Btw terugvragen en uw factuur afboeken bij een oninbare vordering
Het antwoord in het kort
Blijft een factuur definitief onbetaald, dan kunt u de btw die u al aan de Belastingdienst afdroeg terugvragen. Dat doet u niet met een aparte brief, maar gewoon in uw eigen btw-aangifte, in het tijdvak waarin duidelijk wordt dat de vordering oninbaar is. Uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum geldt de vordering sowieso als oninbaar. Daarnaast kunt u de factuur in uw boekhouding afboeken. Maar let op: doe dat niet te snel. Afboeken is schadebeperking, geen oplossing. Vaak valt er meer te innen dan u denkt. We lopen het hieronder stap voor stap langs.
Wat is een oninbare vordering?
Een oninbare vordering is een factuur waarvan u redelijkerwijs mag aannemen dat hij niet meer betaald wordt. Denk aan een klant die failliet is, is verdwenen of na maanden aandringen nog steeds niets heeft overgemaakt. In de boekhouding heten zulke posten ook wel dubieuze debiteuren.
Het onderscheid dat ertoe doet: een factuur die te laat betaald wordt, is nog geen oninbare factuur. De meeste wanbetalers kúnnen wel betalen, ze doen het alleen niet uit zichzelf. Pas als betaling er echt niet meer in zit, is de vordering oninbaar. Dat onderscheid bepaalt of u in de inningsfase zit of in de opruimfase.
Btw terugvragen: zo werkt het
Over elke verstuurde factuur draagt u btw af, ook als uw klant nooit betaalt. Die btw krijgt u terug zodra de vordering oninbaar is. De regels op een rij, zoals de Belastingdienst ze beschrijft:
- Wanneer: zodra vaststaat dat uw klant niet meer betaalt, bijvoorbeeld bij een faillissement zonder uitkering. Is dat moment onduidelijk, dan geldt de vordering in elk geval als oninbaar 1 jaar na de uiterste betaaldatum. Hebt u geen betaaltermijn afgesproken, dan telt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
- Hoe: via uw gewone btw-aangifte over het tijdvak waarin de vordering oninbaar werd. U trekt het btw-bedrag en de bijbehorende omzet af bij rubriek 1a of 1b. Een los teruggaafverzoek is niet nodig.
- Betaalt uw klant later alsnog? Dan geeft u de btw over het ontvangen deel opnieuw aan in het tijdvak van die betaling.
Controleer de actuele werkwijze altijd even op de site van de Belastingdienst of bij uw boekhouder, zeker als het om grotere bedragen gaat.
De factuur afboeken in uw boekhouding
Naast de btw-teruggaaf boekt u de oninbare factuur af in uw administratie. Op hoofdlijnen: de vordering gaat van uw debiteurenlijst af en u neemt het bedrag als verlies. Betaalt de klant later toch nog, dan boekt u dat bedrag weer als opbrengst. De precieze verwerking verschilt per situatie en boekhoudpakket. Laat u daarbij begeleiden door uw boekhouder, dan klopt het ook bij een controle.
Boek niet te snel af, laat eerst innen
En nu het belangrijkste. Btw terugvragen en afboeken voelt als opruimen, maar u geeft er wel uw geld mee op. Stuurde u een factuur van 1.000 euro plus 210 euro btw, dan krijgt u via de teruggaaf alleen die 210 euro terug. De 1.000 euro omzet zelf bent u kwijt.
Daarom is de volgorde zo belangrijk: eerst serieus proberen te innen, dan pas definitief afboeken. Een vordering die u zelf al maanden niet betaald krijgt, is voor een incassobureau vaak nog prima inbaar. Een onafhankelijke partij verandert het gedrag van de wanbetaler, en bij no cure no pay loopt u daarbij geen risico: lukt het niet, dan betaalt u niets en kunt u alsnog afboeken. Welke stappen u verder kunt zetten als een klant de factuur niet betaalt, beschreven we eerder in een apart stappenplan.
Nog niet afboeken: laat de vordering eerst innen
No cure, no pay: u betaalt niets als het minnelijk niet lukt, en wij gaan nog dezelfde werkdag voor u aan de slag.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een factuur oninbaar?
Zodra redelijkerwijs vaststaat dat uw klant niet meer betaalt, bijvoorbeeld bij een faillissement zonder uitkering. Is dat moment niet aan te wijzen, dan geldt de factuur in elk geval als oninbaar 1 jaar na de uiterste betaaldatum.
Moet ik een creditfactuur sturen om de btw terug te krijgen?
Nee. De teruggaaf loopt via uw gewone btw-aangifte. Wees juist voorzichtig met crediteren: met een creditfactuur scheldt u de vordering kwijt. Doe dat alleen als u het geld echt niet meer wilt innen.
Wat als mijn klant later alsnog betaalt?
Dan draagt u de btw over het ontvangen bedrag opnieuw af, in de aangifte over het tijdvak waarin u de betaling ontving. In uw boekhouding boekt u het bedrag weer als opbrengst.
Kan ik een oninbare factuur nog uit handen geven?
Ja, zolang u de vordering niet hebt kwijtgescholden. Sterker nog: dat is meestal de logische eerste stap. Bij no cure no pay kost een poging u niets, en blijkt de vordering toch inbaar, dan houdt u uw omzet in plaats van alleen de btw.
Tot slot
De btw-teruggaaf is een prima vangnet, maar het blijft een vangnet: u redt er alleen de belasting mee, niet uw omzet. Kijk daarom eerst of de vordering echt oninbaar is. Twijfelt u? Dien de vordering vrijblijvend in en laat ons het gratis proberen. Lukt het niet, dan hebt u zekerheid én kunt u alsnog afboeken.