Betalingsherinnering versturen

Zelf versturen of gratis làten versturen?


Download hier direct voorbeeldbrief betalingsherinnering
eisen betalingsherinnering

Wanneer verstuurt u een betalingsherinnering

Als de betalingstermijn van uw factuur door uw klant overschreden wordt, is het tijd om een betalingsherinnering de deur uit te doen. De meeste ondernemers doen dit tegenwoordig per mail en dat is ook prima. Sommige ondernemers kiezen er voor om hun klanten eerst nog even te bellen. Dit hangt natuurlijk allemaal samen met de relatie die u met uw klant heeft. Een klant die al jarenlang stipt op tijd zijn rekeningen voldoet, zul je natuurlijk anders behandelen als een klant die voor de eerste keer besteld heeft en direct een loopje neemt met je betalingstermijn.


Er zijn geen regels hoeveel betalingsherinneringen je moet sturen behalve als uw klant een consument is.

Eisen aan een betalingsherinnering bij consumenten

Wanneer uw klant een bedrijf is, zijn er geen wettelijke eisen waar je laatste aanmaning aan moet voldoen. De klant is dan, juridisch gezien, al ingebreke op het moment dat de vervaldatum van de factuur overschreden wordt. En dus ook direct rente en incassokosten verschuldigd. Een betalingsherinnering is zelfs niet nodig. De meeste ondernemers sturen uiteraard altijd wel minimaal 1 herinnering. 


In 2012 is de wet incassokosten in werking getreden. Hierin is vastgelegd wanneer en hoeveel incassokosten er in rekening gebracht mogen worden. Consumenten genieten in Nederland nogal wat bescherming en zo zijn ook in deze wet diverse bepalingen opgenomen waarmee consumenten beschermd worden. De belangrijkste bepaling is wel dat er voordat er incassokosten in rekening gebracht mogen worden er nog een laatste betalingsherinnering, de zogenaamde 14 dagen brief, verstuurd moet worden.


Dit zijn de eisen van de 14 dagen brief die aan consumenten verstuurd moet worden:

  • De betalingstermijn moet minimaal 14 dagen zijn.
  • In de brief moet vermeld worden hoeveel de incassokosten exact bedragen als er niet betaald wordt.


De incassokosten moeten exact vermeld worden, het is dus niet voldoende om te zeggen dat er 15% van de hoofdsom in rekening gebracht gaan worden. Tevens dient de btw die eventueel van toepassing kan zijn, exact vermeld te worden. Daarnaast dient de betalingstermijn ook nog eens op een, door de rechtbanken vastgestelde, juridische wijze geformuleerd te worden. 

Om aan de eisen van deze laatste betalingsherinnering te voldoen, raden we aan om van onze voorbeeldbrief gebruik te maken, deze voldoet altijd aan alle laatste wettelijke eisen.

Download voorbeeldbrief betalingsherinnering 

Hieronder kunt u onze veelgebruikte voorbeeldbrieven downloaden. U kunt de brieven direct aanpassen en gebruiken. 


De inhoudelijke tekst van de voorbeeldbrief betalingsherinnering voor consumenten kunt u het beste ongewijzigd laten. Sommige zinnen moeten exact geformuleerd zijn anders zullen de incassokosten bij een eventuele gerechtelijke incasso procedure resoluut door de rechtbank worden afgewezen. 


Maak de keuze welke brief u nodig heeft of download ze allebei. Vul uw naam en e-mail adres in en u ontvangt direct een voorbeeldbrief die u kunt aanpassen en gebruiken.

De laatste betalingsherinnering door ons laten versturen

Wanneer uw herinneringen niet gewenste effect opleveren dan kunt u er ook voor kiezen om een laatste betalingsherinnering door Bill Incasso te laten versturen; de pre incasso. Wij versturen dan een vriendelijke laatste aanmaning zonder kosten naar uw debiteur. Deze brief wordt door ons op ons briefpapier verstuurd. Uw debiteur krijgt nog eenmaal de kans om zonder bijkomende kosten aan u te betalen. Voor uw klant zijn hieraan dus geen kosten verbonden. Maar voor u ook niet!


Zo werkt onze unieke pre incasso service:

  • Maak via deze website een gratis account aan. Bill Incasso werkt niet abonnementen dus u zit nergens aan vast.
  • Kies uw gebruikersnaam en wachtwoord en login hiermee vervolgens in.
  • Dien uw openstaande factuur in, belangrijk: kies voor 'Pre Incasso'.
  • Wij sturen uw klant een vriendelijke kosteloze laatste aanmaning met het verzoek aan u te betalen.
  • Ontvangt u een betaling binnen de gestelde termijn? Dan geeft u dit via de online portal aan ons door. Het dossier wordt dan kosteloos gesloten. Geen kosten voor uw klant maar ook geen kosten voor u. 
  • Wordt er niet betaald? Dan hoeft u niets te doen. Het dossier rolt dan automatisch door in een incasso opdracht.
snel en gratis pre incasso indienen
incassobureau inschakelen

Als ook de laatste betalingsherinnering niet helpt

Wanneer uw factuur niet betaald wordt, ook niet na het sturen van de laatste aanmaning wordt het tijd om serieuzere stappen te ondernemen. Wacht niet te lang met het inschakelen van een incassobureau. Hoe langer u uw facturen op laat staan hoe groter de kans dat deze nooit meer betaald gaat worden. Hou ouder de factuur hoe moeilijker het wordt om uw vordering te incasseren.


 Als u ons incassobureau inschakelt dan zullen wij uw debiteur altijd correct maar rechtvaardig benaderen. In het minnelijke incassotraject, dat is de eerste fase zonder tussenkomst van bijvoorbeeld een rechtbank, benaderen wij uw klant meerdere malen op verschillende manieren. Uw debiteur schrijven we aan per e-mail, reguliere post, sms en aangetekende e-mail. Het belangrijkste middel is persoonlijk via de telefoon. 

In deze eerste fase van het incassotraject proberen we primair een betaling te verkrijgen. Constateren we problemen dan zullen we deze proberen op te lossen. Eenvoudige geschillen worden direct door de behandelaar behandelt. Kan uw debiteur niet betalen? Dan wordt er een redelijke betalingsregeling afgesproken. Uiteraard houden we deze net zo lang in de gaten totdat de gehele vordering door uw klant betaald is.

Zo dient u uw factuur ter incasso in

Het indienen van uw openstaande factuur bij Bill Incasso is heel eenvoudig. Ons incassobureau werkt op basis van No Cure No Pay. De kosten worden hierbij zoveel mogelijk op uw debiteur verhaald. 


Zo dient u uw openstaande factuur in:

  • Indien u nog geen account heeft dan maakt u dit eenvoudig aan via deze website. Het is gratis en Bill Incasso werkt niet met abonnementen. 
  • Log in met de door u gekozen gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Voer de gegevens van uw debiteur in en dien uw onbetaalde factuur in.
  • Als dossier klaar is, kunt u eventueel de factuur en betalingsherinnering uploaden.
  • Een vaste behandelaar gaat nog dezelfde werkdag met uw dossier aan de slag.
  • Bij uw debiteur brengen we rente en incassokosten in rekening.
  • Wordt de volledige vordering betaald dan ontvangt u van ons uw factuurbedrag + de rente.
  • Wordt er onverhoopt niets betaald dan kost het u ook niet; No Cure No Pay incasso.
  • Uiteraard is het in het laatste geval bijna altijd mogelijk om een gerechtelijke procedure te
    starten. De kosten hiervan worden vooraf met u besproken. En wilt u dit niet dan kunt u
    op dat moment het dossier kosteloos sluiten.
Snel en gratis uw openstaande factuur laten incasseren.