In een ideale wereld betalen alle debiteuren hun facturen netjes op tijd. Maar als geen ander weten we bij Bill Incasso dat de wereld in dit opzicht helaas verre van ideaal is. Heeft u te maken met een klant die niet op tijd betaald? Dan is het handig om te achterhalen wat de reden hiervoor is. Op die manier kunt u het probleem wegnemen en krijgt u in de meeste gevallen alsnog snel betaald. In dit artikel delen we zeven veelvoorkomende redenen voor te late betalingen en geven we per reden aan wat u kunt doen om het probleem op te lossen.
1. Factuur wordt vergeten
De meest voorkomende reden voor te late betalingen is dat de klant de factuur simpelweg vergeet. Met name wanneer u zaken doet met ZZP’ers en kleine bedrijven die zelf hun administratie bijhouden, gebeurt het regelmatig dat de factuur vergeten wordt. Vaak gebeurt het dan dat de factuur wordt gedownload en opgeslagen in een map. Wanneer er dan geen boekhouder of goede software is om de klant te herinneren om de factuur te betalen, komt het allemaal aan op het eigen geheugen. En dan gaat het dus vaak mis.
Wat te doen bij vergeetachtigheid?
Het vergeten van een factuur is niet netjes natuurlijk, maar tegelijkertijd ook redelijk onschuldig. Wanneer een klant een factuur vergeet, kunt u hem of haar simpelweg aan de factuur herinneren door een betaalherinnering te sturen. Zorg voor een duidelijke en vriendelijke mail en vraag de klant om alsnog snel tot betaling over te gaan. Wanneer het inderdaad om een vergeten factuur gaat, zult u hem negen van de tien keer binnen een paar dagen betaald krijgen.
Let echter op: niet iedere debiteur die zegt een factuur te zijn vergeten, heeft hem ook echt vergeten. Over dit type wanbetalers zo meteen meer!
2. Factuur komt nooit aan
Na een slordigheidje aan de kant van debiteur, is een slordigheid aan de kant van de crediteur een veelvoorkomende reden voor facturen die niet op tijd betaald worden. Wat we met name vaak zien zijn facturen die naar het verkeerde e-mailadres gestuurd worden. Ook zagen we tot enkele jaren terug ook veel facturen in verkeerde brievenbussen, maar dat gebeurt steeds minder. De reden dat deze facturen niet betaald worden, zal duidelijk zijn: de factuur komt nooit tot aan de debiteur.
Factuur naar juiste (mail-)adres sturen
Om te zorgen dat u uw factuur wel altijd naar het juiste (mail-)adres stuurt, zijn er een aantal dingen om goed op te letten:
- Maak afspraken met uw klant en vraag naar het mailadres waar u de factuur heen mag sturen.
- Controleer de spelling van het e-mailadres.
- Stuurt u een factuur voor de eerste keer naar een facturatie-emailadres (wat bijvoorbeeld begint met facturen@ of administratie@)? Voeg dan uw contactpersoon bij het bedrijf toe in de cc en vraag of de factuur goed is aangekomen.
- Houd uw eigen e-mail in de gaten. Vaak krijgt u een automatische mail terug wanneer u een ongeldig mailadres heeft ingetypt.
Vermoedt u dat u een factuur naar een verkeerd adres heeft gestuurd en dat deze nooit is aangekomen? Wordt uw factuur te laat betaald en krijgt u ook geen reactie op betaalherinneringen via mail? Neem dan contact op via een andere manier, bijvoorbeeld via de telefoon, WhatsApp of een ander mailadres.
3. Factuur klopt niet
Nog een foutje aan de kant van het bedrijf dat de factuur stuurt dat we vaak zien is dat de factuur niet klopt. Denk aan een verkeerde berekening van het totaalbedrag, een foutje in de btw-berekening of een komma die ergens niet goed staat. Het probleem is in dit geval meestal dat bedrijven die gebruik maken van boekhoudsoftware de factuur niet kunnen invoeren, omdat de bedragen niet kloppen. Doorgaans zult u het snel van uw debiteur horen als een factuur niet klopt, maar het gebeurt ook vaak dat debiteuren op uw betaalherinnering wachten in dit soort situaties.
Factuur controleren en/of boekhoudsoftware gebruiken
Een foutje op de factuur is natuurlijk eenvoudig te herstellen door de factuur te corrigeren en opnieuw te versturen. Voorkomen is in dit soort gevallen echter beter dan genezen. Controleer uw facturen daarom voor het versturen en kijk of alle bedragen kloppen. Of nog handiger: maak gebruik van een boekhoudprogramma dat regels automatisch bij elkaar optelt en de btw ook voor u berekend. Op die manier is de kans op fouten veel kleiner en de kans op een spoedige betaling veel groter!
4. Klant heeft financiële problemen
Klanten met financiële problemen hebben vaak te maken met een gebrek aan cashflow. En dan is het dus vrij logisch dat ze hun factuur niet op tijd betalen: ze hebben het geld simpelweg niet in kas. Dit noemen we betalingsonmacht. Het omgaan met klanten met financiële problemen is lastig en vereist behendigheid. Aan de ene kant wilt u immers zo snel mogelijk uw geld, maar aan de andere kant is het niet realistisch te veronderstellen dat klanten u betalen met geld dat ze niet hebben.
Vermijd het doen van zaken bij vermoeden van kasstroomproblemen
Ook in dit geval het voorkomen van problemen beter dan het oplossen ervan. Probeer dus – zeker bij nieuwe klanten en grote opdrachten – een inschatting te maken van de kredietwaardigheid van de klant. Gaat het om een gerenommeerd bedrijf of is het een kleine startup met veel vreemd vermogen? Heeft de klant veel medewerkers in dienst of gaat het om een ZZP’er? Heeft de klant een goede businesscase en een sterke online aanwezigheid? Of begrijpt u niets van het bedrijf en kunt u online weinig tot geen informatie vinden? Heeft u twijfels? Laat dan een kredietwaardigheidscheck uitvoeren en voorkom problemen!
Oplossing: maak concrete afspraken
Heeft u op dit moment te maken met een klant die aangeeft niet bij machte te zijn om te betalen? Probeer dan allereerst in te schatten of het gaat om een tijdelijk probleem of een structureel probleem. Het gebeurt bij startende ondernemers bijvoorbeeld wel eens dat ze moeten wachten op financiering of een grote betaling van één van hun eigen klanten. Niet netjes tegenover u natuurlijk, maar (als het verhaal klopt en geen smoes is), kunt u ervan uitgaan dat een klant alsnog snel tot betaling van het hele factuurbedrag overgaat. Probeer hier concrete afspraken over te maken met een nieuwe betaaldatum, zodat u sterk staat bij eventuele vervolgstappen.
Gaat het om structurele kasstroomproblemen? En vertrouwt u de debiteur? Overweeg dan een betalingsregeling, waarbij u de debiteur de mogelijkheid biedt om gespreid te betalen. Zorg ook in dit geval voor concrete afspraken en houd uw debiteur eraan. Heeft u geen vertrouwen of worden afspraken (opnieuw) niet nagekomen? Schakel dan ons incassobureau in om verder geen tijd meer te verliezen.
5. Klant is het niet eens met de factuur
Wat ook regelmatig voorkomt is dat de factuur wordt betwist door een klant. Een klant wil dan niet betalen omdat hij het bijvoorbeeld niet eens is met de bedragen op de factuur en/of de kwaliteit van het geleverde werk. In sommige gevallen zal dit natuurlijk terecht zijn, maar sommige klanten maken er ook een sport van om op deze manier te besparen op de kosten. Wat de reden ook is, het is van groot belang hier goed mee om te gaan. Ontevreden klanten kunnen zorgen voor negatieve reviews en kunnen uw imago een flinke deuk geven.
Voorkomen is beter dan genezen: maak heldere afspraken
Ook in deze gevallen is het voorkomen van problemen ons eerste advies. Zorg voor heldere afspraken en leg deze zwart op wit vast. Dat kan via mail gaan, maar het opmaken en laten tekenen van een offerte is nog beter. Specificeer zo duidelijk mogelijk wat u gaat doen en wat de kosten zijn per onderdeel. Op deze manier kan hier later geen discussie over ontstaan en ontneemt u notoire klagers de ruimte om misbruik van u te maken.
Samen oplossing zoeken met de klant
Heeft u ondanks uw goede inspanningen om afspraken te maken toch te maken met een klant die uw factuur betwist? Luister dan in ieder geval goed naar de klacht van de klant en probeer samen tot een oplossing te komen. Misschien zit er een kern van waarheid in de klacht, en kunt u water bij de wijn doen. Of misschien kunt u aantonen dat u wel degelijk concrete afspraken heeft gemaakt samen en de klant alsnog overtuigen van uw gelijk. Hoe dan ook: laat het liever niet escaleren. Beter één keer uw verlies nemen en leren voor de volgende keer, dan met ruzie een klant verliezen. Weet u echter zeker dat u in uw recht staat en is uw klant zeer onredelijk? Dan is het uithanden geven van de factuur en het starten van een incassoprocedure altijd effectief.
6. Klant is notoire wanbetaler
Zoals er mensen zijn die er een sport van maken om facturen te betwisten, zijn er ook mensen die denken dat ze boven de wet staan. Zij denken dat facturen betalen iets is voor anderen, maar zeker niet voor zichzelf. Je komt deze notoire wanbetalers gelukkig niet vaak tegen, want dit is één van de moeilijkste typen mensen om geld van te krijgen. Ze zullen namelijk alles verzinnen om maar niet te hoeven betalen, en u krijgt uw factuur uiteindelijk pas betaald wanneer de klant inziet dat hij echt geen keuze meer heeft.
Oplossing: direct incassobureau inschakelen
In dit geval is de oplossing echt simpel: schakel direct een incassobureau in en laat zien dat de klant geen andere keuze heeft dan betalen. Het kan een goed idee zijn om nog een pre-incassobrief te laten sturen. Hiermee laat u zien dat het u menens is, maar geeft u de klant nog wel de mogelijkheid om zonder extra kosten tot betaling over te gaan. Aangezien dit type klanten nooit meer wil betalen dan strikt noodzakelijk, zullen ze in de meeste gevallen alsnog heel snel uw factuur betalen.
Zorg er bij dit soort klanten ook voor dat uw facturatie perfect op orde is en dat u afspraken goed vastlegt. Op die manier kunt u zichzelf niets verwijten en is het voor iedereen (en de eventuele rechter die er aan te pas zou kunnen moeten komen) duidelijk dat de debiteur alleen maar spelletjes speelt.
7. Klant snapt betaalprocedure niet
Een laatste algemene reden voor laatbetalingen zijn ingewikkelde betaalprocedures. Wanneer klanten immers niet weten hoe ze u moeten betalen, kunnen ze u ook niet betalen. Dit speelt met name bij consumenten en wanneer u werkt met startende ondernemers die weinig ervaring hebben met complexere betaalmethoden, betalingskenmerken en bijvoorbeeld internationale betalingen. Door in deze gevallen gebruik te maken van een complexe betaalprocedure, creëert u als het ware een extra drempel en dat brengt het risico met zich mee dat klanten sneller geneigd zullen zijn de betaling uit te stellen of helemaal niet te betalen.
Bied meerdere (eenvoudige) betaalopties aan
De oplossing ligt in dit geval voor de hand: bied eenvoudigere betaalopties aan. Op die manier maakt u het uw klant makkelijker om u te betalen en zult u zien dat u minder problemen krijgt met klanten die niet op tijd betalen. Te denken valt aan bijvoorbeeld betalen met iDeal of een ander online betalingssysteem waarbij klanten alleen maar op een link moeten klikken of een qr-code moeten scannen.
Krijg facturen snel betaald met Bill Incasso
Wat de reden voor te laten betalingen ook is, u kunt altijd de hulp van ons incassobureau inschakelen. Wij zullen het uw klant zo makkelijk mogelijk maken om te betalen en zijn als geen ander in staat om uw klant zo snel mogelijk te laten betalen: door vriendelijk en op verschillende manieren contact op te nemen en duidelijk te maken dat de klant weinig keuze heeft. Op basis van no cure, no pay, zodat het voor u altijd gratis is. En als u kiest voor pre-incasso, kost het uw debiteur ook niets!