Factuur uit handen geven – 8 tips
Vroeg of laat krijgt iedere ondernemer er helaas mee te maken. Klanten die hun factuur niet betalen, oftewel wanbetalers. Niet op tijd betaalde facturen zijn niet alleen vervelend, ze kunnen er ook voor zorgen dat uw bedrijf in financiële problemen komt. Een effectieve manier om een openstaande vordering alsnog te innen, is door de factuur uit handen te geven. Maar is dat wel zo slim als u de relatie met uw klant goed wilt houden? Wanneer is het beste moment om een vordering uit handen te geven? En waar moet u nog meer rekening mee houden bij het uitbesteden van een incasso? Hier zijn acht tips bij het uithanden geven van een factuur.
1. Bedenk dat u recht heeft op betaling
Heeft u volgens afspraak geleverd? En heeft u volgens afspraak (denk aan factuurbedrag en betaaltermijn) gefactureerd? Dan heeft u als crediteur simpelweg het recht om betaald te worden binnen de betaaltermijn. En andersom geldt dus hetzelfde, namelijk dat uw debiteur de plicht heeft om de betaling te voldoen. Dit is per wet zo geregeld en mocht het nodig zijn, dan kunt u via de rechter en de gerechtsdeurwaarder zorgen dat u krijgt waar u recht op heeft. U staat dus sterk in uw schoenen.
Daarbij heeft u overigens niet alleen recht op het initieel verschuldigde bedrag, maar moet een wanbetaler ook alle kosten vergoeden die u moet maken om uw geld te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan proceskosten en overige juridische kosten. Daarnaast is met de Wet Incasso Kosten (WIK) geregeld dat u wettelijke incassokosten en rente in rekening mag brengen. Op deze manieren maakt de wetgever het u als crediteur eenvoudig om vorderingen uit handen te geven.
2. Zorg dat uw debiteurenbeheer op orde is
U staat het sterkst wanneer u zelf helemaal niets te verwijten valt. Met name correct debiteurenbeheer is van belang om ervoor te zorgen dat een factuur die u uit handen geeft snel betaald wordt. Denk hierbij aan het correct opstellen van een factuur, het vermelden van de juiste betaaltermijn en het tijdig sturen van betalingsherinneringen wanneer de betaaltermijn is verstreken. Enkele tips voor goed debiteurenbeheer:
- Zorg dat alle verplichte gegevens correct op de factuur vermeld staan. Denk aan de factuurdatum, het factuurbedrag, het btw-bedrag en de betaaltermijn. Zie hiervoor ook de website van de belastingdienst.
- Spreek van te voren een betaaltermijn af met uw klant. Dit kan ook door bijvoorbeeld een klant akkoord te laten gaan met uw algemene voorwaarden. Heeft u geen betaaltermijn afgesproken? Dan geldt in de meeste gevallen een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen. Op de website van de KvK vindt u hier meer informatie over.
- Is de betaaltermijn verstreken en heeft u de betaling nog niet ontvangen? Stuur dan ongeveer twee dagen na het verstrijken van de betaaltermijn een vriendelijke betaalherinnering. Hier leest u alles over het versturen van een betalingsherinnering en vindt u voorbeeldherinneringen.
- Wordt uw factuur ook na het sturen van een betalingsherinnering niet betaald? Dan is het slim om de debiteur te bellen en aan te geven dat u verwacht zo snel mogelijk betaald te worden.
3. Let op veelvoorkomende smoezen
Debiteuren die niet op tijd betalen, zijn grofweg te verdelen in twee categorieën. De eerste categorie is die van de lakse betalers. Lakse betalers zijn door slordigheid of een wat minder strikte betaalmoraal eerder geneigd een factuur over het hoofd te zien, en betalen daarom niet op tijd. Lakse betalers zullen in de meeste gevallen gelukkig wel betalen na het krijgen van een herinnering. De tweede categorie wanbetalers vormt vaak een serieuzer probleem. Dit zijn namelijk mensen die niet willen of kunnen betalen. Heeft u te maken met dit laatste type wanbetaler? Bedenk dan dat mensen die hun betalingsverplichtingen niet willen of kunnen nakomen doorgaans ook niet eerlijk willen of kunnen toegeven waarom ze niet betalen. In plaats daarvan zullen ze u zand in de ogen proberen strooien. Wees alert op het moment u de volgende smoezen te horen krijgt:
- “Wij betalen uw factuur zo snel mogelijk.”
- “De bank heeft een fout gemaakt.”
- “Mijn boekhouder is met vakantie.”
- “Ons computersysteem heeft een storing op dit moment.”
- “De factuur klopt niet.”
Het kan natuurlijk altijd zijn dat deze uitspraken oprecht en waar zijn, dus ga er niet automatisch vanuit dat uw debiteur de waarheid verdraait. Maar na enkele duizenden incassotrajecten weten wij als geen ander dat het tegendeel helaas vaker het geval is. Bekijk hier hoe u het beste kunt reageren op debiteurensmoezen en geef uw vordering uit handen wanneer u smoezen blijft krijgen.
4. Geef uw factuur op tijd uit handen
Zoals gezegd is het goed om eerst met interne middelen te proberen niet-betaalde facturen te innen, dus door het sturen van een betaalherinnering en eventueel te bellen. Biedt dit geen uitkomst? Wacht dan niet langer en kom in actie. Stuur eventueel zelf nog een aanmaning of laat een gratis aanmaning sturen door een incassobureau. De aanmaning stuurt u idealiter enkele dagen na het verstrijken van de betaaltermijn uit de betaalherinnering. Verder stappen onderneemt u dan wanneer ook de betaaltermijn van de aanmaning is verstreken.
Door telkens twee of drie dagen tussen het verstrijken van de betalingstermijn en uw opvolging te laten, geeft u uw debiteur voldoende tijd en voorkomt u dat betalingen en berichten elkaar doorkruisen. Langer wachten is echt niet nodig en door snel te handelen, zult u sneller betaald krijgen. Hierdoor bent u ook sneller van het gedoe en de onzekerheid af en voorkomt u verdere financiële schade. Ook verkleint u met snel handelen de kans dat uw factuur door verjaring niet meer geïnd kan worden.
5. Stap niet direct naar de rechter
In theorie kunt u na het sturen van een aanmaning en het verstrijken van deze betaaltermijn direct een incassoadvocaat in de armen nemen en een gerechtelijke incassoprocedure starten. We raden echter af om direct over te gaan tot een gerechtelijke procedure. In plaats daarvan is het namelijk vaak veel effectiever om met een minnelijk incassotraject uw geld te krijgen.
Waarom niet direct naar de rechter? Hier zijn twee goede redenen voor. De eerste reden om niet direct naar de rechter te gaan, is dat het nogal buitenproportioneel is en beslist niet in goede aarde zal vallen bij uw klant. De goede klantrelatie kunt u na een gerechtelijk incassotraject doorgaans wel vaarwel zeggen. Een andere reden om niet direct naar de rechter te stappen, is dat het behoorlijk wat gedoe en hoge kosten met zich meebrengt. Deze kosten kunt u, mits u wint, uiteindelijk wel verhalen op een wanbetaler, maar het kan lang duren voordat u uiteindelijk uw geld ziet. Daarom adviseren we om bij het uithanden geven van een vordering pas in de allerlaatste fase naar de rechter te stappen, dus wanneer al het andere geen uitkomst biedt.
6. Let op: vordering uit handen geven van consument of bedrijf?
Het uithanden geven van een vordering kan zowel als de debiteur een consument is als wanneer het gaat om een bedrijf. Er zit echter wel een klein verschil tussen de regels voor het uithanden geven van facturen voor consumenten en bedrijven. Consumenten genieten namelijk meer bescherming volgens de wet dan bedrijven.
Heeft u te maken met een bedrijf dat niet op tijd betaald? Dan bent u in principe al na het verstrijken van de eerste betaaltermijn vrij om de factuur uit handen te geven en incassokosten te rekenen. Het sturen van een laatste betaaltermijn is dus niet verplicht (maar in de meeste gevallen overigens wel aan te raden). Gaat het om een consument? Dan moet u voordat u de vordering uit handen geeft verplicht een zogenaamde veertiendagen- oftewel WIK-brief sturen. Deze brief dient te voldoen aan een aantal wettelijke eisen en stelt uw debiteur in de gelegenheid binnen veertien dagen na ontvangst alsnog kosteloos de betaling te voldoen. U kunt deze brief overigens ook gratis laten sturen door ons incassobureau.
7. Blijf vriendelijk en correct, ook na het uitbesteden van vorderingen
Het is niet altijd even gemakkelijk, maar toch is het belangrijk om ook een wanbetaler vriendelijk en correct te blijven benaderen, ook nadat u de vordering uit handen heeft gegeven. Op die manier is de kans het grootst dat uw debiteur toch alsnog snel tot betaling overgaat. Door vriendelijk en professioneel te blijven, geeft u de wanbetaler namelijk geen extra reden om niet te betalen. Het kan namelijk altijd nog zo zijn dat er sprake is van een simpele vergissing of een kwestie van onmacht om snel te betalen en dan is het niet fijn voor uw debiteur als u onnodig grove bewoordingen gaat gebruiken. Daarbij loopt de relatie met uw klant ook minimale schade op, zodat u ook in de toekomst nog zaken met elkaar kunt blijven doen.
8. Vind een goed incassobureau voor het uithanden geven van de vordering
Om een vordering uit handen te geven, gaat u op zoek naar een goede incassopartner die bij u past. Een goed en betrouwbaar incassobureau heeft in onze ogen in ieder geval de volgende zaken goed op orde:
- Het bureau hanteert wettelijk vastgestelde percentages, volgens de WIK.
- Het incassobureau maakt gebruik van een derdengeldenrekening.
- Het kantoor is goed bereikbaar per telefoon en mail.
- U krijgt inzicht in uw dossier, zodat u altijd kunt zien welke acties er ondernomen zijn.
- Het incassobureau werkt op basis van no cure, no pay. Op deze manier is de service van het bureau voor u als crediteur altijd gratis.
Let er verder op dat de werkwijze van uw incassopartner past bij de manier waarop u met uw klanten om wenst te gaan. Bij Bill Incasso geloven we wat dit betreft in de kracht van een vriendelijke en professionele aanpak, waarbij we de druk langzaam opvoeren, maar nooit meer dan nodig. Op die manier blijft de klantrelatie doorgaans prima. Een ander punt van aandacht is het minimum factuurbedrag en of het mogelijk is eenmalig een factuur in te dienen. Bij kantoren die werken met minimumbedragen en op abonnementsbasis is dit niet mogelijk.
Factuur uit handen geven bij Bill incasso
Wilt u niet langer wachten op uw debiteur en direct een factuur uit handen geven? Schakel dan Bill Incasso in om uw vordering te innen. Wij werken op basis van no cure, no pay en hanteren geen minimumbedrag. Ook zit u bij ons niet vast aan een abonnement. Na het indienen van uw vordering zullen onze incassospecialisten uw debiteur op verschillende manieren benaderen en vriendelijk doch dringend verzoeken de openstaande factuur zo snel mogelijk te betalen. Door onze unieke werkwijze lukt het ons in de meeste gevallen om snel uw factuur betaald te krijgen, zonder dat de relatie met de klant verstoort raakt. Betaalt uw debiteur? Dan krijgt u het openstaande bedrag, inclusief de rente, direct op uw rekening gestort. Wilt u niet meteen uw vordering uit handen geven, maar eerst nog een vriendelijk laatste waarschuwing op het briefpapier van Bill Incasso? Laat ons dan gratis een pre-incassobrief sturen.