Voorkom deze acht fouten bij uw debiteurenbeheer

01 maart 2023

Misschien niet het meest interessante deel van uw business, maar wel degelijk een onmisbaar onderdeel: debiteurenbeheer. Goed debiteurenbeheer draait namelijk niet simpelweg om het innen van facturen, maar gaat om het vinden van een optimale balans tussen klantvriendelijkheid en zorgen dat u betaald krijgt. En daarmee is het een essentiële voorwaarde voor succes. Helaas zien we bij ons incassobureau maar al te vaak dat bedrijven fouten maken in hun debiteurenbeheer. Hierdoor komt de kans op betaling of klantrelatie onnodig onder druk te staan. En regelmatig ook beide. Wilt u geen fouten maken en uw debiteurenproces zo soepel mogelijk laten verlopen? Lees dan snel verder en ontdek de acht grootste valkuilen die u dient te vermijden.

Geen goede factuur sturen

Even een factuurtje sturen: het is in de praktijk toch vaak lastiger dan dat het klinkt. Iedere factuur die een Nederlands bedrijf naar klanten (zowel zakelijk als particulier) stuurt, moet namelijk voldoen aan een diverse voorwaarden. Zit er een fout in? Dan is de factuur in principe niet rechtsgeldig en geeft u de klant een reden om niet te betalen. Uiteraard is het altijd nog mogelijk uw fout te herstellen, maar dit kan een hoop gedoe en vertraging opleveren. Zorg er dus altijd voor dat uw facturen kloppen en voldoen aan de wettelijke vereisten. De volgende zaken dienen altijd correct op de factuur vermeld te staan:

Uw bedrijfsnaam en de adresgegevens
De (bedrijf-)naam en het adres van uw klant
Uw KvK-nummer
Uw btw-nummer
Rekeningnummer van uw bedrijf
Een correcte betaaltermijn (afgesproken of wettelijk)
Omschrijving en datum van uw levering
Kostenspecificatie
Btw-bedrag
Factuurdatum
Factuurnummer

Naast het ontbreken van gegevens zijn dit fouten die wij regelmatig tegenkomen:

Het verkeerd spellen van de (bedrijfs-)naam en de adresgegevens van de klant
Verkeerde btw berekend (met name 21% in plaats van 6%)
Totaalbedrag klopt niet
Onduidelijke omschrijving van producten of diensten
Verkeerde betalingstermijn vermeld

Tip: lees iedere factuur goed door voordat u hem verstuurt en controleer of het totaalbedrag (met en zonder btw) klopt. Het kost misschien in eerste instantie een paar minuutjes extra, maar kan uren aan gedoe in een later stadium voorkomen!

Onduidelijke afspraken maken

Goede afspraken maken is niet alleen van belang om tijdig betaald te krijgen. Het schept ook duidelijkheid, voor zowel uzelf als voor uw klant. En op die manier werkt u ook prettiger samen. Bedenk dat zaken die voor u voor de hand liggen, met al uw ervaring in uw branche, voor uw klant helemaal niet zo duidelijk kunnen zijn. En wat betreft debiteurenbeheer: onenigheid over gerekende tarieven en betalingsvoorwaarden is één van de voornaamste redenen waarom facturen niet of niet op tijd betaald worden. Maak dus goede en heldere afspraken en leg deze schriftelijk vast alvorens u aan het werk gaat. Tip: denk daarbij ook aan eventueel meerwerk.

De minst foutgevoelige manier om afspraken vast te leggen is door uw klant te vragen akkoord te gaan met uw algemene voorwaarden. Heeft u geen algemene voorwaarden en/of levert u grotendeels maatwerk? Zorg dan dat u in ieder geval afspraken maakt over de kosten die u rekent, de betalingstermijn en specificeer zo duidelijk mogelijk welke diensten of producten u levert. Maak dus een zo uitgebreid en specifiek mogelijke offerte en vraag om akkoord. Op die manier minimaliseert u het risico op onenigheid achteraf en maximaliseert u de kans op een vlotte betaling.

Te veel geduld hebben met uw debiteuren

Met name kleinere bedrijven en startende ZZP’ers vinden het vaak lastig om klanten die niet op tijd betalen hierop aan te spreken. De logica hierachter is dat ze de relatie met hun klanten niet op het spel willen zetten en daarom niet ‘moeilijk’ willen doen over een factuur of opdringerig willen overkomen. Tuurlijk: wij zouden niet adviseren om ’s nachts om vijf over twaalf contact op te nemen en te vertellen dat u al vijf minuten op uw geld wacht. Wel raden we aan om er kort op te zitten en niet langer dan twee werkdagen te wachten met contact opnemen met een niet betalende debiteur. Levert dit niet direct het gewenste resultaat op? Probeer u dan ook zo strak mogelijk aan het stappenplan bij niet betalende klanten te houden.

Te lang wachten met in actie komen kan om verschillende redenen tot problemen met uw betalingen leiden. De eerste is simpel: hoe langer u wacht met het innen van openstaande facturen, hoe langer het zal duren voordat uw facturen betaald worden, met alle problemen van dien. Ten tweede kan uw debiteur door uw geduldige houding het idee krijgen dat u niet zo’n belang hecht aan tijdige betaling en dat hij of zij ook in de toekomst weg kan blijven komen met te laten betalingen. En ten derde: facturen kunnen verjaren en zijn dus op den duur niet meer opeisbaar.

Kwaad achter uw geld aan gaan

Dat het goed is om snel actie te ondernemen wanneer u ziet dat een klant te laat is met betalen, wil uiteraard niet zeggen dat u vloekend de hoorn moet volschelden. In tegendeel: wij adviseren om altijd vriendelijk en correct te blijven, ongeacht de situatie. Wij begrijpen als geen ander dat dit soms erg lastig kan zijn, maar het is belangrijk te weten dat kwaad, gestrest of emotioneel achter uw geld aan gaan allesbehalve het effect geeft dat u voor ogen heeft. Maar al te vaak worden wij gevraagd om facturen te innen bij klanten die onheus zijn bejegend door de crediteur. Ondanks dat dit toch nog vaak goedkomt, maakt dit het betaald krijgen van facturen zeker niet makkelijker.

Het probleem met kwaad een debiteur benaderen is enerzijds dat het een spiegel reactie zal opleveren. Uw debiteur zal uw emotie spiegelen en ook kwaad worden. Voordat u het weet staat u met z’n tweeën woedend tegenover elkaar en dat schiet natuurlijk helemaal niet op. Daarnaast werken uw denkvermogen en uw geheugen minder goed wanneer u kwaad bent, wat het maken van een goede inschatting van de situatie en het maken van goede afspraken erg lastig maakt.

Zit u in een situatie met een wanbetaler en bent u hier erg door van streek? Probeer dan in eerste instantie even afstand te nemen en af te koelen. Wanneer u merkt dat dit goed lukt, dan kunt u telefonisch contact opnemen. Blijft u emotioneel? Communiceer dan schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail.

Alle smoezen voor waar aannemen

Een fout die vaak mede het gevolg kan zijn van een verminderd denkvermogen (en meestal nog veel meer het ontbreken van de nodige ervaring), is meegaan in de smoezen die wanbetalers opvoeren. Denk aan smoezen als:

De bank moet een fout gemaakt hebben.
Mijn boekhouder is op vakantie.
Wij hebben te maken met een storing in onze systemen.
Ik betaal zo snel mogelijk.
De factuur klopt niet (wat de klant pas aangeeft als de betaaltermijn is verstreken)

Omgaan met dit soort smoezen is tricky. Aan de ene kant kunt u niet zomaar een debiteur betichten van leugens, aangezien niet ieder excuus dat klinkt als een smoes het ook is. Aan de andere kant moet u echt uitkijken dat u niet aan het lijntje wordt gehouden en weken- maanden- of zelfs jarenlang op uw geld moet wachten. Wees dus alert op het moment dat een debiteur excuses opvoert als reden om niet te betalen. Meer weten over hoe u smoezen kunt herkennen en hoe u per geval het beste kunt reageren? Lees dan hier onze speciale artikel over omgaan met smoezen van wanbetalers.

Geen WIK-brief sturen

Levert u aan consumenten? En heeft u te maken met een klant die niet op tijd de rekening betaalt? Dan bent u verplicht om een WIK-brief te sturen voordat u kunt overgaan tot verdere stappen. Bij zakelijke klanten is dit niet nodig, en daardoor vergeten bedrijven met een gemixte doelgroep (dus B2C en B2B) helaas regelmatig de verplichte WIK-brief te sturen. Niet zo slim, want door deze fout zou het zomaar kunnen dat u uw geld nooit zult krijgen.

Met een WIK-brief maakt u de wanbetaler op een nette en juridisch correcte wijze duidelijk dat u op uw geld wacht en wordt de wanbetaler verzocht zonder extra kosten de betaling te voldoen. Daarnaast wordt er melding gemaakt van de incassokosten die u rekent op het moment de betaling uitblijft. Wilt u meer informatie over de WIK-brief en aan welke voorwaarden deze moet voldoen? Lees dan hier ons artikel over de WIK-brief.

Te vroeg de factuur uit handen geven of direct deurwaarder inschakelen

In tegenstelling tot bij particulieren, kunt u bij zakelijke klanten al direct na het verstrijken van de betalingstermijn een incassobureau, of zelfs een deurwaarder inschakelen. Maar het feit dat dit wettelijk gezien kan, betekent nog niet dat dit de beste oplossing is. In tegendeel: één van de grootste fouten die u kunt maken is direct zonder aankondiging een externe partij inschakelen om uw factuur te innen. Hoewel het zeker kan bijdragen aan een vlotte betaling, zal uw klant dit beslist niet in dank afnemen en is het risico groot dat uw klant verliest.

Beter dan direct de factuur uit handen geven, is het om eerst zelf een paar keer vriendelijk contact op te nemen. Eerst via mail, en mocht de betaling dan nog steeds uitblijven, dan kunt u even bellen. Er kan immers altijd sprake zijn van een vergissing of de debiteur kan uw factuur simpelweg vergeten zijn. Door eerst zelf contact op te nemen houdt u het persoonlijk en geeft u de klant de gelegenheid om zonder extra kosten uw factuur alsnog te betalen. Zo blijft de relatie goed en krijgt u negen van de tien keer ook snel uw geld.

Blijft de betaling toch uit? Dan is dat hét moment om een incassobureau in te schakelen. Strikt genomen is het ook mogelijk om direct een deurwaarder in te schakelen, maar daarvoor geldt hetzelfde als te vroeg een factuur uit handen geven: u zet onnodig veel druk, waardoor de situatie onnodig escaleert en u uw klant als verloren kunt beschouwen.

Dure incassoadvocaat inschakelen

Als ondernemer wilt u dat uw zaken goed geregeld worden. Daarom kan het slim lijken om een speciale incassoadvocaat in te schakelen. Toch is dit in verreweg de meeste gevallen allesbehalve een goed idee en een veelgemaakte fout bij debiteurenbeheer. Hier hangt namelijk een flink prijskaartje aan, terwijl het in de meeste gevallen helemaal niet nodig is. Uurtarieven van € 200 of meer zijn zeker geen uitzondering en in principe doet een incassoadvocaat hetzelfde als een veel goedkoper incassobureau zoals Bill Incasso. Zolang het niet gaat om vorderingen hoger dan € 25.000 en u niet van plan bent faillissement aan te vragen, is het inschakelen van een dure incassoadvocaat echt zonde van het geld. Want zelfs als het tot een gerechtelijke procedure komt, en de vordering is lager dan € 25.000, kunt u zich zonder problemen laten vertegenwoordigen door een jurist van bijvoorbeeld Bill Incasso. Bespaar uzelf dus hoge kosten en schakel de hulp in van een incassobureau in plaats van een dure advocaat. Kiest u voor Bill Incasso? Dan kost het u sowieso niets, want wij werken op basis van no cure, no pay, door heel Nederland.