Debiteurenbeheer, zelf doen of uitbesteden?

Zo pak je het aan en welke actie onderneem je als er alsnog niet betaald wordt.


Gratis uw laatste aanmaning door ons laten versturen?

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het proces van je facturatie tot aan incasso en alles wat er tussenin gebeurd. Een goed debiteurenbeheer is belangrijk omdat het een goede cashflow bevorderd. Je kunt uiteraard veel proberen te verkopen maar als je debiteuren vervolgens niet betalen dan schiet het niet op.


Het verschil tussen debiteuren en crediteren.

Debiteuren zijn klanten die nog iets moeten betalen (aan crediteuren). Crediteuren zijn opdrachtgevers die nog iets moeten ontvangen (van debiteuren)


Waar bestaat debiteurenbeheer uit?

Debiteurenbeheer kan je op alle manieren invullen hoe jij dat verstandig acht. Sommige ondernemers besteden het uit maar de meeste ondernemers zullen het zelf doen. Het hoeft ook niet moeilijk te zijn. Uitbesteden kan maar je kan het ook makkelijk zelf.

1 - De factuur

Het debiteurenbeheer begint uiteraard met het opstellen van een factuur. Een factuur moet je binnen een redelijke termijn nadat je iets verkocht hebt of je dienst hebt geleverd, versturen naar je debiteur. Dat kan per post maar tegenwoordig gebeurt het uiteraard voornameljik via e-mail.

Op je factuur moet je zetten wat er geleverd is. Verder moeten er nog een aantal zaken op je factuur vermeld staan; een factuur- nummer en datum, je (bedrijfs)naam en adres maar ook je btw nummer moet vermeld worden. Dit is overigens wettelijk bepaald.

Het is aan te raden een redelijke betalingstermijn op je factuur te vermelden. Vermeld je geen betalingstermijn? Dan geld automatisch de wettelijke betalingstermijn van 14 dagen. In beginsel geld jouw betalingstermijn. Als de debiteur een andere betalingstermijn wil hanteren dan zal dit schriftelijk vastgelegd moeten worden.

2 - Geschillen

Ook geschillen horen bij je debiteurenbeheer. Een debiteur die niet tevreden is, zal immers niet gaan betalen. Zorg er daarom voor dat als je debiteur een klacht heeft deze zo snel mogelijk opgelost wordt.

Ook is het belangrijk om alles vast te leggen zodat je later kunt aantonen wat er allemaal is gedaan. Meestal wordt er op een factuur of in de algemene voorwarden vermeld binnen welke termijn er gereclameerd kan worden door de debiteur. Wordt er niets vermeld? Ook dan geld weer de wettelijke termijn van 1 maand.

geschil met debiteur

3 - Administratie

Verkopen en je debiteur een factuur sturen is 1 ding. Maar vervolgens is het ook van belang dat je de factuur vastlegt, als dat al niet automatisch in je boekhoudprogramma is gebeurd. En uiteraard moet je administreren welke betalingen je ontvangt om zo vast te kunnen stellen welke factuur is betaald en welke nog niet.

Zorg er voor dat je dit op regelmatige basis doet zodat een onbetaalde factuur nooit te lang onopgemerkt blijven in je debiteurenbeheer proces.

4 - Opvolging niet betaalde factuur

Komt er dan uit je administratie naar voren dat er een factuur niet betaald is, wacht dan niet te lang met je debiteur te benaderen. De reden dat een factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn betaald wordt, kunnen legio zijn;

  • Je debiteur heeft de factuur niet ontvangen.
  • Debiteur is het ergens niet meer eens maar heeft dit nog niet gemeld.
  • De factuur is wel ontvangen maar debiteur heeft een slechte betalingsmoraal, hij neemt het niet zo nauw met je betalingstermijn.
  • Je debiteur denkt dat hij een andere betalingstermijn kan hanteren.
  • Er zijn betalingsproblemen.
  • Etc.

Met een goed debiteurenbeheer zul je sneller achter niet betaalde facturen aangaan. Als er een factuur in de spambox terecht gekomen is of je klant was het ‘even vergeten’ dan kan dit snel opgelost worden. Je klant merkt dat je er actief achter aan zit en zal jouw factuur dan niet zo snel terzijde schuiven. Ook voor in de toekomst is dit nuttig. Als je je klant op deze manier ‘opvoedt’ dan zal dit zijn betalingsgedrag ten goede komen.

debiteurenbeheer

5 - Herinnering – bellen, e-mail of per post?

Als je tijdens het debiteurenbeheer geconstateerd hebt dat een post onbetaald blijft, zal je actie moeten ondernemen. Van te voren heb je vastgesteld op welke termijn je dat doet. Misschien direct na de vervaldatum van de factuur, 7 dagen er na of misschien pas 14 dagen daarna. Direct erna is misschien wat snel, je zult veel onnodig werk hebben omdat veel ondernemers tot de vervaldatum van de factuur wachten om te betalen. Veel betalingen zullen je acties kruisen, wacht er dus minimaal 7 dagen mee om actie te ondernemen.


Op je herinnering moeten de gegevens van de betreffende factuur vermeld staan. Ook moet er uiteraard op staan dat het om een herinnering gaat. Vermeld duidelijk binnen hoeveel dagen je klant alsnog moet betalen. Een eerste herinnering blijft doorgaans altijd vriendelijk van toon. Je klant kan het immers oprecht vergeten zijn, er hoeft nog geen sprake te zijn van opzet.


Sommige ondernemers kiezen in hun debiteurenbeheer om eerst te bellen in plaats van een herinnering per post of e-mail te versturen. Dat is een keuze en dit hangt ook een beetje af hoe je relatie tot je klanten is.

Verder staat het je vrij om een herinnering per e-mail of per post te sturen. Wij raden wel altijd aan om minimaal 1 herinnering per reguliere post te versturen.

6 - Aanmaning?

Moet je ook een aanmaning sturen? Maar wat is een aanmaning eigenlijk? Wettelijk gezien is hierover helemaal niets geregeld. Een herinnering en een aanmaning zijn dus eigenlijk gelijk.

7 - Hoeveel keer herinneren?

Hierin is de wetgever wel duidelijk(er). Zakelijke debiteuren zijn juridisch gezien direct ingebreke, en dus ook rente en kosten verschuldigd, op het moment dat de vervaldatum van de factuur overschreden wordt. Uiteraard sturen de meeste ondernemers altijd wel minimaal 1 herinnering naar hun klanten.

Is je klant een consument (particulier) dan wordt het een ander verhaald. Wettelijk gezien is het sinds de invoering van de wet incassokosten een verplichting om een dergelijke klant een kosteloze laatste herinnering te sturen met een betalingstermijn van 14 dagen. Daarnaast moet er ook vermeld worden hoeveel de incassokosten precies zijn als er niet alsnog betaald wordt.

Houdt in je debiteurenbeheer hiermee dus rekening.

wat is het juiste tijdstip

8 - Uit handen geven

Wordt er ondanks al je inspanningen mbt debiteurenbeheer alsnog niet betaald, geef je vordering dan uit handen aan een incassobureau. Wacht er niet te lang mee. Hoe ouder je factuur wordt, hoe moeilijker het ook voor het incassobureau wordt om je niet betaalde factuur alsnog te incasseren.

De pre incasso van Bill; een laatste kosteloze aanmaning naar je debiteur.

Maak een account aan en dien je openstaande factuur in en kies voor ‘pre incasso’. Wij sturen dan nog een laatste kosteloze aanmaning naar je debiteur.

Ontvang je een betaling binnen de gestelde betalingstermijn? Dan meld je dit online en het dossier wordt zonder kosten voor jou en zonder kosten voor je debiteur gesloten. Ontvang je niks? Dan hoef je ook niets te doen, je dossier rolt dan automatisch door in een incassoprocedure.

De pre incasso van Bill wordt door veel ondernemers als sluitstuk in hun debiteurenbeheer proces opgenomen.

Zo werkt onze gratis Pre Incasso

  • Maak een online account aan.
  • Log in met de door u gekozen inloggegevens en voer debiteur (klant)gegevens in. Voer vervolgens de factuur in, kies voor 'Pre Incasso'.
  • Bill Incasso gaat nog dezelfde dag met uw dossier aan de slag.
  • Wij versturen op ons briefpapier een kosteloze laatste aanmaning naar uw klant.
  • Wordt uw factuur alsnog betaald? Dan meld u dit via onze online portal. Het dossier wordt dan kosteloos gesloten. Geen kosten voor u èn geen kosten voor uw klant.
  • Niet betaald? Dan hoeft u ook niets te doen. Het dossier rolt dan automatisch door in een incassoprocedure.

snel en gratis pre incasso indienen

Bill Incasso bestaat al sinds 2003!