Incassokosten: eenvoudig berekenen (met staffel!)

Heeft u te maken met een klant die niet betaalt, oftewel een wanbetaler? Dan is dat niet alleen erg vervelend omdat u uw geld niet krijgt, maar ook omdat u extra inspanningen moet (laten) doen om de schuldenaar te laten betalen. Gelukkig komt de wet u hierin als schuldeiser tegemoet met de Wet Incassokosten (WIK). Hierin is geregeld dat u de kosten voor incasso op de schuldenaar mag verhalen. In dit artikel leest u alles over het berekenen van incassokosten, waar u rekening mee dient te houden en de antwoorden op alle belangrijke vragen rondom incassokosten. Of bekijk direct de wettelijke staffel waarmee u snel de buitengerechtelijke incassokosten berekent.

Staffel incassokosten

Wat zijn incassokosten precies?

Incassokosten zijn (buitengerechtelijke) kosten die u als crediteur maakt wanneer een debiteur niet op tijd zijn betalingsverplichting nakomt. Deze kosten worden verhaald op de debiteur, wat er dus op neerkomt dat deze kosten in meerdering worden gebracht bij de openstaande vordering. Schakelt u als ondernemer een incassobureau in om niet betaalde factuur te innen? Dan gebruikt u de in rekening gebrachte kosten voor incasso om het incassobureau te betalen voor hun diensten. Bij de meeste incassobureaus hoeft u dit als ondernemer niet zelf te doen, maar worden de kosten direct verrekend op het moment dat de schuldenaar betaalt: u krijgt uw geld (plus de rente) en de gemaakte incassokosten houdt het incassobureau zelf.

Wettelijke (maximale) incassokosten berekenen

Het berekenen van de hoogte van de incassokosten geschiedt volgens een staffel die is opgenomen in de WIK. Deze staffel vindt u in onderstaande tabel. Het gaat hier om de maximale kosten die u in rekening mag brengen voor het incassotraject. Zoals u kunt zien wordt de hoogte van deze kosten berekend als een percentage van het openstaande totaalbedrag (zie hieronder voor enkele rekenvoorbeelden). Daarbij geldt dat het bedrag dat extra in rekening kan gebracht altijd minimaal € 40 en maximaal € 6.775. Verder mogen incassokosten niet worden afgerond, en dus tot op de cent nauwkeurig worden gecommuniceerd naar de debiteur.

Bron: Rechtspraak.nl

Rekenvoorbeeld maximale incassokosten

Rekenvoorbeeld 1.

Stel dat Piet samen met zijn gezin uit eten gaat bij het restaurant van Jan. Jan stuur Piet hier een factuur van € 400 voor die Piet niet op tijd betaalt.

Jan mag bij Piet dan 0,15 x 400 = € 60 extra in rekening brengen volgens de WIK.

Rekenvoorbeeld 2.

Karin koopt een tweedehands auto bij het autobedrijf van Anita voor € 9.000 en is zo druk met autorijden dat ze helemaal vergeet de factuur te betalen. Ook de aanmaning ontgaat haar, dus is ze verplicht extra te betalen voor incasso.

De incassokosten worden: 0,15 x 2500 + 0,10 x 2500 + 0,05 x 4000 = € 825

Rekenvoorbeeld 3.

Henk laat zijn bedrijfsauto wassen door autoschoonmaakbedrijf W.A.S. Het factuurbedrag bedraagt € 30 en Henk is niet op tijd met betalen.

De incassokosten worden € 40, aangezien dit het minimum is dat gerekend kan worden.

Hoogte incassokosten tabel

Zie onderstaande tabel voor een overzicht van de incassokosten bij een aantal openstaande vorderingen.

Aandachtspunten bij buitengerechtelijke incassokosten

Naast de hoogte van het bedrag dat u uw debiteur in rekening mag brengen als vergoeding voor de incassodiensten, zijn er nog enkele zaken waar u als crediteur rekening mee dient te houden. Let met name op de volgende dingen:

1. De wettelijke rente naast de incassokosten
2. Voorkom dat er dubbele incassokosten worden gerekend
3. Vergeet de WIK-brief niet bij particulieren
4. Houd rekening met incassokosten bij niet-succesvolle procedures

Rente en incassokosten

Naast incassokosten mag u als ondernemer ook rente rekenen voor de periode dat u op uw geld moet wachten. Dit zijn dus geen kosten voor het incassobureau, maar geld dat de debiteur u verschuldigd is en waar u dus zelf recht op heeft. Het idee is dat u door de te laten betaling rente-inkomsten misloopt, terwijl de debiteur juist extra rente-inkomsten heeft. Door rente te rekenen, wordt dit zogezegd vereffend.

Sinds 1 januari 2023 zijn de wettelijke tarieven voor het eisen van rente verhoogd. De jaarlijkse wettelijke rente is nu als volgt:

1. Particulieren betalen 4,00% rente
2. Bedrijven betalen 10,50% rente

Stel dus dat een zakelijke klant u € 1500 verschuldigd is, en op de kop af drie maanden geleden de betaaltermijn heeft laten verstrijken. De rente die u in rekening brengt bedraagt dan 1500 x 0,105 x 3/12 = € 39,38

Let op dubbele incassokosten

De wetgever geeft ondernemers de ruimte om invorderingskosten te verhalen op wanbetalers, maar is ook streng. Belangrijk is dat u, of het incassobureau waaraan u de factuur uit handen geeft, de incassokosten berekent op basis van het originele openstaande bedrag. Het gaat helaas geregeld fout doordat bedrijven zelf al extra kosten in rekening brengen voordat ze de factuur uit handen geven. Er worden dan bijvoorbeeld administratiekosten of extra betaalkosten in rekening gebracht, om vervolgens op basis van dit bedrag met de staffel de incassokosten te bereken. Dit is niet de bedoeling, want de wetgever ziet dit soort extra kosten als incassokosten en deze manier van werken dus als het rekenen van dubbele incassokosten. Let er dus op dat u de incassokosten slechts één keer berekend worden op basis van de originele openstaande vordering.

WIK-brief bij particuliere debiteuren

Doet u zaken met bedrijven? Dan bent u vrij om incassokosten te rekenen vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken (dit zouden we overigens niet aanraden; bekijk hier ons stappenplan bij niet betaalde facturen).

Is uw niet-betalende klant echter een consument? Dan dient u eerst een viertiendagenbrief, oftewel een WIK-brief te sturen voordat u invorderingskosten mag rekenen. Dit is een vriendelijke herinnering waarin u de klant wijst op de openstaande vordering en waarin u melding maakt van de vervolgstappen en de kosten die daaraan verbonden zijn, zolang de betaling uitblijft. Het opstellen is van deze brief is gebonden aan een aantal wettelijke eisen, waar u hier meer over leest.

Incassokosten bij niet-succesvolle incassoprocedure

Zoals gezegd worden de kosten voor de incassoprocedure verhaald op de debiteur. Maar wat nu als de debiteur niet betaalt? Het kan bijvoorbeeld zijn dat iemand helemaal geen geld heeft (of al veel andere schulden) of dat iemand niet wil betalen. U moet in dit geval uitkijken dat u als schuldeiser niet moet opdraaien voor de incassokosten. Incassobureaus als Bill Incasso werken op basis van no cure, no pay, wat inhoudt dat u de incassokosten in geen geval zelf hoeft te betalen. Maar dit is beslist niet bij ieder incassobureau het geval! Let hier dus goed op en ga niet in zee met een partij die hier niet open over communiceert.

Overigens is het ook mogelijk om een gerechtelijk incassotraject te starten wanneer de minnelijke fase niet de gewenste resultaten biedt. De kosten voor het minnelijke traject worden dan bij de gerechtelijke vordering opgeteld. Wint u de zaak? Dan kan eventueel met behulp van een deurwaarder beslag worden gelegd op bezittingen en daarvan worden ook de incassokosten betaald.

Veelgestelde vragen over incassokosten

Wie betaalt de incassokosten?

Incassokosten zijn altijd voor rekening van de schuldenaar. Indien u de factuur uit handen geeft bij een invorderingsbureau, betaalt de schuldenaar de incassokosten direct aan het bureau.

Wanneer mag ik incassokosten in rekening brengen?

Kosten voor incasso mag u als bedrijf in rekening brengen op het moment een klant niet tijdig aan zijn of haar betalingsverplichtingen voldoet. De exacte regels zijn afhankelijk van of het gaat om een zakelijke of particuliere klant. Lees hier meer over wanneer u de kosten voor een incassobureau in rekening kunt brengen.

Hoe zit het met de incassokosten bij B2B

Is de klant een bedrijf? Dan mag u incassokosten in rekening brengen vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken. Vanaf dat moment begint ook de berekening van de verschuldigde rente. Houd er wel rekening mee dat de klant het direct rekenen van incassokosten u niet in dank zal afnemen. Beter is het daarom vaak eerst even te bellen of mailen om te vragen waar uw geld blijft.

En wat geldt bij incassokosten voor consumenten?

Gaat het om een openstaande factuur aan een consument? Dan moet u eerst een WIK-brief (veertiendagenbrief) sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen. Hiermee krijgt de consument nog veertien dagen na ontvangst van de brief de gelegenheid kosteloos te betalen. Pas daarna mag u extra kosten voor invordering in rekening (laten brengen).

Hoe zit het met de btw en incassokosten?

Besteedt u de vordering uit bij een incassobureau? Bedenk dan dat het incassobureau btw-plichtig is en dus btw moet rekenen over de diensten. Deze btw wordt in de meeste gevallen niet in rekening gebracht bij de schuldenaar, maar bij de schuldeiser. Als schuldeiser kunt u deze btw immers aftrekken van de btw die u zelf moet afdragen als omzetbelasting. Een schuldenaar kan dit in veel gevallen niet, en wordt op deze manier dus beschermd tegen extra hoge kosten.

Een uitzondering hierop is het geval wanneer de schuldeiser zelf niet btw-plichtig is. In dat geval wordt de btw wel in rekening gebracht bij de schuldenaar, omdat de schuldeiser deze kosten niet zelf kan verrekenen. Dit is bijvoorbeeld bij verhuurders, onderwijsinstellingen, zorginstellingen en verzekeringsinstellingen.

Moet ik meerdere schulden samenvoegen of niet?

Heeft een debiteur meerdere openstaande vorderingen bij u? Gaat het bijvoorbeeld om een huurachterstand van enkele maanden of heeft een klant meerdere producten of diensten op verschillende momenten bij u afgenomen? Dan heeft u voor het berekenen van incassokosten twee opties: de schulden samenvoegen en de incassokosten samen in rekening brengen, of apart de kosten berekenen en deze apart in rekening brengen. Met name bij kleinere bedragen kan de manier van rekenen hier een groot verschil maken.

De wet schrijft echter voor dat wanneer het mogelijk is om vorderingen samen te voegen, u dit als schuldeiser ook moet doen. Lukt dit niet, dan moet het niet. Dit klinkt misschien voordehand liggend en dat is het eigenlijk ook. Een voorbeeld maakt dit duidelijk. Stel dat u al drie maanden geen betaling heeft ontvangen voor een abonnementsdienst aan een klant. Stuurt u een aanmaning en geeft u de vorderingen nu uit handen? Dan worden de verschuldigde betalingen van drie maanden bij elkaar opgeteld. Blijft de betaling uit en ontvangt u ook de vierde maand aan abonnementskosten niet op tijd? En neemt u nu direct actie? Dan hoeft u de nieuwe vordering niet samen te voegen met de vordering die u al uithanden heeft gegeven en worden de incassokosten dus apart berekend.

Hoe zit het met incassokosten bij een gerechtelijke procedure?

Incassokosten hebben alleen betrekking op buitengerechtelijke kosten die gemaakt worden om een vordering te incasseren. Het betreft hier dus de kosten voor een minnelijk incassotraject en niet voor een gerechtelijk incassotraject. In het overgrote deel van de incassoprocedures biedt het minnelijke traject uitkomst. Toch kan het in sommige gevallen gebeuren dat een gerechtelijke procedure de enige oplossing is.

Bij een gerechtelijke procedure worden de incassokosten onderdeel van de eis van de schuldeiser. Wordt u als schuldeiser in het gelijk gesteld? Dan wordt de schuldenaar dus verplicht de incassokosten te betalen. Daarnaast zijn er uiteraard kosten verbonden aan het voeren van een rechtszaak: deurwaarderskosten (voor de betekening van de dagvaarding en het vonnis), griffierecht en kosten voor juristen ofwel advocaten. Wanneer u de zaak wint worden ook deze kosten op de debiteur verhaald.

Incasso op basis van no cure no pay

Incassokosten komen dus voor rekening van de debiteur. Maar wat als de debiteur niet kan of niet wil betalen en u een gerechtelijk procedure ook niet ziet zitten? Wie betaalt dan de kosten voor het incassobureau? Dit verschilt per incassobureau en het is dus erg belangrijk dat u hier duidelijkheid over hebt, om een hoop gedoe en extra kosten achteraf te vermijden. Bij Bill Incasso werken we op basis van no cure, no pay. Dat wil zeggen dat wij geen kosten in rekening brengen als een incassotraject niet leidt tot betaling. Kijk hier voor meer informatie over onze werkwijze of dien direct uw vordering in. Bill Incasso werkt door heel Nederland. Dus of u nu te maken heeft met een wanbetaler in Alkmaar, Leeuwarden, Terneuzen of een andere plaats: wij staan voor u klaar.