Wat als een klant een factuur niet betaalt: handig stappenplan

20 januari 2022

Als ondernemer krijgt u vroeg of laat te maken met zogenaamde wanbetalers. Ondanks dat u producten of diensten volgens afspraak geleverd heeft, betaalt de klant de factuur niet op tijd, of zelfs helemaal niet. Dit is niet alleen heel vervelend, het kan u ook flink in de problemen brengen. Gelukkig leven we in een rechtstaat en heeft u als Nederlandse ondernemer genoeg middelen tot uw beschikking om te krijgen waar u recht op heeft. In dit artikel leest u hier alles over en met ons handige stappenplan krijgt u uw factuur alsnog snel betaald.

Bij Bill Incasso helpen we al sinds 2003 grote en kleine bedrijven met het innen van openstaande facturen. Onze ervaring is dat het in vrijwel alle gevallen mogelijk is zo snel mogelijk uw geld te ontvangen, zonder daarbij de klantrelatie met uw debiteur te verstoren. Met name door zakelijk en professioneel te blijven, en door op ieder moment de juiste stappen te nemen zorgt u er niet alleen voor dat de klant alsnog betaalt, maar ook uw klant blijft.

In dit artikel delen we graag onze kennis en ervaring op dit gebied. Hier leest u alles wat u moet weten in het geval u te maken krijgt met een klant die niet betaalt:

Waar heb ik recht op als een klant niet betaalt?

Belangrijk om te weten is dat u als ondernemer rechten heeft die u beschermen tegen de gevolgen van wanbetalers. Heeft u dus volgens afspraak geleverd en betaalt de klant de factuur niet binnen de betalingstermijn ? Dan heeft u recht op het volgende: Een standaardvergoeding van ten minste € 40,-

Een vergoeding voor incassokosten en juridische kosten. In de praktijk worden deze kosten doorgaans direct betaald door de klant op het moment u een incassobureau of jurist inschakelt.
De wettelijke rente voor de periode dat de klant niet betaalt vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken.

Stappenplan als een klant een factuur niet betaalt

Door onderstaand stappenplan te volgen, zorgt u ervoor dat u het geld van niet betaalde facturen alsnog betaald krijgt. Bij iedere genomen stap vergroot u de kans dat uw debiteur betaalt, met minimale impact op de klantrelatie en binnen de wettelijke kaders. Deze stappen vormen dan ook direct de basis voor ieder goed debiteurenbeheer. Logischerwijs is het van belang dat u geen stappen overslaat (met uitzondering van de optionele stap 4). Dit zijn de acht stappen:

Stap 1: Een goede factuur opstellen om snel betaald te krijgen

Een factuur betaald krijgen begint met het opstellen van een goede (en vooral correcte) factuur. Als uw factuur niet op orde is, geeft u uw klant of opdrachtgever een reden om niet of niet op tijd te betalen. Zorg dus dat al uw facturen voldoen aan de voorwaarden van de belastingdienst. Met name het vermelden van alle verplichte gegevens en een betalingstermijn die aan de wettelijke eisen voldoet zijn hier van belang.

Wat moet er op een factuur?

De volgende gegevens dient u altijd op de factuur te vermelden:

De adresgegevens van uw onderneming
Naam en adres van uw klant
Uw btw-identificatienummer
Uw KVK-nummer
De factuurdatum en het factuurnummer
De datum van levering
Een omschrijving en kwantificering van de goederen of diensten die u levert
De totale kosten en het totale btw-bedrag
De betalingstermijn

Betalingstermijn

Wat vaak gebeurt bij facturen die niet op tijd betaald worden, is een misverstand over de betalingstermijn. De klant is dit geval van mening dat hij nog niet hoeft te betalen, omdat hij vindt dat de betalingstermijn op de factuur niet correct is. In uw ogen klopt de betalingstermijn die u op de factuur heeft vermeld echter wel. En omdat deze nu verstreken is, is de klant te laat.

Dit soort situaties zijn vervelend, maar lossen zich gelukkig vanzelf op, simpelweg omdat de datum waarop de klant meent te moeten betalen zichzelf automatisch zal aandienen. Om vervelende misverstanden zoals dit te voorkomen, is het wel goed om te weten wat de regels zijn met betrekking tot betalingstermijnen. Als u verkoopt aan consumenten, dan mag u zelf een betalingstermijn bepalen. Deze moet wel redelijk zijn en daarom is tussen de 14 en 30 dagen gangbaar. Levert u aan bedrijven of overheidsorganisaties? Dan gelden de volgende regels:

De klant dient zich te houden aan de vooraf overeengekomen betalingstermijn.
Heeft u geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de betalingstermijn 30 dagen. Dit is dus ook geval wanneer u van tevoren geen termijn heeft afgesproken en u een andere termijn op de factuur vermeldt.
Alle bedrijven moeten facturen uiterlijk binnen 60 dagen betalen, tenzij anders overeengekomen in het contract.
Overheden moeten in vrijwel alle gevallen binnen 30 dagen een factuur betalen, volgens de algemene inkoop- en leveringsvoorwaarden van de Rijksoverheid.

Stap 2: Stuur een vriendelijke herinnering bij een onbetaalde factuur

Heeft u uw debiteur een goede factuur gestuurd, waarop alle nodige gegevens correct en duidelijk zijn vermeld? Maar heeft u, ondanks dat de deadline voor betaling is verstreken, uw geld nog niet ontvangen? Dan is dit het moment om een eerste betalingsherinnering te sturen.

De kans is groot dat de factuur om wat voor reden dan ook aan de aandacht van uw klant is ontsnapt. Door een herinnering te sturen brengt u uw factuur weer onder de aandacht en wordt de factuur waarschijnlijk alsnog direct betaald.

Hoe stuur ik een eerste betalingsherinnering?

Bedenk dat het gaat om een vriendelijke herinnering. Negen van de tien keer gaat het namelijk om een onschuldige vergissing of kruisen uw herinnering en de betaling elkaar. Houd de toon van de mail of brief daarom zakelijk en vriendelijk. Ook adviseren we om geen extra kosten te rekenen, hoewel u hier strikt genomen wel recht op heeft. Dit omdat deze extra kosten in het niet zullen vallen met de waarde van uw klant, en u die niet wilt verliezen. Ook raden we aan om in de betalingsherinnering nog geen melding te maken van eventuele vervolgstappen die u zou moeten nemen als de betaling uitblijft. Vermeld wel duidelijk het aantal dagen waarbinnen u verwacht dat er betaald wordt. Zeven dagen is hier gangbaar. Meer weten over het sturen van een betalingsherinnering? Lees dan ook eens dit speciale artikel.

Voorbeeld vriendelijke herinnering per mail

Om uw klant te herinneren aan de factuur die nog openstaat, kunt u een korte mail sturen. Gebruik zoals gezegd een professionele maar vriendelijke toon. Inspiratie nodig? Bekijk dan onderstaand voorbeeld van een herinneringsmail:

Geachte [naam klant],

Uit onze administratie is gebleken dat uw factuur met factuurnummer [factuurnummer] van € [factuurbedrag] nog niet is voldaan. Dit terwijl de betalingstermijn van 30 dagen inmiddels is verstreken.

Waarschijnlijk is onze factuur aan uw aandacht ontsnapt. Daarom wil ik u vriendelijk vragen binnen 7 dagen het openstaande bedrag van € [factuurbedrag] over te maken naar [IBAN-rekeningnummer], onder vermelding van het factuurnummer.

Een kopie van bovengenoemde factuur treft u in de bijlage.

Heeft u in de factuur inmiddels al betaald? Dan kunt u deze mail als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijk groet,

[Uw naam]

[Uw bedrijfsnaam]

Stap 3: Bel uw klant als betaling uitblijft

Heeft u binnen 7 dagen na het sturen van de herinnering uw geld nog niet ontvangen? Dan is het tijd om de telefoon te pakken en uw debiteur op te bellen. Het is begrijpelijk dat u in dit stadium al wat van uw geduld aan het verliezen bent, maar toch raden we u aan om ook in dit gesprek professioneel en vriendelijk te blijven. De kans is nog steeds aanwezig dat de debiteur de factuur simpelweg gemist heeft, bijvoorbeeld door technische problemen met de mailaccount of iets dergelijks.

Door vriendelijk te blijven vergroot u de kans op een vlotte betaling. Noem dus ook hier nog geen extra kosten of vervolgstappen die u gaat nemen als de betaling uitblijft. Vraag gewoon netjes waarom de factuur nog niet betaald is en maak duidelijk dat u uw geld graag zo snel mogelijk ontvangt. Gangbaar is ook om hier binnen 7 dagen af te spreken.

Tip: gun uitstel of tref een betalingsregeling

Een veelvoorkomende reden waarom een klant niet betaald, is simpelweg dat de klant niet kan betalen. Dit noemen we betalingsonmacht. Wanneer deze betalingsonmacht van tijdelijke aard is, kunt u uw debiteur eventueel tegemoet komen en uitstel of een betalingsregeling voorstellen. Vraagt u tijdens het gesprek waarom de klant nog niet betaald heeft en geeft deze dan bijvoorbeeld aan dat hij op dit moment geen geld heeft, maar binnen twee weken geld van de bank zal ontvangen? Dan kunt u het erop wagen en twee weken uitstel gunnen, of vragen of hij nu alvast een deel kan betalen, en dan de rest van het bedrag over twee weken. Dit zal gezien worden als een royaal gebaar en kan daardoor de klantrelatie zelfs verder versterken.

Zorg wel dat u de gemaakte telefonische afspraken schriftelijk vastlegt (sms en mail is ook rechtsgeldig). Verder raden we aan dit soort afspraken alleen te maken met klanten die u vertrouwt. Als u om wat voor reden dan ook een slecht voorgevoel heeft, kunt u beter geen tijd verspillen en zo snel mogelijk overgaan naar stap 4 of 5.

Stap 4: Stuur eventueel zelf een aanmaning (optioneel)

Betaalt uw klant zelfs na uw telefoontje nog steeds de rekening niet? Of krijgt u uw klant telefonisch niet te pakken? Dan wordt het hoogtijd de druk vriendelijke wat op te voeren. Dit doet u door een aanmaning te sturen (wordt ook wel tweede betalingsherinnering genoemd) of deze te laten sturen door een incassobureau (ga direct door naar stap 5). De toon en inhoud van dit bericht mag gelijk zijn aan die van de eerste betaalherinnering. Maar dan wel met de toevoeging dat u genoodzaakt bent verdere stappen te nemen als er niet wordt betaald, en dat de kosten van deze stappen bij het openstaande bedrag zullen worden opgeteld. Deze aanmaning kunt u per mail sturen, maar we raden aan om deze aangetekend per briefpost te verzenden. Dit maakt meer indruk en zo bent u er zeker van dat de geadresseerde de brief ontvangt.

Stap 5: Gratis pré-incasso door incassobureau bij openstaande facturen

Stuurt u liever zelf geen aanmaning en schakelt u liever zo snel mogelijk een incassobureau in? Of blijft de betaling ook na het verstrijken van de in uw aanmaning vermelde termijn uit? Dan kunt u gratis een pré-incasso brief laten versturen door Bill Incasso. De pré-incassobrief voldoet aan alle wettelijke eisen en is gratis voor zowel uzelf als voor uw debiteur. Hij maakt dus nog geen deel uit van het daadwerkelijke incassotraject. Het is een vriendelijke laatste aanmaning, die qua inhoud gelijk is aan de aanmaning die u zelf stuurt, dus met vermelding van vervolgstappen als de betaling uitblijft. Het verschil is alleen dat onze brief altijd per post wordt verzonden en gedrukt wordt op het briefpapier van Bill Incasso.

Het ontvangen van een brief op het briefpapier van een incassobureau zal even schrikken zijn voor uw debiteur, en laat zien dat het u menens is. Omdat deze echter nog kosteloos de gelegenheid heeft de achterstallige betaling in orde te maken, loopt uw relatie met de debiteur geen schade op. Daarom is een pre-incasso een zeer effectief en bovendien gratis laatste middel.

Stap 6: Minnelijk incassotraject als klant nog steeds niet betaalt

Ontvangt u 7 of 14 dagen na uw laatste aanmaning of na de pre-incasso van Bill Incasso nog steeds uw geld niet? Dan zit er niks anders meer op dan het starten van een minnelijk incassotraject. Dit is de eerste stap in het incassotraject en doorgaans is het niet nodig nadien nog verdere stappen te nemen. De kosten van dit traject zijn voor rekening van de debiteur. Voor u is het dus kosteloos, omdat wij werken volgens het principe no cure, no pay.

Samen met uw debiteur proberen we tot een oplossing te komen om ervoor te zorgen dat deze alsnog betaalt. Na het aanmaken van uw dossier wordt u door ons geheel ontzorgd. Wij nemen het dossier van u over en u krijgt een vaste behandelaar aangewezen. Via brief e-mail en telefoon nemen wij herhaaldelijk contact op tot de debiteur betaalt of we een andere oplossing hebben gevonden. We bereiden tevens de juridische documentatie voor, zodat we direct klaar zijn voor vervolgstappen, mocht dit uiteindelijk toch nodig zijn. Wordt er betaald? Dan krijgt u het geld binnen 5 dagen op uw rekening gestort en betaalt uw klant de incassokosten. Betaalt de klant niet? Dan betaalt u niets en is het mogelijk een gerechtelijke incassoprocedure te starten.

Stap 7: Gerechtelijke incasso als ultieme oplossing bij uitblijven betaling

Biedt het minnelijke incassotraject niet de gewenste resultaten? Dan heeft u nog de mogelijkheid over te gaan tot een gerechtelijke incassoprocedure. In dit geval wordt uw vordering voorgelegd aan de kantonrechter. Wij proberen deze procedure altijd te vermijden, omdat niemand er eigenlijk beter van wordt. Maar soms zijn er simpelweg geen andere manieren om uw geld te krijgen. Ook tijdens dit traject nemen we bij Bill Incasso u al het werk uit handen, van het opstellen en het uw debiteur aanbieden van de dagvaarding tot vertegenwoordiging tijdens de rechtszaak.

Bedenk dat gerechtelijke incasso aanzienlijke kosten met zich mee kan brengen. Deze zijn uiteraard voor rekening van uw debiteur (in het geval u in het gelijk wordt gesteld). Toch adviseren wij soms tegen het starten van deze procedure, omdat het veel gedoe kan opleveren, met name wanneer een debiteur eenvoudigweg niet kán betalen of als de kosten niet in verhouding staan met het te innen bedrag.

Heeft de rechter uitspraak gedaan en bent u als schuldeiser in het gelijk gesteld? Dan moet de debiteur betalen. Doet deze dit ondanks het vonnis nog steeds niet? Dan is er nog één optie: de gerechtsdeurwaarder.

Meer weten over het starten van een gerechtelijke incassoprocedure bij Bill Incasso en waar u rekening mee dient te houden? Lees er dan hier alles over.

Stap 8: Gerechtsdeurwaarder

Wanneer de rechter uitspraak heeft gedaan en heeft bepaald dat uw debiteur tot betaling dient over te gaan, kan het gebeuren dat er alsnog niet betaald wordt. In dit geval kunnen we als ultieme stap een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Als enige in Nederland is een gerechtsdeurwaarder bevoegd om beslag te leggen op bezittingen, banktegoeden, lonen of andere inkomsten. Ook met het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder kunnen wij u helpen, omdat wij beschikken over een landelijk netwerk van deurwaarders, waar wij goede (tarief-)afspraken mee hebben gemaakt.

Vanzelfsprekend is het inschakelen van een deurwaarder niet niks en kan het leiden tot langdurige en slepende procedures. Ook zijn de kosten aanzienlijk. Voordat wij deze procedures starten zullen wij daarom altijd eerst alle voorgaande stappen zo goed mogelijk uitvoeren en vervolgens analyseren of de kosten voor u opwegen tegen de baten. Het is namelijk nooit gegarandeerd dat de debiteur uiteindelijk toch betaalt. Want wat deze niet heeft, kan ook niet aan u verleend worden.

Tips als factuur niet betaald wordt

Uiteindelijk is er altijd een kans dat, ondanks al uw inspanningen (en die van het incassobureau), de factuur uiteindelijk niet betaald wordt. Zo kan het gebeuren dat het factuurbedrag niet opweegt tegen de kosten die een incassotraject met zich meebrengt, dat de debiteur nooit zal kunnen betalen of dat u het als ZZP’er of Mkb’er simpelweg allemaal te veel gedoe vindt. In dat geval zijn er nog enkele andere dingen die u kunt doen en dingen waar u rekening mee dient te houden.

Oninbare btw terugvragen

Zoals waarschijnlijk bekend, dient u de btw die u berekent aan uw klanten aan te geven en aan het eind van het kwartaal betalen. Hiertoe bent u ook verplicht wanneer een klant de factuur niet (op tijd) betaalt. Wanneer uiteindelijk blijkt dat de factuur niet betaald zal worden, dan noemen we dit een oninbare vordering. De btw die u in rekening heeft gebracht wordt hierdoor ook oninbaar, en die kunt u dan terugvragen. Op deze pagina van de Belastingdienst leest u meer over deze regeling en hoe u oninbare btw terugvraagt.

Overige juridische middelen

Heeft u uw debiteur goederen of producten geleverd? En zijn deze (nog) niet betaald? Dan kan het interessant zijn om in plaats van te focussen op het alsnog betaald krijgen van de factuur, juist deze goederen of producten terug te halen. De wet biedt hiervoor twee mogelijkheden:

Eigendomsvoorbehoud. Een eigendomsvoorbehoud kunt u zowel in het contract met de afnemer als in uw algemene voorwaarden opnemen. Bij een levering onder eigendomsvoorbehoud blijft u eigenaar van het verkochte product zolang de overeengekomen koopprijs niet wordt voldaan. In het geval van te laten betaling kunt u hiermee dus uw producten terugvorderen. Bijkomende kosten voor bijvoorbeeld montage en installatie kunt u met deze wet ook vorderen. Onder meer in de bouw en in groothandels wordt hier vaak gebruik van gemaakt.
Recht van reclame. Geen eigendomsvoorbehoud opgenomen in het contract of algemene voorwaarden? Dan kunt u gebruikmaken van het recht van reclame (of reclamerecht) om uw producten terug te halen. Overige gemaakt kosten kunt u met het reclamerecht niet terugvorderen.

Let op de verjaring van de factuur

Houd er rekening mee dat iedere factuur een zogenaamde verjaringstermijn heeft. Dat wil zeggen dat een klant niet meer hoeft te betalen als de betalingstermijn verjaard is. Deze termijn begint opnieuw wanneer u tussentijds een herinnering stuurt of dit laat doen door een incassobureau. Voor consumenten verjaren facturen na twee jaar, met uitzondering van diensten en reizen. Hiervoor is de verjaringstermijn vijf jaar. Voor zakelijke klanten geldt ook een verjaringstermijn van vijf jaar.

Risico’s van wanbetalers verkleinen

Het risico op wanbetalers is nooit geheel af te dekken, maar u kunt het risico wel verkleinen. Ook is het mogelijk om de bedrijfsrisico’s die u loopt als gevolg van een niet-betalende debiteur te verkleinen. Dit kan onder meer op de volgende manieren:

Door het afsluiten van een kredietverzekering.
Door een rechtsbijstandsverzekering af te sluiten.
Door gebruik te maken van algemene voorwaarden.
Door vooraf de financiële situatie van uw klanten te checken.
Door gebruik te maken van factoring.

VIDEO - Betaalt uw debiteur alsnog niet? Zo gaan wij voor u te werk.

Heeft u er alles aan gedaan maar betaalt uw debiteur nog steeds niet? Wacht dan vooral niet te lang om vervolgactie te nemen. Dien uw openstaande vordering online bij ons in. Het is gemakkelijk en we ondernemen nog dezelfde werkdag actie. In onderstaande video kunt u zien hoe wij te werk gaan.

Bill Incasso regelt alles voor u van A tot Z – No cure, no pay

Heeft u te maken met een klant die de factuur niet betaalt? Ook niet na het sturen van een vriendelijke herinnering en vriendelijke telefonisch contact? Schakel dan de experts van Bill Incasso in. Sinds 2003 helpen wij ZZP’ers, Mkb’ers en grote organisaties met het innen van openstaande facturen. Wij werken door heel Nederland. Dus of uw factuur niet betaald wordt in een grote stad als Rotterdam of Amsterdam, of in een dorpje in Drenthe of Zeeland: wij helpen u graag.

Wij zorgen er op een persoonlijke manier voor dat uw klant zo snel mogelijk betaalt, en ontzorgen u daarbij volledig. Start direct uw incassotraject op basis van no cure, no pay.