klant uw telefoontje beantwoord zal immers ook een internetbankierenapp hebben!
10. Ik ga niet over betalingen
Doet u zaken met grote of middelgrote organisaties of bedrijven? Dan is het inderdaad niet onwaarschijnlijk dat de medewerker waar u aan heeft geleverd (en aan wie u de factuur heeft gericht) niet de persoon is die de betalingen verwerkt. Aan de andere kant mag u ervan uitgaan dat uw factuur correct wordt doorgestuurd naar de collega die de betalingen verwerkt. Vraag in dit geval of u de collega kunt spreken. Is dit op dit moment niet mogelijk? Vraag dan wanneer het wel uitkomt en maak een afspraak om de collega op dat moment te bellen.
11. Wacht zelf op betaling van een grote klant
Geeft de klant aan dat hij liquiditeitsproblemen ondervindt en zelf nog wacht op een betaling om uw factuur te kunnen betalen? Dit is vaak een smoes, maar er kan ook zeker een kern van waarheid in zitten. Uw antwoord kan in beide gevallen overigens hetzelfde zijn: geef aan dat u niet het slachtoffer wilt zijn van de problemen tussen uw klant en zijn eigen klant. Eventueel kunt u ook toevoegen dat u zelf ook rekeningen en personeel dient te betalen. Vraag de klant wanneer hij de factuur over kan maken. Is dit in uw ogen niet snel genoeg? Stel dan een betalingsregeling voor en zorg dat de afspraken zwart op wit worden vastgelegd.
12. Ik ben niet tevreden over de levering
Het kan gebeuren dat een klant niet tevreden is over de geleverde producten of diensten. En dan is het logisch dat hij de factuur niet zomaar wil betalen. Wat niet logisch is, is dat hij dit pas aangeeft op het moment dat u belt. De klant heeft immers bij levering, en daarna op het moment van het ontvangen van de factuur, ook de kans om aan te geven dat hij niet tevreden is. Nu pas aangeven dat er problemen zijn met de levering is simpelweg vreemd. Blijf desondanks vriendelijk en correct en vraag wat er mankeert aan uw levering. Vraag ook om een goede uitleg en laat de klant zijn uitleg staven met bewijzen. Wordt niet duidelijk wat er mankeert en worden er geen bewijzen geleverd? Geef uw vordering dan uit handen aan Bill Incasso. Op basis een van no cure, no pay incasso vinden wij snel een passende oplossing.
13. Product nooit ontvangen
Wat geldt voor klanten die pas aangeven dat ze niet tevreden zijn over uw levering op het moment dat u ze belt, geldt ook de klant die aangeeft dat hij het product nooit heeft ontvangen. Want waarom komt hij hier nu pas mee, en niet op het moment dat u de factuur stuurt? Of eerder, rond het moment waarop de levering plaatsgevonden moet hebben? In ieder geval kunt u aangeven dat volgens uw administratie de producten wel degelijk geleverd zijn. Heeft u hier bewijs van, bijvoorbeeld in de vorm van een handtekening bij levering? Voer dit dan aan en vraag of de klant de betaling binnen een afgesproken termijn kan uitvoeren. Blijkt uit uw administratie dat het product inderdaad nog niet geleverd is, of lijkt het erop dat het bezorgbedrijf een fout heeft gemaakt? Dan is dit antwoord natuurlijk oprecht en is het aan u om de leveringsproblemen op te lossen.
14. Wij hanteren een betaaltermijn van 2 maanden
Levert u aan grote bedrijven of overheidsinstellingen? Dit type organisaties houden er vaak hun eigen betalingsregels op na. Dit mag in bepaalde gevallen, maar dan moet dit wel contractueel zijn vastgelegd. Is uw klant bijvoorbeeld akkoord gegaan met uw algemene voorwaarden waarin u stelt dat de betaaltermijn 14 dagen is? Dan heeft de klant zich hieraan te houden en kan hij de eigen betalingsregels niet zomaar opvoeren als excuus. Is er niets afgesproken of vastgelegd? Dan geldt de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen (sinds 1 juli 2022). Dus tenzij u zelf ook akkoord bent gegaan met de betalingsregels van uw klant, kan hij nooit de eigen betaaltermijn van 60 dagen als excuus opvoeren. Geef dus aan dat u hier niet mee akkoord bent en dat u verwacht dat het bedrijf zich aan de wet houdt en tot betaling overgaat.
15. Interne storing
Het kan gebeuren dat een bepaald systeem aan de kant van de debiteur dat nodig is om uw betaling te verwerken, niet functioneert. Denk aan het interne netwerk, de administratiesoftware of de koppeling met de bank. Ook kan het gaan om een storing bij de bank. Toch is dit een opmerkelijk excuus, want storingen houden doorgaans geen weken. Ook mag u van een fatsoenlijk bedrijf verwachten dat ze niet afhankelijk zijn van een enkel systeem om betalingen door te voeren. Vraag dus vriendelijk wanneer men verwacht dat de storing verholpen is en geef aan dat u verwacht dat het geld binnen een bepaalde termijn op uw rekening staat. Kan de klant niet aangeven wanneer de storing verholpen is? Toon dan begrip maar neem geen genoegen met “Ik weet nog niet wanneer ik kan betalen.” U hoeft niet het slachtoffer te worden van de interne problemen van uw klant. Geef dit aan en maak duidelijk dat u erop vertrouwd dat het in orde komt.
16. Moet eerst andere rekeningen betalen
Dit excuus komt nog wel eens voor en dan natuurlijk ook in combinatie met een tekort aan financiële middelen. Heeft u te maken met een klant die dit excuus als reden voor een te late betaling opgeeft? Houd er dan rekening mee dat hij in de meeste gevallen niet zit te liegen. Tegelijkertijd is dit natuurlijk allesbehalve een geldige reden om u niet te betalen. U heeft immers een overeenkomst met uw klant en er is geen reden voor uw debiteur om u als een tweederangscrediteur te behandelen! Geef dus aan dat u de situatie heel vervelend vindt, maar dat u wel verwacht tijdig betaald te worden. Vraag wanneer de klant verwacht te kunnen betalen en spreek een datum af voor de nieuwe betaaltermijn. Eventueel kunt u ook een betaling in termijnen voorstellen. Kijk echter uit met het afspreken van te lange termijnen. Doe dit niet als u het niet vertrouwt, want u kunt er kostbare tijd door verliezen.
Kom in actie wanneer uw wanbetaler smoezen blijft geven!
Zelfs als u vriendelijk en correct blijft, volgens het boekje reageert en concrete afspraken maakt met uw debiteur, kan het zijn dat de betaling nog steeds uitblijft. Ook nieuw gemaakte afspraken worden niet nagekomen. En in plaats van uw geld, blijft uw wanbetaler smoezen geven. Heeft u te maken met een debiteur die niet betaalt? Kom dan direct in actie en dien uw openstaande factuur direct in bij Bill Incasso. Op basis van no cure, no pay zorgen wij dat u uw factuur snel en zonder kosten betaald krijgt.