Betalingsherinnering – Tips en voorbeelden – Bill Incasso

Betalingsherinnering sturen

Voorbeelden, tips en meer

Heeft u een factuur verstuurd en is de betalingstermijn hiervoor inmiddels verstreken? Dan is het gangbaar de klant een betalingsherinnering te sturen. Op deze manier herinnert u de klant aan de openstaande factuur en zal uw klant in de meeste gevallen uw factuur alsnog snel betalen. In dit artikel leest u alles over het versturen van een betalingsherinnering en krijgt u tips van onze incassospecialisten om middels een herinneringsbrief snel en zonder gedoe uw facturen betaald te krijgen. Daarnaast heeft onze tekstschrijver voor u enkele voorbeeld betalingsherinneringen geschreven die u direct kunt kopiëren en gratis kunt gebruiken.

Wat is een betalingsherinnering en hoe werkt het?

Een betalingsherinnering is een verzoek van de crediteur (schuldeiser) aan de debiteur (schuldenaar) om een vordering alsnog te betalen. Het gaat hier om een vriendelijke herinnering met als doel ervoor te zorgen dat de factuur alsnog betaald wordt. Het is gebruikelijk om hiervoor een schriftelijke herinnering per e-mail te sturen, maar per brief of zelfs telefonisch kan ook. Het wordt afgeraden juridische termen, extra kosten of vervolgstappen te vermelden in de brief. Strikt genomen kan dit wel, maar het zal meer kwaad doen dan goed. De kans is immers groot dat de debiteur de factuur domweg over het hoofd heeft gezien of is vergeten. Door vriendelijk en correct te blijven is de kans het grootst dat u snel betaald krijgt, en dat de relatie met de klant goed blijft. Voor het sturen van een betalingsherinnering gelden geen speciale vormregels, maar het zal zeker lonen aandacht te besteden aan het opstellen van de herinnering.

Let op het verschil tussen een herinneringsbrief en een aanmaning

De begrippen betalingsherinnering en een aanmaning worden nogal eens door elkaar gehaald. Een betalingsherinnering is echter geen aanmaning. Een aanmaning wordt in de regel pas verstuurd na de betalingsherinnering, en is dus een volgende stap in het debiteurenbeheer. Een aanmaning is ook dwingender en strenger van toon. Daar waar u in een herinnering nog geen melding maakt van eventuele vervolgstappen en incassokosten, doet u dit in een aanmaning wel. Een derde verschil tussen een aanmaning en een herinnering is dat het sturen van een aanmaning een verplichte stap is in het debiteurenproces bij zakelijke klanten. Het versturen van een betaalherinnering is niet verplicht, maar wordt wel aanbevolen.

Herinnering betaling is niet verplicht

Het sturen van een betalingsherinnering is niet verplicht. U hoeft wettelijk gezien dus geen betalingsherinnering te sturen voordat u een incassoprocedure op kunt starten. Dit geldt zowel in het geval uw debiteur een consument is als in het geval uw debiteur een zakelijke klant is. Bij consumenten bent u wel verplicht een aanmaning, oftewel een veertiendagenbrief, te sturen voordat u een incassoprocedure mag beginnen. Bij zakelijke debiteuren is ook een aanmaning niet verplicht. Wel is het in vrijwel alle gevallen verstandig om zowel een schriftelijke herinnering tot betaling als een aanmaning te sturen. Op deze manier geeft u de debiteur immers de mogelijkheid tot het kosteloos alsnog betalen van de vordering, wat de relatie met de klant aanzienlijk minder zal verstoren dan direct een incassoprocedure met bijhorende kosten starten.

Hoe schrijf ik een betalingsherinnering en wat moet er in?

Het doel van de betaalherinnering is dat uw debiteur op een prettige manier herinnerd wordt aan de openstaande vordering en alsnog snel tot betaling overgaat. Vermeld daarom op zijn minst de volgende zaken in de herinnering:

1. Vertel dat er nog een openstaande vordering is die betaald dient te worden.
2. Vermeld om welke factuur het gaat en voeg deze toe als bijlage.
3. Laat weten wat de hoogte is van het openstaande bedrag.
4. Benoem de betaaltermijn waarbinnen u verwacht betaald te worden.

Onthoud verder dat het hier gaat om een vriendelijke herinnering. De toon is dus vriendelijk en correct. We raden verder aan om de herinneringsbrief te schrijven in uw eigen huisstijl, en indien nodig aan te passen aan de klant en de relatie die u met de klant heeft. Hieronder vindt u vier voorbeelden van herinneringen die u in diverse gevallen kunt sturen naar uw debiteur.

Voorbeeldherinneringen (gratis)

Hoewel de inhoud en de toon van de herinnering aan uw debiteur globaal vaststaan, kan het uitmaken in welke branche u actief bent, welke relatie u met uw klant heeft en of het gaat om een particulier of een consument. De tekst zal er bijvoorbeeld anders uitzien wanneer vanuit een notariskantoor een herinnering stuurt aan een eenmalige klant dan wanneer u een vaste opdrachtgever in de creatieve sector herinnert aan een openstaande factuur. Onderstaand hebben wij voor drie algemene situaties een gratis voorbeeldbrief opgesteld. Deze kunt u zowel voor zakelijke als particuliere klanten gebruiken:

1. Formeel
2. Informeel
3. Een creatieve en unieke betaalherinnering

Betalingsherinnering voorbeeld 1 (formeel)

Deze formele betalingsherinnering kunt u beschouwen als een standaardbetalingsherinnering en kunt u in vrijwel alle sectoren gebruiken:

Geachte heer/mevrouw [achternaam klant],

Uit onze administratie is gebleken wij nog geen betaling hebben ontvangen van onderstaande factuur. Inmiddels is de betalingstermijn van de factuur verstreken.

Het gaat om de factuur met factuurnummer [factuurnummer] met een totaalbedrag van [totaalbedrag].

Een kopie van deze factuur vindt u in de bijlage.

Vriendelijk wil ik u verzoeken de betaling binnen [nieuwe betaaltermijn] dagen na ontvangst van deze brief alsnog te voldoen.

Mocht u de betaling inmiddels hebben voldaan, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam en bedrijfsnaam]

Betalingsherinnering voorbeeld 2 (informeel)

Een informele betalingsherinnering stuurt u alleen wanneer u de klant al een tijdje kent en wanneer u in de gangbare communicatie ook een informele stijl hanteert. Zo’n informele herinnering zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

Hi [voornaam klant],

Hopelijk gaat alles goed met je!

Zou jij voor mij eens kunnen kijken naar onderstaande factuur? Uit mijn administratie is namelijk gebleken dat ik het openstaande bedrag nog niet heb ontvangen en de betaaltermijn is hiervoor inmiddels verstreken.

Het gaat om de factuur met factuurnummer [factuurnummer] met een totaalbedrag van [totaalbedrag].

Een kopie van deze factuur vind je in de bijlage!

Ik zou het op prijs stellen als je hem binnen [nieuwe betaaltermijn] dagen kan betalen. En mocht het nou zo zijn dat je in de tussentijd al betaald hebt, dan is het natuurlijk helemaal goed. 

En mocht je nou vragen hebben over de factuur, aarzel dan niet om even contact op te nemen. 

Spreek je snel!

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

Betalingsherinnering voorbeeld 3 (creatief en uniek)

Een creatieve en unieke betalingsherinnering is zeker niet altijd gepast, maar wanneer u actief bent in een branche waar het draait om plezier en creativiteit en het niet altijd even serieus hoeft te zijn, dan is lichtvoetige, creatieve communicatie een must. Dat geldt des te meer voor toch enigszins onaangename en inhoudelijk vrij saaie brieven als een betaalherinnering. Op deze manier laat u nog eens zien dat u uw geld waard bent en verpakt u uw verzoek tot betaling als iets wat een glimlach op het gezicht van uw debiteur kan toveren. Dit kan uitermate effectief zijn. Stuur in plaats van een brief bijvoorbeeld een kaartje (Gefeliciteerd met uw openstaande factuur!). Of schrijf bijvoorbeeld:

Allerbeste [naam klant],

Hier bij [bedrijfsnaam] zitten we met een flink probleem. En na uitvoerig overleg zijn we het er allemaal over eens dat er maar één iemand is die ons kan helpen. En die iemand, dat ben jij! Want wat is er nu aan de hand? Administratie heeft ontdekt dat factuur met factuurnummer [factuurnummer] en totaalbedrag [totaalbedrag] nog niet is betaald. En dat terwijl de betaaltermijn al is verstreken! En je kent die gasten: van openstaande facturen over de datum schieten ze helemaal in de stress. Ik probeer ze al de hele dag gerust te stellen en roep al de hele dag ‘geen paniek!’, maar dat heeft een averechts effect gegeven. De enige oplossing die ik nu nog kan bedenken is deze vriendelijke betaalherinnering…

Zou jij mij kunnen helpen de rust hier weer te herstellen? 

Dit kun je doen door de factuur met factuurnummer [factuurnummer] en totaalbedrag [totaalbedrag] binnen [nieuwe betaaltermijn] dagen te betalen. Een kopie van deze factuur vind je in de bijlage.

Ik hoop ontzettend dat je ons hiermee kunt helpen en mocht je vragen hebben, aarzel dan niet om even contact op te nemen.

Ik weet zeker dat we hier samen sterker uitkomen!

Met vriendelijke groet,

[Uw naam en bedrijfsnaam]

Tips bij het sturen van een betaalherinnering

Onze incassospecialisten raden verder aan de volgende aanbevelingen in acht te nemen bij het versturen van uw betaalherinnering:

1. Stuur de herinnering zo snel mogelijk na het verstrijken van de betaaltermijn.
2. Stuur de herinnering per post of per e-mail.
3. Houd een korte nieuwe betaaltermijn aan.
4. Blijf altijd vriendelijk en correct.
5. Reken nog geen extra kosten en maak hier ook geen melding van.
6. Voeg de originele factuur toe als bijlage.
7. Vermeld geen nummering bij de herinnering.
8. Neem vervolgstappen als de tweede termijn verstrijkt.

Wacht niet te lang met het versturen van de herinneringsbrief

Bij consumenten geldt voor facturen een verjaringstermijn van twee jaar. Bij zakelijke klanten is dit vijf jaar. Toch is het natuurlijk niet slim jaren te wachten met het sturen van een betaalherinnering. U wilt immers zo snel mogelijk uw geld en hoe langer u wacht met het innen van openstaande facturen, hoe kleiner de kans dat u deze nog betaald krijgt. Zo snel mogelijk na het verstrijken van de eerste betaaltermijn de herinnering sturen is dus het devies. Op die manier laat u zien dat u de betaling serieus neemt en er kort op zit. Omdat het tot twee dagen kan duren voordat een betaling wordt verwerkt, raden we aan de herinnering twee dagen na het verlopen van de termijn te versturen. Zo voorkomt u onnodige irritatie bij uw klant.

Een herinnering tot betaling kan per e-mail of per post

Een betalingsherinnering heeft geen juridische status, en u bent dus niet aan regels gebonden wat betreft het medium dat u gebruikt. In principe kunt u hem zelfs mondeling overbrengen, bijvoorbeeld via de telefoon. Toch zouden we de herinnering altijd schriftelijk sturen, omdat u op deze manier altijd kunt bewijzen dat u hem heeft gestuurd. Gebruik hiervoor het medium dat u standaard gebruikt voor de communicatie met klanten. E-mail is hiervoor het meest gebruikelijk, maar ook WhatsApp of Sms kunt u gebruiken. En natuurlijk kunt u ook altijd een (aangetekende) herinneringsbrief per post sturen.

Houd de nieuwe betalingstermijn kort

Onze incassospecialisten bevelen aan om de nieuwe betaaltermijn kort te houden. Opnieuw dezelfde betaaltermijn hanteren als in de factuur kan worden opgevat als een teken dat de debiteur het rustig aan kan doen en nog wel even kan wachten met betalen. En dit terwijl u waarschijnlijk het liefst zo snel mogelijk uw geld wilt, nietwaar? Bovendien kunt u met een kortere termijn ook eerder overgaan tot vervolgstappen, wat de effectiviteit van het hele debiteurenproces ten goede komt. Als vuistregel kunt u voor de nieuwe betaaltermijn een derde van de originele termijn hanteren. Was de originele termijn bijvoorbeeld dertig dagen? Houd dan tien dagen aan voor de nieuwe betalingstermijn.

Let op: verstuurd u de herinnering als brief per post? Houd dan rekening met de verzendtijd en laat de nieuwe betaaltermijn pas ingaan op het moment de debiteur uw brief heeft ontvangen.

Blijf altijd vriendelijk en correct

Het niet op tijd betalen van een factuur hoeft zeker niet altijd te duiden op kwaadwillendheid. Iedereen ziet weleens een mailtje over het hoofd of kan eens iets vergeten. Ga er in uw communicatiestijl daarom altijd vanuit dat er sprake is van een onschuldig over het hoofd zien en blijf netjes en vriendelijk. Op die manier loopt niet de alleen de relatie met uw klant geen onnodige schade op, maar zal de kans dat u betaald krijgt ook het grootst zijn. Directe verwijten zouden immers weleens een reden kunnen zijn voor uw debiteur om nog maar even te wachten met betalen.

Reken geen extra kosten en vermeld geen vervolgstappen

Om dezelfde reden wordt ook het direct rekenen van extra kosten voor bijvoorbeeld rente of incasso afgeraden. Strikt genomen mag u vanaf het moment de betalingstermijn is verstreken deze kosten verhalen op uw debiteur, maar wij zouden dat dus niet doen. Dit omdat het zeker in dit stadium nog om een zeer laag bedrag zal gaan en uw klant dit zeker niet in dank af zal nemen. Ook het vermelden van vervolgstappen zoals het inschakelen van een incassobureau kunt u beter achterwege laten.

Voeg de originele openstaande factuur toe als bijlage

Maak het uw debiteur zo eenvoudig mogelijk alsnog snel de factuur te voldoen. Voeg daarom altijd de factuur toe als bijlage bij uw e-mail of brief en verwijs hier ook naar in uw herinnering. Eventueel kunt u de factuur ook op een server bewaren, en daar vanuit uw mail naar linken. Op die manier hoeft de klant niet te gaan zoeken in zijn administratie en heeft hij de factuur altijd direct bij de hand om te betalen.

We raden aan om (een kopie van) de originele factuur (als PDF bij e-mail) toe te voegen als bijlage, en dus niet een herinneringsfactuur of iets dergelijks. In zo’n herinneringsfactuur past u de originele factuur aan. Waarom u dit beter niet kunt doen, is dat het onduidelijkheid kan veroorzaken, u foutjes kunt maken en het ook nog eens extra werk is. Voeg simpelweg de originele factuur toe bij uw bericht en het zal meer dan duidelijk zijn wat de bedoeling is.

Vermeld geen eerste of tweede betalingsherinnering

Verder bestaat soms de neiging om betalingsherinneringen te nummeren. Er wordt dan een betalingsherinnering verstuurd met als onderwerp iets als ‘Eerste betalingsherinnering’. Ook dat raden wij af. Waarom? Omdat dit de debiteur het idee geeft dat er dan ook nog tweede en wellicht een derde herinnering volgt. De kans is dan reëel dat hij dan liever wacht met betalen tot ook de tweede betaalherinnering in de mailbox verschijnt en u dus onnodig lang moet wachten op uw betaling.

Wat als de klant niet betaalt na een betaalherinnering?

Ondanks dat u al onze tips voor het sturen van een betalingsherinnering heeft opgevolgd en een perfecte betaalherinnering heeft gestuurd, kan het toch gebeuren dat u de factuur nog steeds niet betaald krijgt. In dat geval is het goed om uw debiteur even op te bellen. In veel gevallen heeft hij de factuur en de herinnering niet goed ontvangen, bijvoorbeeld door een storing of vanwege vakantie. Even bellen is bovendien persoonlijk en de debiteur zal niet meer kunnen ontkennen dat hij u gesproken heeft. Levert uw telefoontje echter ook niet het gewenste effect op? Bekijk dan hier het volledige stappenplan bij klanten die niet betalen of ga direct over naar de volgende stap en verstuur direct een gratis pre-incassobrief via Bill Incasso.