Onbetaalde facturen zijn een van de grootste bedreigingen voor ondernemers. Ze verstoren uw cashflow, kosten tijd en energie, en kunnen zelfs uw bedrijf in gevaar brengen. Het goede nieuws: veel betalingsproblemen zijn te voorkomen. In dit artikel delen we 10 concrete tips om het risico op wanbetalers te verkleinen.

Waarom preventie beter is dan genezen

Uit onze 20+ jaar ervaring als incassobureau weten we: de beste incasso is de incasso die je niet hoeft te doen. Door vooraf de juiste stappen te zetten, voorkomt u de meeste betalingsproblemen. Dat scheelt u niet alleen geld, maar ook zorgen en gefrustreerde klantrelaties.

De meeste klanten die te laat betalen zijn geen opzettelijke wanbetalers. Vaak gaat het om misverstanden over betaaltermijnen, administratieve fouten of tijdelijke financiële problemen. Door hierop in te spelen, verhoogt u uw kans op tijdige betaling aanzienlijk.

1. Stel waterdichte algemene voorwaarden op

Algemene voorwaarden zijn uw juridische vangnet. Hierin legt u vast wanneer betaald moet worden, wat er gebeurt bij te late betaling en welke kosten u mag rekenen. Goed opgestelde voorwaarden geven u een sterke positie als het misgaat.

Wat hoort erin?

• Een duidelijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen na factuurdatum)
• De hoogte van de wettelijke rente bij te late betaling
• Vermelding dat incassokosten verhaald worden op de klant
• Een eigendomsvoorbehoud (u blijft eigenaar tot alles is betaald)

Belangrijk: Laat uw voorwaarden opstellen of checken door een jurist. Ze moeten voldoen aan alle wettelijke eisen, anders zijn ze mogelijk ongeldig. Zorg ook dat uw klant de voorwaarden vóór de opdracht accepteert, bijvoorbeeld door de offerte te laten ondertekenen. Meer weten over het opstellen van waterdichte betalingsvoorwaarden?

2. Maak heldere afspraken vooraf

Misverstanden over wat er geleverd wordt en wat het kost, zijn een veelvoorkomende reden voor betalingsproblemen. Voorkom dit door alles vooraf glashelder vast te leggen.

Leg het volgende vast:

• Wat levert u precies (specificatie van producten/diensten)
• Wat zijn de kosten inclusief btw
• Wat is de betalingstermijn
• Hoe moet betaald worden (bankoverschrijving, automatische incasso)
• Wanneer factureert u (bij oplevering, in termijnen)

Doe dit in uw offerte of contract. Hoe specifieker u bent, hoe kleiner de kans op discussie achteraf. En laat uw klant tekenen voor akkoord. Zo heeft u zwart op wit dat de afspraken duidelijk waren.

3. Check de kredietwaardigheid van nieuwe klanten

Bij grote opdrachten of nieuwe zakelijke klanten is het verstandig om vooraf de financiële gezondheid te checken. Zo voorkomt u dat u tijd en geld steekt in een klant die überhaupt niet kan betalen.

Hoe doet u dat?

Gratis checks:

• Google de bedrijfsnaam gecombineerd met woorden als “faillissement”, “fraude” of “klachten”
• Raadpleeg het Centraal Insolventieregister op rechtspraak.nl
• Check of de jaarrekening tijdig is ingediend bij de KvK (verouderde cijfers kunnen wijzen op problemen)
• Vraag rond in uw netwerk of andere ondernemers ervaring hebben met deze klant

Betaalde checks:

• Vraag een uittreksel op bij de Kamer van Koophandel (vanaf €2,30)
• Gebruik kredietinformatiebureaus zoals Graydon, Creditsafe of Dun & Bradstreet voor een volledig kredietrapport

Bij particulieren is een kredietcheck niet mogelijk (tenzij u een financiële instelling bent). Daarom is vooruitbetaling of betaling bij levering bij particulieren zo gebruikelijk.

4. Factureer snel en correct

Hoe sneller u factureert, hoe sneller u betaald krijgt. Ideaal is om nog dezelfde dag te factureren na levering of oplevering. Elke dag dat u wacht, is een gemiste kans.

Zorg voor correcte facturen:

• Juiste bedrijfsnaam en adresgegevens klant
• Duidelijke omschrijving van wat u gefactureerd heeft
• Correcte btw-berekening
• Uw eigen IBAN-nummer goed leesbaar
• De betalingstermijn expliciet vermeld
• Verwijzing naar uw algemene voorwaarden

Controleer uw facturen dubbel voordat u ze verstuurt. Fouten in facturen zijn een veelgenoemde reden voor te late betalingen, klanten kunnen dan namelijk de factuur niet inlezen in hun boekhoudsysteem of hebben een excuus om niet te betalen.

5. Hanteer realistische maar korte betalingstermijnen

De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen. Maar u mag zelf een kortere termijn hanteren, bijvoorbeeld 14 of 21 dagen. Hoe korter de termijn, hoe sneller uw geld binnen is.

Let wel op:

• Wees consistent: zet de termijn in uw algemene voorwaarden, offerte én factuur
• Houd rekening met de sector (in sommige branches is 30 dagen de norm)
• Voor particulieren gelden strengere regels – wees hier voorzichtig met extreem korte termijnen

Bij grote projecten kunt u ook werken met termijnbetalingen: een aanbetaling bij start, tussentijdse betalingen bij mijlpalen, en een slotbetaling na oplevering. Zo houdt u het financiële risico beperkt.

6. Vraag bij grote opdrachten om vooruitbetaling of een aanbetaling

Bij omvangrijke opdrachten waarbij u zelf ook kosten moet maken, is het verstandig om (gedeeltelijke) vooruitbetaling te vragen. Zo verkleint u uw financiële risico en hebt u werkkapitaal om de opdracht uit te voeren.

Opties:

• Volledige vooruitbetaling (vooral gebruikelijk bij particulieren)
• Een aanbetaling van 30-50% bij start
• Betaling in termijnen gekoppeld aan mijlpalen

Voor consumenten geldt een wettelijke grens: de aanbetaling mag maximaal 50% van de koopprijs zijn. Voor zakelijke klanten mag u zelf bepalen welk percentage u vraagt.

Een andere optie: bied een kleine korting aan voor klanten die vooruit betalen. Dit stimuleert snelle betaling en verbetert uw cashflow.

7. Zorg voor strak debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer betekent: goed bijhouden wie u wat verschuldigd is, en snel actie ondernemen bij te late betaling. Hoe strakker u dit organiseert, hoe minder openstaande facturen u heeft.

Praktische tips:

• Plan wekelijks tijd in om uw openstaande facturen te controleren
• Gebruik boekhoudprogramma’s die automatisch overzichten genereren
• Stel automatische betalingsherinneringen in voor facturen die de vervaldatum naderen
• Noteer in uw CRM-systeem welke klanten structureel te laat betalen

Als een klant altijd netjes binnen de termijn betaalt, maar plotseling te laat is, kan dit een signaal zijn van financiële problemen. Neem dan contact op. Vaak lost een persoonlijk gesprek veel op.

8. Reageer direct bij te late betaling

De grootste fout die ondernemers maken: te lang wachten met actie ondernemen. Hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans dat u nog betaald krijgt. En hoe hoger de achterstand kan oplopen.

Effectief stappenplan:

• Dag 1 na vervaldatum: Stuur een vriendelijke betalingsherinnering (misschien is het een vergissing)
• Dag 7: Bel uw klant als er nog geen betaling is – vraag of alles goed is en of de factuur ontvangen is
• Dag 14: Stuur een tweede, wat formelere herinnering
• Dag 21: Stuur een laatste aanmaning met de melding dat u anders een incassobureau inschakelt
• Dag 30: Schakel een incassobureau in als er nog steeds niet betaald is

Wees consequent in uw aanpak. Als u één klant veel tijd geeft, zullen andere klanten dit merken en ook later gaan betalen.

9. Blijf professioneel en vriendelijk

Ook als u gefrustreerd bent over een te late betaling: blijf altijd professioneel en vriendelijk. Een boze of beschuldigende toon levert zelden op en kan uw klantrelatie onnodig beschadigen. Lees ook waarom u beter niet kwaad achter uw geld aan kunt gaan.

Effectieve communicatie:

• Neem aan dat het een vergissing of misverstand is
• Vraag of er een reden is voor de te late betaling
• Toon begrip als er tijdelijke financiële problemen zijn
• Bied waar mogelijk een betalingsregeling aan (altijd in overleg)

Uit onze ervaring weten we: veel klanten waarderen juist een menselijke, begripvolle aanpak. Dit vergroot de kans dat ze alsnog betalen en klant blijven.

10. Overweeg aanvullende zekerheid bij risicovolle opdrachten

Als u twijfelt aan de kredietwaardigheid van een klant, maar de opdracht toch wilt aannemen, zijn er extra maatregelen die u kunt nemen.

Juridische mogelijkheden:

• Eigendomsvoorbehoud: U blijft eigenaar van het geleverde product totdat alles is betaald (neem dit op in uw algemene voorwaarden)
• Pandrecht of hypotheek: Bij zeer grote opdrachten kunt u zekerheid vragen op bezittingen van de klant
• Bankgarantie: De bank staat garant voor betaling (wel kostbaar)

Financiële oplossingen:

• Kredietverzekering: Verzeker uzelf tegen het risico van wanbetaling (vooral interessant bij structurele omzet met veel klanten)
• Factoring: Verkoop uw facturen aan een factoringmaatschappij, die binnen 24 uur betaalt en het debiteurenrisico overneemt

Deze opties brengen wel kosten met zich mee, maar kunnen zinvol zijn bij grote bedragen of risicovolle situaties. Op Ondernemersplein.kvk.nl vindt u meer informatie over deze mogelijkheden.

Wat als het toch misgaat?

Zelfs met alle voorzorgsmaatregelen kunt u te maken krijgen met een klant die niet betaalt. In dat geval is het verstandig om snel een incassobureau in te schakelen.

Bij Bill Incasso werken we op basis van no cure, no pay bij minnelijke incasso. Dat betekent: geen resultaat, geen kosten voor u. We behandelen uw debiteur altijd correct en professioneel, zodat u waar mogelijk de klantrelatie behoudt.

Wilt u eerst zelf een kosteloze laatste aanmaning sturen? Gebruik dan onze pre-incasso service. Deze voldoet aan alle wettelijke eisen en geeft uw klant nog één laatste kans om zonder extra kosten te betalen.

Conclusie: voorkomen is beter dan genezen

Het voorkomen van wanbetalers begint bij goede voorbereiding. Waterdichte algemene voorwaarden, heldere afspraken, snelle facturering en strak debiteurenbeheer zijn uw beste wapens tegen te late betalingen.

Investeer tijd in deze preventieve maatregelen. Het scheelt u later veel kopzorgen en geld. En mocht het toch misgaan? Dan staan wij voor u klaar.

Heeft u vragen over het voorkomen van wanbetalers of wilt u advies over uw specifieke situatie? Neem gerust contact met ons op.