Wat is incasso precies?

Incassobureau, automatische incasso, incassotraject, pre-incasso: iedereen weet wel ongeveer wat ermee bedoeld wordt, maar wat betekent dat woordje incasso eigenlijk? Wat is incasso precies? In dit artikel vertellen wij van Bill Incasso u alles over het woord incasso en welke betekenissen hier achter schuil gaan. Ook leest u alles over soorten incasso’s, de incassoprocedure en hoe een incassobureau te werk gaat bij het innen van openstaande facturen.

Wat is incasso?

Het woord ‘incasso’ komt van het Italiaanse woord ‘incassare’, wat ‘het in kassa brengen’ betekent. oftewel: het innen van geld. Een incasso is dus in feite niets anders dan een actie waarmee u iemand opdraagt geld aan u te betalen. In de meeste gevallen wordt een incasso uitgevoerd door bedrijven en organisaties. De ontvanger van de incasso kan een particulier zijn, maar ook een bedrijf of organisatie. Met een zogenaamde machtiging gaat de ontvanger akkoord met de incasso en kan de betaling worden uitgevoerd.

Soorten incasso

Er zijn dus verschillende soorten incasso, maar het principe is altijd hetzelfde. Een crediteur, oftewel een partij die geld tegoed heeft, zorgt dat de debiteur, oftewel de partij die geld verschuldigd is, het verschuldigde bedrag betaalt. Dit kan op verschillende manieren, en in verreweg de meeste gevallen is hier helemaal geen incassobureau voor nodig. Denk maar aan een automatische incasso, een doorlopende automatische incasso en de Europese incasso. Wat houden deze incassovormen precies in en wat zijn de verschillen? En wat is gerechtelijke incasso?

Eenmalige automatische incasso

Een (eenmalige) automatische incasso is iets anders dan vragen om een overboeking. Het belangrijkste verschil is dat de opdracht tot overschrijving van het bedrag niet door de debiteur wordt gegeven, maar door u, de crediteur. U heeft hiervoor wel een machtiging nodig van uw klant en u dient een contract te hebben afgesloten met uw bank. Ook dient u vooraf de incasso aan te kondigen. Het grote voordeel van incasso ten opzichte van overboeking is dat u als crediteur zelf bepaalt wanneer u het bedrag ontvangt. Daartegenover staat wel dat uw klant de mogelijkheid heeft het afgeschreven bedrag binnen acht weken te laten terugstorten. Dit noemen we storneren.

Doorlopende automatische incasso

Vaak is een automatische incasso doorlopend. Doorlopende automatische incasso wordt ontzettend veel gebruikt bij abonnementsdiensten, zoals bij nutsbedrijven, internet, telefonie en bij huurovereenkomsten. Bij een doorlopende automatisch incasso bent u doorlopend gemachtigd om bedragen van de rekening van uw debiteur af te schrijven. Verder gelden hiervoor dezelfde regels als bij een eenmalige automatische incasso.

Europese incasso

Sinds 1 augustus 2014 gaan alle automatisch incasso’s in Nederland via het Europese betaalsysteem Single Euro Payments Area, oftewel SEPA. Alle Europese bankrekeningnummers zijn hiervoor omgezet naar een IBAN-nummer. Alle incasso’s binnen het eurogebied zijn dus Europese incasso’s, ook wanneer zowel uw debiteur als uzelf een Nederlandse bankrekening heeft.

Wat betekent incasso via incassobureau

Wanneer een klant niet betaalt, of bijvoorbeeld ten onrechte een automatische incasso storneert, schakelt u een incassobureau in. Dit kan bijvoorbeeld Bill Incasso zijn. Bij een incassobureau geeft u de opdracht tot betaling uit handen en zorgt het bureau dus vervolgens dat uw debiteur u betaalt. Incasso werkt op deze manier dus iets anders dan in de zin van automatische incasso, aangezien de debiteur u hiervoor niet zal machtigen. Maar het idee is hetzelfde: u geeft opdracht tot betaling. En in plaats van via het banksysteem, loopt de incasso dus via het incassobureau. Om ervoor te zorgen dat u uw debiteur betaalt, zal het incassobureau contact met hem opnemen en op een vriendelijk manier betaling proberen te bewerkstelligen. Hier komt dus nog geen rechter aan te pas, en wordt daarom ook wel buitengerechtelijke incasso genoemd.

Gerechtelijke incasso

Een gerechtelijke incasso is vergelijkbaar met het uit handen geven van een vordering bij een incassobureau. Het gaat alleen een stap verder, want – u raad het al – er komt een rechter aan te pas. Gerechtelijke incasso is een procedure bij de kantonrechter met als doel een vonnis te krijgen voor uw vordering. Met dit vonnis kunt u dan vervolgens een gerechtsdeurwaarder opdracht geven beslag te leggen op bankrekeningen en bezittingen van uw debiteur. Met de opbrengsten hiervan wordt u dan uiteindelijk betaald.

Een incassobureau voert voor u een incassoprocedure

Schakelt u een incassobureau in? Dan gaat het incassobureau voor u aan de slag met het innen van het verschuldigde bedrag. Dit gaat stap voor stap, waardoor we deze incassoprocedure ook wel een incassotraject noemen. Het incassobureau kan dit uiteraard niet gratis doen, en daarom rekent het incassokosten. Deze incassokosten worden op uw debiteur verhaalt, waardoor de incassoprocedure voor u in de meeste gevallen niets kost. Bij sommige incassobureaus kan het echter wel gebeuren dat zij uw vordering ook niet kunnen innen, waardoor u opdraait voor de kosten. Bij Bill Incasso hoeft u zich hier geen zorgen over te maken, omdat wij werken op basis van no cure, no pay.

Incassokosten

Wanneer u genoodzaakt bent om een incassobureau in te schakelen, maakt u kosten om te zorgen dat u uw factuur betaald krijgt. Deze kosten noemen we incassokosten. Deze kosten mag u in rekening brengen bij uw debiteur, samen met wettelijke rente en uiteraard het openstaande factuurbedrag. Incassokosten betreffen enkel de kosten in de buitengerechtelijke incassoprocedure, dus voor het minnelijke incassotraject (en pas na de laatste aanmaning). Gerechtelijke kosten kunt u (mits u wint) ook op uw debiteur verhalen, maar dit is een aparte kwestie.

In de praktijk worden de incassokosten samen met uw vordering door het incassobureau in rekening gebracht bij de debiteur. En omdat wij zoals gezegd werken op basis van no cure no pay, heeft u hier als debiteur in principe niets mee van doen.

Hoogte incassokosten

Het bedrag dat schuldenaars aan incassokosten moeten betalen, is vastgelegd in de wet. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van de hoogte van de vordering. Is er sprake van meerdere vorderingen voor dezelfde schuldenaar bij dezelfde schuldeiser? Dan worden de vorderingen bij elkaar opgeteld, en dus ook de incassokosten. Voor het innen van alle vorderingen geldt een minimumbedrag van € 40,- aan incassokosten. Het maximumbedrag kan berekend worden aan de hand van de volgende tabel:

Bron: rijksoverheid.nl

Stel dus dat u klant heeft, die een factuur van € 6.000 weigert te betalen. En u schakelt hiervoor een incassobureau in. Dan zijn de maximale incassokosten dus 15% over de eerste 2500 (=375), 10% over de volgende 2500 (=250) en 5% over de resterende 1000 (=50). De maximale incassokosten bedragen dus 375 + 250 + 50 = € 675. Uiteraard kunnen deze incassokosten wel lager uitvallen dan dit maximale bedrag!

Incasso-traject (zakelijk of particulier)

Een incassotraject bestaat uit de stappen die genomen worden om ervoor te zorgen dat een debiteur het verschuldigde bedrag betaalt. Over het algemeen begint het incassotraject op het moment dat de klant een aankoop doet, en eindigt dit wanneer er betaalt wordt. In het geval van een automatische incasso of bijvoorbeeld een directe betaling via iDeal, bestaat het incassotraject uit één stap en duurt het traject dus erg kort. Een incassotraject kan echter ook erg lang duren (soms zelfs jaren) wanneer er een rechter en gerechtsdeurwaarder aan te pas moeten komen.

Tijdens een incassotraject krijgt een debiteur bij iedere stap de gelegenheid te betalen, op een zo ongedwongen en vriendelijke manier. Na iedere stap waarbij het niet is gelukt om de vordering te innen, wordt de druk steeds iets opgevoerd, totdat in het ultieme geval de debiteur er uiteindelijk echt niet meer onderuit kan (na een gerechtelijk vonnis). Een incassotraject kan worden opgedeeld in drie deeltrajecten:

1. Uw eigen debiteurenbeheer
2. Minnelijk incassotraject
3. Gerechtelijk incassotraject

Uw interne debiteurenbeheer en pre-incasso

Debiteurenbeheer is alles wat u doet om ervoor te zorgen dat uw debiteuren tot betaling overgaan. Uiteindelijk kan dit dus ook het inschakelen van een incassobureau en een gang naar de kantonrechter zijn, maar goed debiteurenbeheer begint vanzelfsprekend ver daarvoor. Door intern (of zelf als ZZP’er) op de juiste manier met uw debiteuren om te gaan en goede, duidelijk afspraken te maken, kunt u het percentage klanten dat niet (op tijd) betaalt aanzienlijk verlagen. Onder uw eigen debiteurenbeheer verstaan we onder meer de volgende zaken:

1. Het opstellen van een correcte factuur
2. Het afspreken van een betaaltermijn of anders de wettelijke betaaltermijn aanhouden
3. Het controleren van (nieuwe) klanten op hun kredietwaardigheid
4. In geval van twijfel over de kredietwaardigheid een vooruitbetaling, aanbetaling of verkopen onder eigendomsvoorbehoud overwegen
5. Het overzichtelijk bijhouden van uw administratie

Wat u zelf kunt doen als klanten niet betalen

Ondanks het feit dat u bovenstaande zaken allemaal goed geregeld heeft, kan het gebeuren dat een klant toch niet op tijd betaald. In verreweg de meeste gevallen is hier een onschuldige reden voor: de factuur is in de spambox gekomen, de klant had zich vergist in de betaaltermijn, hij was nét op vakantie of hij neemt het gewoon niet zo nou met afspraken. Wat de reden ook is, het is in dit stadium erg belangrijk dat u een betaalherinnering stuur waarin u vriendelijk en correct blijft. Wacht hooguit twee dagen na het verstrijken van de betaaltermijn en stuur dan een vriendelijke mail met een kopie van uw factuur, met een nieuwe betaaltermijn. Zo laat u zien dat u betalingen serieus neemt, en brengt u uw vordering opnieuw onder de aandacht.

Reageert de debiteur ook niet op uw betaalherinnering? Dan is het gebruikelijk om even te bellen.   Blijf ook in dit telefoongesprek vriendelijk, maak zeker nog geen melding van incassobureaus en incassokosten, en vraag op een correcte manier waarom de betaling uitblijft. Probeer hierover afspraken te maken en leg deze vast.

Blijf na uw belletje de betaling nog steeds uit? Dan stuurt u uw klant een aanmaning. Dit is een laatste betaalherinnering, waarin u tevens melding maakt van eventuele vervolgstappen en de incassokosten die dit met zich mee zal brengen. Is uw debiteur een particulier? Dan dient deze aanmaning aan bepaalde eisen te voldoen. Lees er meer over in ons artikel over de WIK-brief.

Tip:

Wist u dat u deze laatste aanmaning ook gratis (en gratis voor uw klant) kunt laten versturen door ons incassobureau? Dit heet een pre-incasso brief en wij versturen deze per post. Het voordeel hiervan is dat de brief door onze experts is opgesteld en dat hij is gedrukt op het briefpapier van Bill Incasso. In verreweg de meeste gevallen zal uw debiteur bij het zien van dit briefpapier eieren voor zijn geld kiezen, en krijgt u direct betaald.

Minnelijk incassotraject

Wanneer er over het algemeen gesproken wordt over de activiteiten van een incassobureau, heeft men het over het minnelijke incassotraject. Dit omvat alles wat het incassobureau doet om ervoor te zorgen dat u uw geld krijgt als bedrijf, verhuurder of particulier. Bij Bill Incasso proberen wij uw debiteur op een vriendelijke manier te bewegen tot betaling over te gaan. Wij nemen contact op per mail, per post en per telefoon en maken afspraken met uw schuldenaar. Dit kan een betaling in één keer zijn, maar in geval van betalingsonmacht spreken wij ook vaak een betalingsregeling af.

In verreweg de meeste gevallen wordt de factuur tijdens het minnelijk incassotraject betaald. Hiervoor zijn met name drie redenen. Ten eerste is het duidelijk dat u een professionele partij heeft ingeschakeld om het openstaande bedrag te vorderen. In de tweede plaats weten mensen meestal heel goed dat de volgende fase een gerechtelijke procedure is, en die willen ze logischerwijs voorkomen. En tot slot weten onze ervaren incasso-experts precies hoe ze ieder type wanbetaler moeten benaderen, waardoor de kans van slagen nog eens extra verhoogd wordt.

Tip:

Dien zo snel mogelijk na het verstrijken van de betaaltermijn in de aanmaning uw vordering in, maar niet eerder dan twee dagen na de laatste betaaldatum. Op deze manier heeft u de debiteur echt voldoende kans gegeven de schuld te voldoen, en hoeft u niet langer dan nodig te blijven wachten op uw geld. Door zo snel mogelijk in actie te komen laat u bovendien zien dat u er geen gras over laat groeien.

Gerechtelijke incassoprocedure

De gerechtelijke incassoprocedure is het traject dat volgt nadat het minnelijke incassotraject geen succes heeft opgeleverd. Hierbij wordt de incasso voorgelegd bij de kantonrechter, die vervolgens een vonnis velt. Valt het vonnis in uw voordeel? Dan kunt u met dit vonnis een gerechtsdeurwaarder inschakelen, die vervolgens voor u beslag kan leggen op bezittingen, inkomen en tegoeden op bankrekeningen.

Bij Bill Incasso kunnen wij u tevens tijdens het gerechtelijke incassotraject bijstaan (tot € 25.000). Onze juristen zullen het dossier dat wij hebben opgebouwd tijdens het minnelijke traject klaarmaken voor de kantonrechter en verzorgen alle nodige communicatie met de rechter.

Tip:

Houd er rekening mee dat een gerechtelijk incassotraject vrij hoge kosten met zich meebrengt. Deze kosten zijn voor de partij die de zaak verliest. Begin dus geen zaken waarbij de kans van slagen niet al te hoog is.

Hoe werkt incasso bij Bill incasso?

Heeft u een debiteur die niet betaalt en wilt u uw vordering kosteloos uit handen geven? Schakel dan de incasso-experts van Bill Incasso in. Wij werken op basis van no cure, no pay, dus zolang uw debiteur niet betaald, zijn onze diensten gratis. En als uw klant wel betaalt, dan betaalt deze ook voor onze diensten. Goed geregeld dus! Uniek aan ons Incassobureau is dat wij u bij het gehele incassotraject kunnen ontzorgen. Daar waar veel incassobureaus alleen in actie komen tijdens het minnelijke traject, kunt u bij ons al terecht voor een gratis pre-incasso brief én staan we u bij tijdens de gang naar de rechtbank, mocht dat nodig zijn. Op wat voor soort incasso het ook gaat, u kunt bij ons terecht vanuit heel Nederland. Wij werken onder meer in Amsterdam, Utrecht en Groningen.