Klant wil meerwerk niet betalen, wat nu?

Wie in een restaurant na het hoofdgerecht nog een dessert neemt, zal er niet vreemd van opkijken als deze ook op de factuur staat. Extra producten en extra werk moeten immers betaald worden. In veel sectoren, zoals de bouw en de commerciële dienstverlening, is het echter niet vanzelfsprekend dat meerwerk altijd betaald wordt. Hier ontstaat dan ook regelmatig onenigheid over, en niet zelden schakelen mensen ons incassobureau in omdat een klant meerwerk niet wil betalen. In de meeste gevallen kunnen wij helpen, maar soms ook niet, omdat hier geen goede afspraken over zijn gemaakt. Hoe zit dit nu precies? Wanneer moeten klanten meerwerk betalen en wat kunt u doen als een klant dat niet wil?

In welke gevallen spreken we van meerwerk?

Allereerst is het goed om de definitie van meerwerk helder te hebben. Meerwerk houdt simpelweg het extra werk of product in dat u als ondernemer levert, bovenop de werkzaamheden en leveringen die zijn overeengekomen bij het aannemen van het werk. Meerwerk ontstaat in de meeste gevallen tijdens het uitvoeren van de opdracht of de werkzaamheden. Dit kan zijn omdat de opdrachtgever extra wensen heeft, maar ook onvoorziene omstandigheden kunnen een reden zijn voor meerwerk.

In principe gaat het bij meerwerk dus altijd om projecten en opdrachten waarvoor een vast tarief is afgesproken, vaak op basis van uren en inkoopkosten. Meerwerk komt het vaakst voor in de bouw, omdat aannemers hier vaak te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden en aanpassingen van de opdracht. Maar ook als u bijvoorbeeld een online marketingbureau heeft of werkzaam bent als trouwfotograaf, kunt u te maken krijgen met meerwerk.

Voorbeelden meerwerk

1. Als schilder wordt u ingeschakeld om het buitenschilderwerk te verzorgen van een woning. Nu blijkt dat er ook een garagedeur geschilderd moet worden, waarover van te voren geen afspraken zijn gemaakt.
2. U bent schilder en er blijkt houtrot te zitten in één van de kozijnen, wat eerst hersteld moet worden.
3. U bent aannemer en verbouwt een badkamer met en heeft hier een vast aantal uren voor afgesproken. In de tussentijd is de klant echter van gedachten veranderd en wil toch een andere douchecabine, die niet alleen duurder is, maar ook meer werk om te installeren.
4. U verbouwt een badkamer en de prijzen van het sanitair zijn inmiddels 10% hoger dan toen de offerte is opgemaakt.
5. Als developer bouwt u een website voor een bouwbedrijf. In de offerte is niets omschreven over foto’s, maar die heeft u wel nodig. Daarom maakt u extra kosten voor de inhuur van een fotograaf.
6. Een fotograaf wordt gevraagd om trouwfoto’s te maken. Na levering wil het bruidspaar de foto’s toch liever met een ander filter afgedrukt krijgen.
7. U bouwt een brug en tijdens de bouw blijkt dat de bodem waarop de brug komt te staan niet de samenstelling heeft zoals de opdrachtgever heeft aangegeven bij het overeenkomen van de opdracht. U moet daarom de constructie van de brug aanpassen.

Moet meerwerk altijd betaald worden?

Meerwerk moet niet altijd betaald worden door de opdrachtgever. Sterker nog, wanneer hierover niets is overeengekomen met de klant, zal een rechter in veel gevallen besluiten dat de klant geen vordering hoeft te betaling voor het meerwerk. Vaak liggen dan ook onduidelijke afspraken en een soms zelfs onwetendheid over de situatie en de precieze opdracht aan de kant van de opdrachtnemer ten grondslag aan veel van dit soort zaken. In specifieke gevallen moet meerwerk echter wel betaald worden:

1. Wanneer de opdrachtgever (schriftelijk of mondeling) akkoord is gegaan met de verhoging van de prijs.
2. Wanneer de opdrachtgever redelijkerwijs een verhoging van de prijs moet verwachten.

In principe is het dus uw verantwoordelijkheid als opdrachtnemer om voor u het meerwerk uitvoert, de opdrachtgever te wijzen op de extra kosten die ermee gepaard gaan. Gaat de opdrachtgever hiermee akkoord? Dan kunt u de extra kosten vorderen en is de opdrachtgever verplicht uw vordering te betalen. Een schriftelijke bevestiging is hiervoor niet nodig, maar raden we wel aan. Mocht het tot een geschil komen, dan heeft u het bewijs immers zwart op wit.

In veel gevallen zal dit overigens ook in de aannemingsovereenkomst geregeld zijn: hierin neemt u op welke werk in de prijs is inbegrepen, en welk werk onder meerwerk wordt gerekend. Dus als dan een extra garagedeur geschilderd moet worden mag van de opdrachtgever verwacht worden dat hij begrijpt dat dit valt onder meerwerk, en dus extra kosten met zich meebrengt.

Meerwerk afgesproken en bedrag afgesproken

In het ideale geval heeft u als opdrachtnemer dus met uw klant afgesproken voor welk bedrag u het extra werk uitvoert. In dit soort gevallen is het ook heel simpel: u kunt uw klant een meerwerkfactuur sturen met daarop het overeengekomen bedrag, en de klant is verplicht deze te betalen. Doet hij dit niet? Dan kunt u een incassobureau inschakelen om uw geld te krijgen.

Meerwerk akkoord, maar geen prijs overeengekomen

Ook wanneer de klant is akkoord gegaan met het meerwerk en er geen exacte prijs is overeengekomen, is deze altijd verplicht te betalen. De vraag is nu uiteraard hoe hoog de meerwerkfactuur mag zijn. In dit geval biedt het concept van redelijk loon uitkomst. Hiervoor kan gekeken worden naar het gebruikelijke uurtarief en de inkoopkosten. Is één van deze twee onbekend? Dan kan uitgegaan worden van gemiddelde tarieven.

Dus stel dat u als aannemer een badkamer installeert, en de opdrachtgever besluit dat er een andere douchecabine in komt dan vooraf was overeengekomen. Deze nieuwe cabine is EUR 200 duurder en u heeft 3 uur meer werk nodig voor de installatie. Met een uurtarief van EUR 50 kunt u dan 200 + 3 x 50 = EUR 350 aan meerwerk in rekening brengen.

Meerwerk niet afgesproken

Heeft u uw klant niet gewezen op meerwerk en de kostenverhoging die hiermee gepaard gaat? Dan zal het in de meeste gevallen niet mogelijk zijn dit meerwerk in rekening te brengen. Hierop is zoals gezegd echter wel een uitzondering, en dat is wanneer de opdrachtgever zelf kan begrijpen dat zijn wensen zouden leiden tot extra kosten. Hier wordt het juridisch wel vrij complex, want het is dus van de kennis (en uw inzicht in de kennis) van de opdrachtgever afhankelijk wat redelijkerwijs verwacht kan worden van een opdrachtgever.

Een voorbeeld van wanneer een opdrachtgever zelf moet begrijpen dat er extra kosten ontstaan, is bijvoorbeeld wanneer u als onderaannemer werkt voor een aannemer en u werk uitvoert wat vooraf niet is afgesproken. Zo’n opdrachtgever is goed op de hoogte van wat werk kost en u mag dus verwachten dat hij begrijpt dat u de extra uren die u moet maken voor een klus in rekening brengt.

Of denk aan het geval wanneer u als loodgieter bij iemand bent voor het onderhoud van een cv-ketel en u wordt ook gevraagd het ventilatiesysteem te onderhouden. Iedereen begrijpt dat u dit extra werk niet voor niets doet.

Wat als ik geen schriftelijke afspraken heb gemaakt?

Heeft u wel mondelinge, maar geen schriftelijke afspraken gemaakt over het meerwerk? En heeft u te maken met een klant die het meerwerk ondanks deze afspraken niet wil betalen? Afspraak is afspraak, dus ook een mondeling afspraak is gewoon geldig. Probleem in dit soort gevallen is vaak de bewijsbaarheid van de afspraak, maar vaak is ook een mondelinge afspraak vrij eenvoudig te bewijzen tijdens een rechtszaak door te kijken naar gedragingen. Een debiteur die bijvoorbeeld opvoert dat hij niet op de hoogte was van de afspraak om extra schilderwerk te laten uitvoeren, maar tijdens de werkzaamheden wel gewoon thuis was en zelfs koffie heeft gezet voor de schilders, valt gauw door de mand.

Wanneer kan ik meerwerk vorderen?

Meerwerk kunt u vorderen op het moment de werkzaamheden afgerond zijn. U kunt dus direct na oplevering uw factuur sturen, waarna uw klant geacht wordt deze te betalen.

Houd rekening met verjaring

Houd er overigens rekening mee dat facturen ook kunnen verjaren. Bij zakelijke klanten geldt een verjaringstermijn van vijf jaar, terwijl facturen voor particulieren na twee jaar niet meer opeisbaar zijn. Dit lijkt lang, maar kijk uit. In het geval de vordering door de debiteur betwist wordt en u niet tijdig actie onderneemt, kan een verjaringsdatum snel dichterbij komen, met name wanneer u ook nog naar de rechter moet om uw gelijk te halen. Kom dus bij klanten die meerwerk niet betalen zo snel mogelijk in actie.

Wat als mijn klant meerwerk niet wil betalen?

Heeft u te maken met een klant het meerwerk dat u in rekening brengt niet wil betalen? Dus wordt uw meerwerkfactuur niet (op tijd) betaalt? Maar heeft u wel degelijk afspraken hierover gemaakt of mag u er redelijkerwijs vanuit gaan dat u uw klant begrijpt dat het extra werkt dat u heeft verricht ook extra kosten met zich meebrengt? Dan is het tijd om snel mogelijk in actie te komen. Wij raden aan om de volgende stappen te volgen:

1. Neem contact op met uw klant en probeer alsnog tot een overeenstemming te komen. Het kan gebeuren dat de klant uw factuur niet goed begrijpt en dat hij de kosten bijvoorbeeld zelf anders had ingeschat. Als u dan uitlegt hoe u deze kosten precies berekend heeft en aantoont dat alles klopt, zal het probleem in de meeste gevallen snel zijn opgelost. Ook kan het natuurlijk gebeuren dat u zelf ook iets over het hoofd heeft gezien. In dat geval kunt u door zelf ook een klein beetje water bij de wijn te doen het probleem snel oplossen.
2. Lukt het niet om samen een oplossing te vinden? Stuur dan een schriftelijke betaalherinnering waarin u de debiteur vriendelijk doch dringend verzoekt alsnog tot betaling over te gaan.
3. Nog steeds geen betaling? Dan is het duidelijk dat er sprake is van betalingsonwil en schakelt u Bill Incasso in. Wij zullen dan (mits de klant een particulier is of indien u dit wenst) eerst nog een gratis pre incassobrief (bij particulieren ook wel bekend als WIK-brief) versturen. Wanneer klanten het briefpapier van ons incassobureau zien, zullen ze weten dat het u menens is en in de meeste gevallen snel tot betaling overgaan. Eventueel is ook het overeenkomen van een betalingsregeling mogelijk.
4. Geeft ook de pre incasso niet de gewenste uitkomsten? Dan zetten wij de vordering automatisch om in een buitengerechtelijk incassotraject. Onze specialisten zullen de wanbetaler dan op verschillende manieren vriendelijk doch dringend benaderen, om ervoor te zorgen dat deze alsnog snel betaalt. Dit doen wij op basis van no cure, no pay. Wordt er niet betaald? Dan hoeft u ons ook niets te betalen.
5. Betaalt uw klant ook tijdens onze buitengerechtelijke incassoprocedure niet? Dan heeft u altijd nog de optie om naar de rechter te stappen. Houd er wel rekening mee dat hier vrij hoge kosten aan verbonden zijn (dit geldt overigens ook voor de debiteur, en daarom zal deze een rechtsgang willen voorkomen en negen van de tien keer dus gewoon betalen na ons aandringen). Deze kosten kunt u verhalen op de tegenpartij, mits u de rechtszaak wint. Wij zullen u hier altijd over adviseren en onze juristen kunnen u bijstaan in een gang naar de rechter.

Heeft u zelf te maken met een klant die meerwerk niet wil betalen? Kom dan nu in actie en dien gratis uw vordering in. Bill Incasso werkt landelijk vanuit kantoren in onder meer Rotterdam, Amsterdam en Bergen op Zoom.