Een onbetaalde factuur kan uw cashflow behoorlijk onder druk zetten. Gelukkig kunt u dit grotendeels voorkomen door van tevoren heldere betalingsvoorwaarden af te spreken. Maar hoe schrijft u voorwaarden die u daadwerkelijk beschermen? En welke fouten moet u beslist vermijden?
In dit artikel leggen we uit hoe u betalingsvoorwaarden opstelt die juridisch waterdicht zijn én praktisch werkbaar. Met concrete voorbeelden en een duidelijk stappenplan.
Wat zijn betalingsvoorwaarden precies?
Betalingsvoorwaarden zijn de afspraken die u met uw klant maakt over hoe, wanneer en onder welke voorwaarden wordt betaald. Ze regelen veel meer dan alleen een betalingstermijn. Het gaat ook om de manier waarop betaald moet worden, wat er gebeurt bij te late betaling en welke kosten de klant dan verschuldigd is. Daarnaast kunnen ze bepalingen bevatten over rente, incassokosten en eigendomsvoorbehoud.
Deze voorwaarden vormen vaak onderdeel van uw algemene voorwaarden, maar kunnen ook apart worden opgesteld.
Waarom goede betalingsvoorwaarden cruciaal zijn
Uit onze ervaring van ruim 20 jaar incasso zien we dat ondernemers met heldere betalingsvoorwaarden sneller betaald krijgen omdat klanten precies weten wat er van hen wordt verwacht. Ze hebben ook minder discussies omdat alles van tevoren duidelijk is afgesproken, staan sterker bij eventuele incassoprocedures en ervaren minder stress omdat ze weten dat hun zaken goed geregeld zijn.
Ondernemers zonder duidelijke voorwaarden vallen terug op de wettelijke regels. Dit betekent bijvoorbeeld dat u 30 dagen moet wachten voordat u een klant formeel in verzuim kunt stellen, geen incassokosten kunt rekenen zonder voorafgaande waarschuwing, beperkt bent in uw mogelijkheden om betalingsregelingen af te dwingen, onduidelijkheid hebt over wanneer precies rente mag worden gerekend en geen eigendomsvoorbehoud hebt op geleverde goederen. De wet biedt wel bescherming, maar veel minder dan u met eigen voorwaarden kunt regelen.
Stappenplan: betalingsvoorwaarden opstellen
Stap 1: Bepaal uw betalingstermijn
- Voor zakelijke klanten: De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen. U kunt een kortere termijn afspreken, maar niet zomaar een langere (max. 60 dagen voor bepaalde sectoren).
- Voor particuliere klanten: U bepaalt zelf een redelijke termijn. In de praktijk wordt 14-30 dagen als normaal beschouwd.
Concreet advies: Gebruik "30 dagen na factuurdatum" in plaats van vage termen als "30 dagen einde maand". Dit voorkomt verwarring en geeft u een duidelijke vervaldatum.
Stap 2: Kies uw betalingsmethode
Specificeer hoe u betaald wilt worden:
- Bankoverschrijving naar uw IBAN-nummer
- Automatische incasso (alleen na toestemming)
- Online betaling via uw factureringssysteem
Let op: Vermeld altijd dat facturen betaald moeten worden onder vermelding van het factuurnummer.
Stap 3: Regel rente en kosten
Bij te late betaling mag u wettelijke rente rekenen. Voor handelstransacties tussen bedrijven is dit momenteel 12,5% per jaar, voor transacties tussen bedrijf en consument 7% per jaar (tarieven 2024). Daarnaast kunt u incassokosten in rekening brengen volgens de Wet Incassokosten, met een minimum van €40 en maximum van €6.775. Het exacte percentage hangt af van het openstaande bedrag.
Stap 4: Bepaal vervolgstappen
Beschrijf wat er gebeurt bij wanbetaling. Wanneer stuurt u een betalingsherinnering, wanneer volgt een aanmaning en op welk moment schakelt u eventueel een incassobureau in? Door dit van tevoren vast te leggen, weet uw klant precies wat hij kan verwachten en heeft u zelf een duidelijk stappenplan.
Voorbeeldteksten die u kunt gebruiken
Basis betalingsvoorwaarden
"Betaling dient plaats te vinden binnen 30 dagen na factuurdatum op bankrekeningnummer [IBAN] ten name van [Bedrijfsnaam], onder vermelding van het factuurnummer. Bij overschrijding van de betalingstermijn zijn wij gerechtigd de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening te brengen conform de Wet Incassokosten."
Uitgebreide betalingsvoorwaarden
"Betalingstermijn: Alle facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.
Betalingswijze: Betaling geschiedt door overboeking naar bankrekeningnummer [IBAN] ten name van [Bedrijfsnaam] te [Plaats], onder vermelding van het factuurnummer.
Wanbetaling: Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Over het openstaande bedrag is vanaf de vervaldatum de wettelijke handelsrente verschuldigd. Daarnaast zijn buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd conform de Wet Incassokosten."
Voor termijnbetalingen
"Het totaalbedrag wordt als volgt voldaan: 30% aanbetaling bij opdrachtverlening, 40% bij oplevering tussenresultaat en 30% binnen 14 dagen na eindoplevering. Elke termijn dient binnen 14 dagen na facturering te worden voldaan op bovengenoemd bankrekeningnummer."
De 7 meest gemaakte fouten (en hoe u ze vermijdt)
1. Te laat van toepassing verklaren
Fout: Betalingsvoorwaarden alleen op de factuur vermelden.
Goed: Voorwaarden al in de offerte opnemen of verwijzen naar algemene voorwaarden die de klant van tevoren heeft ontvangen.
Praktijk: "Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Door ondertekening gaat u hiermee akkoord."
2. Onduidelijke betalingstermijnen
Fout: "Betaling binnen 30 dagen einde maand" - dit leidt tot verwarring.
Goed: "Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum" - dit is voor iedereen duidelijk.
3. Onredelijke voorwaarden opnemen
Fout: 100% vooruitbetaling eisen van consumenten, of extreem korte betalingstermijnen hanteren.
Goed: Houd u aan redelijke termijnen en wettelijke grenzen.
4. Geen toegang tot voorwaarden bieden
Fout: Alleen verwijzen naar voorwaarden zonder ze beschikbaar te stellen.
Goed: Voorwaarden als downloadbare PDF aanbieden of fysiek ter hand stellen.
5. Onduidelijke renteregelingen
Fout: Fantasiepercentages hanteren of onduidelijk zijn over wanneer rente ingaat.
Goed: Verwijs naar wettelijke rente en geef duidelijk aan vanaf wanneer deze geldt.
6. Incassokosten verkeerd berekenen
Fout: Eigen percentages verzinnen of te hoge bedragen rekenen.
Goed: Houd u aan de wettelijke staffel uit de Wet Incassokosten.
7. Geen bewijs van aanvaarding
Fout: Er is geen bewijs dat de klant uw voorwaarden heeft geaccepteerd.
Goed: Laat de offerte ondertekenen of zorg voor een bevestigingse-mail waarin staat dat algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Waar vermeldt u uw betalingsvoorwaarden?
In de offerte
De beste plek om betalingsvoorwaarden op te nemen. Zo weet uw klant van tevoren waar hij aan toe is.
Voorbeeld: "Betalingsvoorwaarden: Het genoemde bedrag dient binnen 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan op bankrekening [nummer], onder vermelding van het factuurnummer."
In algemene voorwaarden
Praktisch voor standaardisatie, maar zorg dat u correct naar deze voorwaarden verwijst in uw offerte.
Op de factuur zelf
Hier kunt u uw betalingsvoorwaarden herhalen, maar dit is juridisch niet voldoende. De afspraken moeten al eerder gemaakt zijn.
Speciale situaties
- Nieuwe klanten - Bij onbekende klanten kunt u scherpere voorwaarden hanteren, zoals een kortere betalingstermijn, gedeeltelijke vooruitbetaling of een kredietcheck vooraf.
- Grote projecten - Voor omvangrijke opdrachten zijn termijnbetalingen verstandig: een aanbetaling bij start, tussentijdse betalingen bij mijlpalen en een slotbetaling na oplevering.
- Internationale klanten - Houd rekening met andere wettelijke regels en mogelijke valutarisico's.
Juridische checklist betaalvoorwaarden
Voordat u uw betalingsvoorwaarden definitief maakt, check dan:
- Zijn de termijnen realistisch en wettelijk toegestaan?
- Verwijs ik correct naar wettelijke rente en incassokosten?
- Kunnen klanten de voorwaarden inzien vóór het sluiten van de overeenkomst?
- Zijn de voorwaarden duidelijk en begrijpelijk geformuleerd?
- Heb ik bewijs dat klanten de voorwaarden hebben geaccepteerd?
- Gelden er bijzondere regels voor mijn branche?
Een investering die zich snel terugverdient
Goede betalingsvoorwaarden zijn uw eerste verdedigingslinie tegen wanbetalers. Ze voorkomen misverstanden, versnellen betalingen en geven u juridisch houvast als het misgaat.
Het opstellen vraagt wat tijd en aandacht, maar die investering verdient zich dubbel en dwars terug. Met heldere afspraken slaapt u beter en krijgt u sneller uw geld binnen.
Heeft u twijfels over uw huidige betalingsvoorwaarden? Of loopt u tegen een specifieke situatie aan? Aarzel dan niet om professioneel advies in te winnen. Een goed fundament voorkomt veel problemen later.
En mocht het ondanks goede voorwaarden toch misgaan met een klant, dan weet u wanneer u een incassobureau kunt inschakelen om uw geld alsnog binnen te krijgen.