Alles over de gerechtelijke incassoprocedure

Bij een gerechtelijke incassoprocedure wordt uw vordering voorgelegd aan de rechter. Wij van Bill Incasso voorkomen altijd liever dat het zover komt, omdat deze procedures vaak een hoop gedoe met zich meebrengen. Maar in sommige gevallen zit er simpelweg niks anders op als u wilt krijgen waar u recht op heeft. Omdat wij vaak vragen krijgen over gerechtelijke incasso, hebben we besloten hier een artikel aan te wijden. In dit artikel leest u alles over de stappen in het gerechtelijk incassotraject, wanneer u zo’n traject begint, welke kosten eraan verbonden zijn en hoe u uiteindelijk uw geld krijgt.

Gerechtelijke incasso in het kort

De gerechtelijke incasso is een gerechtelijke procedure. Hierbij wordt uw vordering voorgelegd aan de (kanton-)rechter en krijgt uw debiteur de mogelijkheid zich te verweren. De verschillende stappen in deze procedure leiden uiteindelijk tot een vonnis. In het merendeel van de gevallen gaat dit allemaal schriftelijk en zal de rechter oordelen dat u als crediteur in uw recht staat. De schuldenaar wordt vervolgens per vonnis verplicht het openstaande bedrag, inclusief incassokosten, proceskosten en rente, aan u te betalen. Een gerechtsdeurwaarder kan dan beslag leggen op geld en andere bezittingen, waarna de opbrengst hiervan gebruikt wordt om uw vordering te betalen.

Wanneer een gerechtelijke procedure starten?

Een gerechtelijke procedure kan gestart worden op het moment een buitengerechtelijke incassotraject niet het gewenste resultaat biedt. Hoewel de regels per soort wanbetaler iets verschillen, is een gang naar de rechter mogelijk bij bedrijven, particulieren en huurders. Ook als u zelf particulier bent en problemen heeft met een bedrijf, kunt u een procedure starten. Dit kan bij ons door heel Nederland. Onder meer in Haarlem, Eindhoven en Bergen op Zoom voeren wij regelmatig procedures.

Zoals duidelijk mag zijn is een gerechtelijk incassotraject echter geen fijne procedure. Dit is met name het geval voor de schuldenaar, maar ook voor u als schuldeiser is dit traject zeker niet zonder nadelen. Om te beginnen zal de relatie met de klant hoogstwaarschijnlijk voorbij zijn, in ieder geval op korte termijn. Daarnaast kan een gerechtelijke procedure lang duren en veel tijd en energie vergen. Bovendien is het, ook als u in het gelijk wordt gesteld, lang niet altijd zeker dat u snel uw geld zult krijgen. Want wie niks heeft, kan ook niks betalen, zeker als u niet de enige bent die nog geld tegoed heeft van zo iemand.

Eerst minnelijke (buitengerechtelijke) incasso, dan optioneel gerechtelijke incasso

Wij proberen een gerechtelijke procedure dus zoveel mogelijk te voorkomen, door een eerlijk en gedegen minnelijk incassotraject uit te voeren. Hierin verzoeken wij uw debiteur dringend en vriendelijk tot betaling over te gaan. Dit is voor u als crediteur helemaal gratis (op basis van no cure, no pay) en voor uw debiteur zijn de extra kosten eveneens minimaal. Omdat wij daarnaast te allen tijde vriendelijk en correct blijven, loopt ook de relatie met uw klant doorgaans nauwelijks schade op.

Een minnelijk traject is echter geen dwingend traject, dus de keuze om wel of niet te betalen blijft hierin de keuze van de debiteur. Kiest uw debiteur ervoor niet te betalen? Dan is de enige overgebleven optie om betaling van uw vordering af te dwingen via de rechter.

Na het uitblijven van succes in een minnelijk incassotraject bepaalt u zelf of u verdere stappen wilt ondernemen. Vanuit onze jarenlange ervaring zullen wij adviseren wat hierin wijsheid is. Besluit u naar de rechter te gaan? Dan begeleiden wij u graag tijdens de gehele procedure, indien u dit wenst natuurlijk.

Gerechtelijke procedure starten bij vorderingen hoger dan € 25.000

Is uw vordering (inclusief rente en incassokosten) lager dan € 25.000? Dan kunnen wij voor u een incassoprocedure starten bij het kantongerecht, zonder dat hier verder een (dure) advocaat voor nodig is. Ook huurvorderingen kunnen altijd bij de kantonrechter behandeld worden, ongeacht het bedrag. Gaat het echter om een vordering van meer dan € 25.000 en is het geen huurvordering? Dan ligt de hoogte van de vordering boven de zogenaamde competentiegrens en dient de zaak niet door de kantonrechter, maar door de rechtbank (sector civiel) te worden behandeld. Hiervoor heeft u dan wel een advocaat nodig.

Uiteraard zullen wij u helpen met het vinden van een advocaat en het starten van de procedure bij de rechtbank. In sommige gevallen is bij bedragen vanaf € 25.000 overigens ook mogelijk om de zaak zonder advocaat toch bij de kantonrechter te laten voorkomen. Als het gaat om meerdere facturen kunnen deze bijvoorbeeld apart behandeld worden. Omdat hiervoor geen advocaat nodig is, liggen de kosten van twee aparte zaken bij de kantonrechter in de meeste gevallen lager dan een enkele bij de sector civiel.

Het gerechtelijke incassotraject in twaalf stappen

Iedere gerechtelijke incasso bestaat uit een traject. Het aantal stappen en de duur van het traject zijn afhankelijk het al dan niet in verweer gaan van de debiteur en de complexiteit van de zaak. Over het algemeen kunnen we twaalf stappen onderscheiden in het gerechtelijk incassotraject:

1. Voorbereiding dossier
2. Dagvaarding
3. Conclusie van antwoord
4. Conclusie van repliek
5. Conclusie van dupliek
6. Comparitie
7. Eventuele schikking
8. Eventuele extra tussenstappen
9. Uitspraak vonnis
10. Eventueel hoger beroep of verzet
11. Executie van het vonnis
12. Factuur betaald krijgen

In de meeste gevallen zien we dat debiteuren niet reageren op de dagvaarding, omdat ze simpelweg geen reden hebben om u niet te betalen, anders dan algemene betalingsonwil of betalingsonmacht. Dit noemen we verstek laten gaan. Stappen 3 tot en met 8 worden dan dus overgeslagen, net als stap 10. De rechter wijst u dan alles toe, waarna dit vonnis geëxecuteerd wordt en u betaald krijgt. Wanneer uw debiteur wel in verweer gaat, kunnen alle stappen doorlopen worden, afhankelijk van wat de rechter nodig acht. Bij een eventuele schikking stopt het traject en gelden de hierin gemaakte afspraken als vonnis, mochten deze niet worden nagekomen.

1. Dossier voorbereiden met jurist

Voordat uw dossier naar de rechter kan worden gestuurd en de dagvaarding kan worden opgesteld, dient uw dossier te worden opgebouwd. Voor en tijdens het minnelijke incassotraject maken wij van uw casus een dossier, waarin wij alle belangrijke informatie en documenten (zoals de originele factuur) bundelen en netjes bijhouden. Ook geven we overzichtelijk weer welke stappen u en wij al ondernomen hebben om uw factuur betaald te krijgen. Zo hebben we een sterke basis om vanuit te vertrekken.

2. Dagvaarding debiteur door gerechtsdeurwaarder

In overleg met u stellen wij samen onze deurwaarder een dagvaarding op, waarin uw debiteur voor de rechter wordt gedaagd. Dit noemen we ook wel een conclusie van eis. Hierin wordt duidelijk omschreven waarom u recht heeft op uw geld, welke stappen er al zijn ondernomen en wordt een samenvatting gegeven van uw incasso-opdracht, inclusief de reeds extra gemaakte incassokosten en de nodige proceskosten. In de dagvaarding staat ook een datum (de zittingsdatum), tijd en plaats van de zitting. Tussen de zitting en de dagvaarding moeten minimaal zeven dagen zitten. Een maand is gangbaar. De gedaagde kan zich schriftelijk verweren voor deze zitting, of zich mondeling verdedigen tijdens de zitting. Ook is het mogelijk om uitstel aan te vragen.

De dagvaarding wordt ondertekend en persoonlijk overhandigd door een erkende gerechtsdeurwaarder. Ook geeft hij uw debiteur uitleg over wat van hem verwacht wordt. Mocht de debiteur niet thuis zijn, dan wordt de dagvaarding in de brievenbus achtergelaten. Omdat de deurwaarder het adres controleert in de gemeentelijke basisadministratie, komt de dagvaarding in principe altijd op de juiste plaats terecht.

3. Conclusie van antwoord bij de rechter

Uw debiteur, de gedaagde partij, heeft tot de zitting om zich te verweren. In vaktermen noemen we deze schriftelijke verdediging de conclusie van antwoord. Hierin zet de gedaagde uiteen waarom hij van mening is dat hij niet (of slechts gedeeltelijk) zou moeten betalen. Het komt ook voor dat de gedaagde het niet eens is met de incassokosten. Bij Bill Incasso zal zo’n laatste claim overigens geen hout snijden, omdat wij alleen incassokosten rekenen conform de wet Wet Incassokosten.

Zoals gezegd komt het in het merendeel van de incassoprocedures voor dat debiteuren zich niet verweren, omdat ze simpelweg geen geldige reden hebben om niet te betalen. Wat we vaak zien is dat debiteuren geen geld hebben en al flink wat schulden hebben opgebouwd. Ook heb je regelmatig oplichters die denken dat betalen en afspraken nakomen vooral iets voor anderen is, maar niet voor henzelf. Wanneer de gedaagde zich niet verweert, oftewel verstek laat gaan, dan wordt een verstekvonnis uitgesproken. Dit houdt in dat u in het gelijk wordt gesteld en dat u de gerechtsdeurwaarder mag inschakelen om uw geld krijgen.

4. Conclusie van repliek

Na ontvangst van de conclusie van antwoord wordt door de rechter vaak een nieuwe datum vastgesteld, waarbinnen u als schuldeiser dient te reageren om het verweer van de gedaagde. Deze nieuwe datum is doorgaans één maand later. De reactie van de schuldeiser op het verweer noemen we de conclusie van repliek. Het is belangrijk om te reageren, want anders neemt de rechter aan dat u het verweer erkent en komt uw eis dus te vervallen. Uiteraard zullen onze incassojuristen in overleg met u de conclusie van repliek zo goed mogelijk verzorgen.

5. Conclusie van dupliek

Na ontvangst van de repliek krijgt ook de gedaagde in sommige gevallen weer de mogelijkheid te reageren op uw reactie. Het kan ook zijn dat de rechter besluit dat hij genoeg weet en direct overgaat tot de comparitie of uitspraak. Deze schriftelijke reactie noemen we de conclusie van dupliek en hier krijgt de gedaagde ook weer drie tot vier weken de tijd voor.

6. Comparitie van partijen

Na een aantal schriftelijke rondes zal de rechter voldoende achtergrondinformatie hebben en kan hij zowel u als uw debiteur uitnodigen voor een (fysieke) zitting in de rechtbank. Dit kan zoals gezegd zijn na de conclusie van dupliek, maar het komt ook vaak voor dat de rechter al na ontvangst van de conclusie van antwoord of repliek hiertoe besluit. Tijdens deze comparitie van partijen staat onze jurist u bij en kan ook de gedaagde een vertegenwoordiger meebrengen.

Tijdens de comparitie zal de rechter vragen stellen en worden beide partijen nog eens in de gelegenheid gesteld hun standpunten mondeling zo krachtig mogelijk over te brengen. Ook zal de rechter in de meeste gevallen al laten weten hoe hij tegen de zaak aankijkt.

Er zijn grofweg drie uitkomsten mogelijk bij een comparitie. De rechter kan beide partijen verzoeken om ‘de gang op te gaan’ en tot een schikking te komen. Een tweede mogelijkheid (in ieder geval als een schikking niet mogelijk blijkt) is dat de rechter een vonnis uitbrengt. Mochten er ook na de comparatie dingen onduidelijk blijven, dan kan de rechter als derde optie besluiten om een tussenvonnis te wijzen, waarbij een van de partijen een bewijsopdracht krijgt.

7. Eventuele schikking

In de meeste gevallen zal de rechter beide partijen tot een schikking proberen te laten komen. Hierbij gaan beide partijen buiten de rechtszaal in overleg met als doel een overeenstemming te bereiken. Wanneer een schikking wordt overeengekomen dan worden deze afspraken door de griffier vastgelegd in een proces-verbaal. De debiteur dient zich te houden aan de afspraken die vastgelegd zijn in het proces-verbaal. Doet hij dit niet? Dan geldt het proces-verbaal als vonnis en kan beslag gelegd worden op zijn inkomen en bezittingen.

Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de rechter van mening is dat u gelijk heeft met uw vordering en dat het verweer van de debiteur absoluut niet overtuigend is. U heeft geheel volgens afspraak geleverd, kan dit ook aantonen en het verweer van de debiteur dat hij goederen niet ontvangen heeft is duidelijk onjuist, ook volgens de rechter. Om verdere kosten te besparen is het dan voor beide partijen het gunstigst om een betaalafspraak te maken. Hierin kan dan bijvoorbeeld worden vastgelegd dat de debiteur u binnen veertien dagen dient te betalen. Doet hij dit niet? Dan breekt de debiteur dus de afspraken in het proces-verbaal kan de gerechtsdeurwaarder met dit proces-verbaal in de hand beslagleggen op eigendommen van de schuldenaar.

8. Tussenvonnis rechtbank

Wanneer er geen schikking plaatsvindt en de rechter van mening is dat er nog zaken moeten worden opgehelderd, zal deze een zogenaamd tussenvonnis uitspreken. Hierbij kan al een deel van uw eis gegrond worden verklaard en aan u worden toegewezen. Voor het deel waarover de rechter nog twijfelt, dient dan bewijsopdracht te worden uitgevoerd door één van de partijen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een getuigenverslag, een opinie van een expert of een andere vorm van bewijs. Wanneer geen overtuigend bewijs kan worden aangeleverd, wordt het tussenvonnis ook het eindvonnis.

Stel dat u bijvoorbeeld een klus heeft uitgevoerd ter waarde van 5000 euro en daar vervolgens een factuur van 5000 euro voor stuurt. De debiteur geeft als reden om de 5000 euro niet te betalen, dat hij al 1000 euro als aanbetaling heeft gedaan. Dan zou een tussenvonnis dus kunnen zijn dat de debiteur u in ieder geval 4000 euro dient betalen, en moet bewijzen dat hij 1000 euro heeft aanbetaald. Dit zou kunnen door bijvoorbeeld een bankafschrift of een getuigenverklaring van de betaling (bij contante betaling) aan te voeren als bewijs. Lukt het de debiteur volgens de rechter niet om dit te bewijzen? Dan wordt de hele eis aan u toegewezen.

9. Eindvonnis

Wanneer de rechter voldoende weet, zal hij het eindvonnis uitspreken. Dit is zijn uiteindelijke besluit en in de meeste is dit vonnis direct ‘uitvoerbaar bij voorraad’. Uitvoerbaar bij voorraad wil zeggen dat er direct op basis van het vonnis gehandeld mag worden, ook als de verliezer besluit nog in hoger beroep te gaan. Het eindvonnis kan dus zoals gezegd worden uitgesproken na ieder voorgaande stap in deze procedure, afhankelijk van wanneer het voor de rechter allemaal duidelijk is. Dit kan al zijn na de conclusie van antwoord, maar ook pas na drie schriftelijke rondes, een comparatie en de bewijsopdracht(en). De duur van een juridische incassoprocedure is dus grotendeels afhankelijk van het verweer van de gedaagde.

10. Eventueel hoger beroep of in verzet gaan

Na de uitspraak is de procedure in principe afgelopen. Wel kan de schuldenaar zich ook na uitspraak nog verweren. Dit kan door in verzet te gaan (alleen bij verstekzaken) of door in hoger beroep te gaan. Ook wanneer u het niet met de uitspraak van de rechter eens bent, kunt u in hoger beroep gaan.

Verzet

Bij verstekvonnissen, dus wanneer de schuldenaar niets van zich heeft laten weten, is het voor de schuldenaar mogelijk om in verzet te gaan. Dit houdt in dat hij een nieuwe procedure start, waarbij de zaak dus weer helemaal behandeld wordt. Hiervoor dient hij binnen vier weken na ontvangst van het vonnis een dagvaarding te versturen. In de praktijk kan dit voorkomen wanneer de debiteur bijvoorbeeld enkele maanden in het buitenland verblijft ten tijde van de dagvaarding en de zitting, terwijl hij wel degelijk een goed verweer heeft. Hij is dan niet in de gelegenheid geweest zich te verweren, en op deze manier kan hij dat dus alsnog doen.

Hoger beroep

Is een van de partijen het niet eens met de uitspraak van de rechter? En is het geen verstekzaak, maar is er dus verweer gevoerd? Dan kan de beslissing van de kantonrechter in hoger beroep worden aangevochten. De zaak wordt dan opnieuw behandeld door een hogere rechter, die dan dus een ander oordeel kan vellen. Het moet dan wel gaan om een bedrag van meer dan € 1750 en beide partijen dienen zich te laten bijstaan door een advocaat. Omdat de kosten hiervoor dus vrij hoog zijn en omdat de kans van slagen over het algemeen vrij klein is, wordt er in incassozaken niet vaak gekozen om in hoger beroep te gaan.

11. Executie van het vonnis, eventueel door een deurwaarder

Heeft de rechter uitspraak gedaan in uw voordeel en is de debiteur dus veroordeeld tot het betalen van de schuld? Dan wordt het vonnis uitgevoerd. De schuldenaar krijgt in eerste instantie nog een allerlaatste kans om de schuld in één keer af te lossen middels een bevel tot betaling van de gerechtsdeurwaarder. Het gaat dan doorgaans om een laatste betaaltermijn van twee dagen. Laat de debiteur ook deze allerlaatste betaaltermijn verstrijken? Dan komt de gerechtsdeurwaarder voor u in actie.

Executietraject

De gerechtsdeurwaarder is in heel Nederland bevoegd om een veroordeling tot betaling uit te voeren. Dit uitvoeren van het besluit van de rechter noemen we het executietraject. De uitspraak van de rechter wordt dan bij de debiteur persoonlijk overhandigd, met het verzoek direct te betalen. Wanneer dit niet lukt, wordt in overleg met u en de debiteur naar een oplossing in de vorm van een betalingsregeling gezocht. Deze afspraken worden vastgelegd en zeer streng gehandhaafd. Is de debiteur bijvoorbeeld een dag te laat met een betaling? Dan zal de betalingsregeling vervallen en kan beslag worden gelegd op bezittingen en inkomsten. Ook wanneer er in het geheel geen betalingsregeling wordt overeengekomen, kunt u direct overgaan tot beslaglegging.

Bij beslaglegging worden bezittingen zoals bankrekeningen, aandelen, een auto, de inboedel of zelfs het huis in beslag genomen (en geveild). Ook kan er bijvoorbeeld beslag worden gelegd op het deel van iemands salaris of uitkering. Zoals u zult begrijpen hangt de duur van het executietraject af van de financiële positie van de schuldenaar. Wanneer deze goed is en het hele bedrag op de rekening heeft staan, zal het traject binnen enkele maanden voorbij zijn. Valt er weinig te halen en gaat het om een flink bedrag? Dan kan een traject als dit soms jaren duren.

12. Betaling van uw factuur

Wanneer de gerechtsdeurwaarder de schuld van de debiteur heeft geïnd, wordt het originele factuurbedrag, plus de rente waar u recht op heeft, aan u uitbetaald. De proceskosten, de incassokosten, de juridische kosten en de kosten van de deurwaarder worden ook betaald door de debiteur.

Kosten gerechtelijke incassoprocedure 2024

De kosten voor een gerechtelijke incassoprocedure worden bij het winnen van de rechtszaak verhaald op uw debiteur. Deze kosten zijn onder te verdelen in drie posten: de kosten voor de dagvaarding, het griffierecht en eventueel het salaris van juristen of advocaten.

De kosten voor het laten uitbrengen van de dagvaarding in 2024 bedragen € 112,37, exclusief btw. De hoogte van het griffierecht is afhankelijk van de hoogte van uw vordering en uw ondernemingsvorm. Dit bedrag varieert in 2024 van € 87,- tot € 2.889,- en is vrijgesteld van btw. Zie voor een overzicht van de hoogte van griffierechten ook rechtspraak.nl. De eventuele kosten voor juristen en advocaten zijn afhankelijk van hoe de zaak verloopt. In het merendeel van de gevallen (bij verstekzaken) zullen hier geen extra kosten gemaakt moeten worden. Maar wanneer een gerechtelijke incassoprocedure lang duurt, kunnen deze kosten vanzelfsprekend flink oplopen.