Geen enkel bedrijf kan zonder een gezonde cashflow. Cashflow problemen zijn dan ook één van de belangrijkste oorzaken van faillissementen. In sommige gevallen zijn liquiditeitsproblemen het gevolg van slechte bedrijfsvoering of zelfs domme pech, maar minstens zo vaak is het hebben van onvoldoende grip op de kasstromen een groter probleem. Wanneer u immers onvoldoende controle heeft over inkomsten en uitgaven, kan het zomaar gebeuren dat het geld op raakt. In dit artikel geven wij van Bill Incasso 14 tips om uw cashflow te verbeteren. Maar eerst: wat is cashflow precies?

Wat is cashflow eigenlijk precies?

Simpel: de cashflow (of kasstroom) is het verschil tussen de inkomende en uitgaande geldstromen op de bankrekening van uw bedrijf in een bepaalde periode. Het gaat dus om het geld dat de onderneming in- en uitstroomt. Meestal wordt hierbij gekeken naar de kasstromen in een bepaalde kwartaal, maar u kunt uiteraard ook kijken naar de cashflow per dag, week, maand of jaar.

U kunt de cashflow van uw bedrijf dus eenvoudig berekenen door alle uitgaven van de inkomsten af te trekken. Dus stel dat u in een kwartaal EUR 40.000 aan inkomsten uit leveringen ontvangt, en u geeft EUR 11.000 euro uit aan inkoop, 5000 aan het betalen van omzetbelasting en 9000 aan privéopnamen, dan is uw cashflow in dit kwartaal EUR 15.000.

Let op: cashflow is dus niet hetzelfde als winst

Belangrijk punt hierbij is dat cashflow dus niet hetzelfde is als winst. De winst berekent u immers door uw omzet te verminderen met de kosten. Hiervoor maakt het bijvoorbeeld niet uit of een factuur wel of niet betaalt wordt en ook belastingverplichtingen tellen niet mee voor de winst. Enkele verschillen tussen cashflow en winst zijn dus:

1. Onbetaalde facturen tellen wel mee voor de winst, maar niet voor de cashflow.
2. Evenzo tellen betalingen van facturen uit een eerdere periode wel mee voor uw cashflow, maar niet voor de winst in deze periode.
3. Betalingen van (voorschotten op) vennootschapsbelasting, inkomstenbelasting en omzetbelasting tellen wel mee voor de cashflow en niet voor de winst.
4. Vreemd vermogen vergroot uw cashflow, maar uiteraard niet uw winst.

Cashflow verbeteren: meer ontvangsten, minder uitgaven

Wanneer u problemen ondervindt met uw kasstromen, is het belangrijk om snel in te grijpen. Want al is uw winst nog zo hoog, als u niet voldoende geld heeft om te voldoen aan uw eigen betalingsverplichtingen bij de Belastingdienst, leveranciers of de bank, dan kan het snel bergafwaarts gaan met uw bedrijf. Het verbeteren van de cashflow van uw bedrijf is in principe heel simpel. Zorg ervoor dat u meer geld ontvangt dan dat er wegstroomt. Met de volgende 16 aanbevelingen helpen we u op weg.

1. Cashflow begroting opstellen

Allereerst is het van belang om grip te krijgen op alle inkomende en uitgaande geldstromen van uw onderneming. Dit doet u door zo nauwkeurig mogelijk een liquiditeitsbegroting te maken van alle te verwachten uitgaven en inkomsten. Doe dit in ieder geval voor de komende maanden, en bij voorkeur voor het hele jaar. Houd er wel rekening mee dat voorspellingen voor ver in de toekomst nog bijgesteld zullen moeten worden. Houd bij het opstellen van een kasstromenoverzicht naast inkomsten en uitgaven ook rekening met te laat betaalde facturen, belastingplichten en aflossingen op rente. Op die manier krijgt u een goed overzicht van alle geldstromen die u van en naar uw zakelijke rekening kunt verwachten.

2. Houd uw cashflow en debiteurensaldo’s in de gaten

Naast het voorspellen van kasstromen raden we ook aan om dagelijks uw cashflow in de gaten te houden. Dit kan door simpelweg even in de loggen op uw zakelijke rekening en inkomende en uitgaande betalingen te controleren. Het koppelen van uw boekhoudsoftware (met praktisch dashboard) aan een zakelijke rekening kan uiteraard ook. Door uw saldo dagelijks te controleren, weet u altijd precies hoe u ervoor staat en komt u niet voor verassingen te staan. Ook ziet u direct wanneer klanten te laat zijn met het betalen van hun facturen.

3. Maak heldere afspraken met klanten

Wat we bij incassoprocedures vaak zien is dat er discussie is ontstaan over wederzijdse verplichtingen tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarbij kan het enerzijds gaan over leveringen die niet voldoen aan de verwachting en anderzijds over betaalafspraken die niet worden nageleefd. Beide problemen zijn achteraf lastig op te lossen als hier vooraf geen duidelijke afspraken over zijn gemaakt. Wij raden daarom aan om betaalvoorwaarden en (bij meer complexe opdrachten) leveringsvoorwaarden zwart op wit vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld door een klant akkoord te laten gaan met algemene voorwaarden. Op die manier kunt u altijd verwijzen naar deze afspraken en heeft u veel minder gedoe achteraf. Zo betalen klanten sneller en verbetert uw cashflow.

4. Check klanten op kredietwaardigheid

Een tweede maatregel die voorkomt dat u te maken krijgt met wanbetalers, is door klanten vooraf te checken op hun kredietwaardigheid. Vraag eens rond bij mensen die eerder voor de klant gewerkt hebben en volg hierbij niet alleen uw instinct, maar doe bij twijfel ook zelf goed onderzoek. Is de klant een bv? Dan kunt u altijd jaarrekeningen opvragen bij de KvK. Dit geeft doorgaans een goed beeld van de kredietwaardigheid van een bedrijf. Ook kunt u gespecialiseerde bureaus inschakelen om potentiële klanten te screenen. Op die manier weet u zeker dat u in zee gaat met een partij die uw factuur straks kan betalen.

5. Cashflow problemen voorkomen met goed crediteurenbeheer

Naast goed debiteurenbeheer (alles wat u doet om betalingen te bespoedigen), speelt ook deugdelijk crediteurenbeheer een grote rol bij het optimaliseren van de cashflow. Probeer er bijvoorbeeld voor te zorgen dat betalingen verspreid over het jaar gedaan kunnen worden. Dit kan onder meer door inkopen en grote investeringen in termijnen te betalen. Op die manier houdt u altijd voldoende geld achter de hand om verrassingen op te vangen.

6. Betaal belasting als het uitkomt

Wat geldt voor het betalen van uw rekeningen, geldt ook voor het betalen van belasting. Belasting betalen moeten we uiteindelijk allemaal, maar de Belastingdienst biedt verschillende mogelijkheden om uw belastingdruk te verlagen of te spreiden over het jaar. Zo kunt u belastingaanslagen gespreid betalen en met behulp van willekeurige afschrijvingen kunt u waardevermindering al een jaar eerder aftrekken van uw winst. En verwacht u minder winst dan een jaar eerder? Dan is het mogelijk om verlaging aan te vragen van de voorlopige aanslag inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Zo houdt u meer geld op de balans tijdens het lopende jaar, en komt u minder snel in de problemen.

7. Slim voorraadbeheer

Maken uitgaven voor het inkopen van voorraad een groot deel uit van uw cashflow? Kijk dan eens of hier winst te behalen valt. Dit is namelijk vaak het geval. In de voorraad zit immers geld vast dat pas weer beschikbaar wordt bij een verkoop. Door de voorraad te optimaliseren en slim in te kopen, kunt u het geld dat in uw voorraad zit verminderen, en uw vrij beschikbare bedrijfsvermogen verhogen. Verder is het wellicht mogelijk te onderhandelen over de inkoopprijzen of samen met andere bedrijven in de kopen. Ook op die manier kan uw cashflow verbeteren.

8. Stuur direct uw factuur

Is de opdracht voltooid of is het product geleverd? Stuur dan direct de factuur. Klinkt logisch, zeker omdat eerder verstuurde facturen simpelweg eerder betaald zullen worden. Toch zijn er veel bedrijven die niet direct factureren, maar uit praktische overwegingen één of twee keer per maand. Dit kan efficiënt zijn, maar vanuit kasstroomperspectief is dit niet zo slim. Ten eerste zullen later verstuurde facturen ook een latere betaaldatum hebben. Ten tweede, en misschien wel belangrijker: door niet direct de factuur te sturen communiceert u een vorm van gelatenheid als het op betalingen aankomt. De debiteur kan hierdoor het idee krijgen dat hij ook met zijn betaling nog best even kan wachten. Nog een derde reden om niet alle facturen op dezelfde dag te sturen is dat u hierdoor ook de betalingen kunt spreiden, wat zorgt voor een constante stroom aan geld.

9. Maak betalen makkelijk voor debiteuren

Door direct uw factuur te sturen, maakt u het uw debiteur eenvoudig om te betalen. Daarbij zijn er nog een aantal maatregelen die u kunt nemen het debiteuren makkelijker te maken. Zorg ten eerste voor een duidelijke factuur die aan alle factuureisen voldoet. Daarnaast is het slim om uw klant niet alleen de optie te bieden het geld over te schrijven op uw rekening, maar ook de optie om direct te betalen met bijvoorbeeld iDEAL. Zo verhoogt u de kans op een snelle betaling aanzienlijk.

10. Volg facturen direct op bij het uitblijven van betaling

Blijft na het verstrijken van de eerste betaaltermijn de betaling uit? Dan raden we aan zo snel mogelijk deze factuur op te volgen met een betaalherinnering. Het beste is de tweede dag na het verstrijken van de termijn: het kan soms immers een dag duren voordat betalingen verwerkt zijn. Door snel te handelen laat u de debiteur opnieuw zien dat u betalingen serieus neemt en dat u er kort op zit. Op die manier krijgt u het snelst betaald en optimaliseert u de kassentroom.

11. Schakel tijdig een incassobureau in

Krijgt u ook na het versturen van een betalingsherinnering niet op tijd betaald? Of krijgt u vooral smoezen en vage beloftes? Dan is het echt belangrijk in actie te komen en uw vordering uit te besteden aan een professional. Hier heeft u ook alle recht toe: de wet schrijft namelijk voor dat u bij niet tijdige betaling kosten voor een incassobureau in rekening mag brengen voor het incasseren van de vordering. Bij Bill Incasso geeft u uw vordering uithanden op basis van no cure, no pay. Op die manier zijn onze diensten voor u als crediteur altijd gratis, en verbetert u zonder risico uw cashflow.

Het uitbesteden van een incasso via Bill Incasso is heel eenvoudig. U maakt hier een account aan en kunt dan direct uw vordering indienen. Vervolgens gaan onze incassospecialisten voor u aan de slag: uw debiteur wordt op verschillende manieren benaderd en vriendelijk doch dringend verzocht tot betaling over te gaan. Wordt er betaald? Dan ontvangt u de hoofdsom, plus verschuldigde rente. Wordt er niet betaald? Dan kost het u niets en kunt u het dossier sluiten, of verder incasseren via de kantonrechter.

12. Verhoog uw winst

Hoewel winst niet hetzelfde is als cashflow, is het verhogen van de winst uiteraard wel dé manier om uw cashflow te verbeteren. Dit kan op twee manieren: door uw marges te verhogen of door het aantal verkopen te verhogen. Dit is niet altijd gemakkelijk, zeker wanneer u actief bent in een competitieve markt en al veel actie onderneemt op het gebied van winstmaximalisatie. Maar liggen uw prijzen lager dan die van de concurrenten? Probeer dan uw prijzen te verhogen. Ook zou u eens kunnen kijken wat er mogelijk is op het gebied van marketing. Hiermee maakt u uw producten gewilder, en zult u meer verkopen. Digitale marketingmethoden als Google Ads, Social advertising en SEO hoeven bovendien niet veel aan investering te kosten.

13. Houd een buffer aan

Zelfs een succesvol bedrijf met het beste debiteurenbeheer, crediteurenbeheer en optimaal cashflowmanagement kan over een bepaalde periode een negatieve kasstroom te verwerken krijgen. Denk aan situaties waarbij een strategische debiteur failliet gaat of tijden waarin het economisch tegenzit en de winst stagneert. Daarom is het slim om altijd een buffer aan te houden. Op die manier kunt u tegenslagen opvangen en komt u niet direct in financiële problemen.

13. Kijk uit met gerechtelijke procedures

Tot slot raden we u aan om goed na te denken voordat u debiteuren voor de rechter daagt bij het uitblijven van betalingen. Het is sowieso natuurlijk logisch om met een minnelijk traject te starten, maar zelfs wanneer dit niets oplevert is een gang naar de rechter niet altijd de slimste keuze voor het verbeteren van uw cashflow. In veel gevallen zal er namelijk sprake zijn van betalingsonmacht: de debiteur heeft uw geld simpelweg niet. Wat er dan gebeurt is dat u weliswaar de zaak wint, maar dat u alsnog jaren op uw geld moet wachten, inclusief het geld dat u heeft moeten betalen voor de rechtsgang: allesbehalve gunstig voor uw kasstromen. Besteedt u uw incasso uit bij ons bureau? Dan zullen wij u hierin altijd adviseren.