Incassobureau inschakelen als ZZP’er: hoe werkt dat?

Als ZZP’er kunt u te maken krijgen met klanten die niet op tijd hun factuur betalen. Zeker als kleine ondernemer is dit erg vervelend, want u bent voor uw inkomen afhankelijk van deze betalingen. Gelukkig schrijft de wet voor dat u ook als ZZP’er gebruik mag maken van de diensten van een incassobureau wanneer u te maken krijgt met wanbetalers. Maar hoe werkt dat, een incassobureau inschakelen als ZZP’er? Wanneer kunt u een incassoprocedure starten en waar moet u rekening mee houden? In dit artikel zetten we alles wat u moet weten over incasso voor ZZP’ers op een rijtje.

Kan je als ZZP’er een incassobureau gebruiken?

Ja, als ZZP’er kunt u ook gebruik maken van de diensten van een incassobureau wanneer u te maken heeft met een wanbetaler. Vaak wordt gedacht dat het inschakelen van een incassobureau iets is wat alleen grote bedrijven en organisaties kunnen doen. Dat is niet zo, want in principe kan iedereen die recht heeft op een bepaalde geldbedrag een incassobureau inschakelen. Dit kan zelfs als particulier, bijvoorbeeld in het geval van een onverschuldigde betaling of wanneer u geleend geld niet terugkrijgt.

Wanneer mag je als ZZP’er een incassobureau inschakelen?

Als zelfstandig ondernemer mag u een incassobureau inschakelen als u te maken krijgt met een klant die niet betaalt. De schuldenaar, oftewel debiteur, zal dan door het incassobureau worden gemaand om alsnog zo snel mogelijk te betalen. De wet maakt hierbij onderscheid tussen particuliere klanten en zakelijke klanten. Bij particuliere klanten liggen de zaken voor invordering iets complexer dan bij bedrijven, omdat die meer wettelijke bescherming genieten.

Wanneer incassobureau inschakelen zakelijk bij bedrijf als klant

Is uw debiteur een bedrijf? Dan is het toegestaan om een incassobureau in te schakelen vanaf het moment de betaaltermijn is verstreken. Deze betaaltermijn moet overigens wel redelijk zijn en zijn overeengekomen: u kunt bijvoorbeeld niet een betaaltermijn van twee dagen hanteren en dan de derde dag een incassobureau inschakelen. Doorgaans wordt een betaaltermijn van 14 dagen als redelijk gezien, maar houd er rekening mee dat die 14 dagen alleen geldig zijn als beide partijen hier akkoord mee zijn. Anders geldt 30 dagen als wettelijke termijn.

Wanneer als ZZP’er incassobureau gebruiken bij particuliere klant

Is de debiteur een particuliere klant? In dat geval dient u eerst een WIK-brief te sturen voordat u van de diensten van een incassobureau gebruik mag maken. Deze brief biedt de wanbetaler nog een laatste kans om zonder extra kosten binnen veertien dagen alsnog te betalen, en wordt daarom ook wel veertiendagenbrief genoemd. Heeft u na veertien dagen na ontvangst van de WIK-brief uw geld nog niet? Dan bent u vrij om een incassobureau in te schakelen.

Is het inschakelen van een incassobureau slim als ZZP’er?

Dat het wettelijk is toegestaan om een incassobureau in te schakelen, wil uiteraard niet zeggen dat dit direct de beste stap is. Wij adviseren kleine ondernemers altijd om eerst zelf nog enkele stappen te ondernemen voordat ze een incassobureau inschakelen. Voor ons incassobureau staat weliswaar het behouden van een goede klantrelatie altijd op nummer één, maar het direct inschakelen van een incassobureau kan toch door uw klant worden gezien als een ingrijpende stap.

Om de klantrelatie optimaal te houden, adviseren we daarom altijd zelf nog de volgende stappen te ondernemen:

1. Stuur een vriendelijke betaalherinnering per mail of per WhatsApp. Doe dit één of twee dagen na het verstrijken van de betaaldatum. Wat je vaak ziet is dat de klant de factuur simpelweg vergeten is en alsnog snel tot betaling overgaat.
2. Geen reactie of blijft de betaling uit? Neem dan uw telefoon en bel uw debiteur eens op. Vraag wat er aan de hand, verzoek vriendelijk om te betalen en maak hier concrete afspraken over. Maak liever nog geen melding van eventuele vervolgstappen die u wilt zetten.
3. Is er sprake van betalingsonmacht, omdat de klant bijvoorbeeld zelf ook nog moet wachten op een te late betaling? Overweeg dan een betalingsregeling. Maak hier wel goede afspraken over en trap vooral niet in deze veelgebruikte smoezen.

Wanneer u bovenstaande stappen heeft genomen en u nog steeds geen betaling heeft ontvangen, is het slim om professionele ondersteuning in te schakelen. Ook wanneer het al eerder duidelijk is dat de klant niet gaat betalen, bijvoorbeeld wanneer uw telefoontjes niet beantwoord worden of wanneer blijkt dat het om een notoire wanbetaler gaat, is het slim direct hulp in te schakelen. Zo gaat geen tijd verloren en heeft u zo snel mogelijk uw geld.

Incassobureau, advocaat of deurwaarder inschakelen?

Wanneer u op zoek gaat naar professionele hulp bij het innen van openstaande vorderingen, dan vindt u naast incassobureaus als Bill Incasso ook incassoadvocaten en deurwaarders. Ook deze partijen kunnen u helpen bij het krijgen van uw geld, maar zeker als ZZP’er bent u in meer dan negen van de tien gevallen veel beter af met een goed incassobureau.

Om te beginnen de deurwaarder, oftewel gerechtsdeurwaarder: deze voert in principe alleen rechtsbevelen uit. Oftewel: u heeft een vonnis van de rechter nodig om gebruik te kunnen maken van de diensten van een deurwaarder. En om een vonnis te krijgen, dient u eerst een rechtszaak te voeren en te winnen. Dat kost erg veel tijd en geld, en zelfs als u wint, is het lang niet altijd zeker dat u al uw geld terugziet. Daarom wordt altijd eerst geprobeerd om het geld in de minnelijke fase, dus buiten te rechter om, te innen met behulp van een incassospecialist.

Ook een incasso-advocaat is een incassospecialist. Bij deze partij kunt u dus wel terecht om uw vordering buiten de rechter om te laten innen. Het grote voordeel van een incasso-advocaat is dat deze voor u kan procederen bij bedragen van meer dan € 25.000, mocht het tot een rechtszaak komen. Het grote nadeel van een incassoadvocaat is het prijskaartje: kijk niet op van uurtarieven van € 150 of meer. Heeft u dus een onbetaalde factuur van minder dan € 25.000? Kies dan (veel voordeliger) incassobureau.

Hoe werkt een incassoprocedure bij zelfstandigen zonder personeel?

Een incassoprocedure voor ZZP’ers werkt in principe hetzelfde als een incassotraject voor grote ondernemingen. Als ZZP’er dient u bij ons uw openstaande vordering in, en vervolgens zorgen wij ervoor dat dat de factuur zo snel mogelijk betaald wordt, inclusief wettelijke rente en incassokosten. U krijgt dan vervolgens het openstaande bedrag op uw rekening gestort, en de incassokosten gebruiken we om onze diensten te betalen. Laat u Bill Incasso uw incasso verzorgen? Dan is de incasso voor u als indiener altijd gratis. Wij werken namelijk op basis van no cure, no pay.

Om ervoor te zorgen dat uw niet betalende klant alsnog snel tot betaling overgaat, zullen wij deze op verschillende manieren benaderen en vriendelijk verzoeken uw rekening te betalen. Dit is zeer effectief, omdat onze specialisten hiervoor precies de juiste toon kennen: vriendelijk en behulpzaam, maar tegelijkertijd autoritair en overtuigend. In verreweg de meeste gevallen wordt een factuur dan snel betaald.

Nu kunnen wij in het minnelijke traject niemand dwingen om te betalen. Wij kunnen bijvoorbeeld geen beslag leggen op een bankrekening of goederen. Daarom gebeurt het soms dat een minnelijk incassotraject niet leidt tot betaling. In dit geval kost het u dus niets, maar krijgt u wel altijd de optie om de incasso om te zetten in een gerechtelijke procedure. Gaat het om een vordering van minder dan € 25.000? Dan kunnen onze juristen de gang naar de rechter begeleiden. Wanneer de rechter dan vervolgens in uw voordeel beslist, kan wél beslag worden gelegd. Op die manier krijgt u dan alsnog uw geld.

Let op verschil incasso bedrijven en particulieren

Zoals we al aangaven is er een klein verschil op het gebied van wetgeving tussen incasso’s voor particulieren en voor bedrijven. Bij een zakelijke klant kunt u direct een incassotraject (inclusief het innen van incassokosten en de wettelijke rente) starten, terwijl u bij particulieren eerst een WIK-brief moet sturen.

Wanneer u een incassoprocedure wilt starten voor een particuliere wanbetaler, en zelf nog geen WIK-brief heeft gestuurd, kunt u deze brief ook laten sturen door ons incassobureau. Deze pre-incassobrief voldoet aan alle eisen van de WIK en geeft uw debiteur nog veertien dagen de tijd om zonder extra kosten alsnog te betalen.

Deze pre-incassobrief is dus verplicht bij particulieren, als u deze zelf nog niet heeft gestuurd. Bij zakelijke wanbetalers is deze brief niet verplicht, maar kunt u hier wel gebruik van maken.

Wat kost een incassoprocedure voor ZZP’ers?

Bill Incasso werkt op basis van no cure, no pay, wat inhoudt dat het laten uitvoeren van een incassotraject voor u als opdrachtgever altijd gratis is. Wanneer er onverhoopt niet betaald wordt, kan het dossier kosteloos worden gesloten. Wanneer we uw factuur wel betaald krijgen, dan krijgt u het openstaande bedrag inclusief de wettelijke rente op uw bankrekening gestort. Daarnaast brengen wij incassokosten bij uw debiteur in rekening.

De hoogte van de incassokosten wordt bepaald aan de hand van de staffel die is opgenomen in de Wet Incassokosten (WIK). De kosten voor uw debiteur zijn dus de wettelijke incassokosten. Deze staffel vindt u in onderstaande tabel. U ziet dat de hoogte van de wettelijke incassokosten wordt berekend op basis van een percentage van de vordering. Daarbij geldt een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Incassokosten worden nooit afgerond.

Bron: Rechtspraak.nl

Rekenvoorbeeld kosten incasso ZZP

Stel dat u als ZZP’er een groot bedrijf heeft geadviseerd en hiervoor € 6.000 heeft gefactureerd. Wanneer u in dit geval een incassotraject start, worden de incassokosten als volgt berekend:

Incassokosten bij € 6.000: 15% van 2500 + 10% over de volgende 2500 + 5% over 1000 = € 675.

Incasso op basis van no cure no pay voor ZZP’ers uitbesteden?

Bent u ZZP’er en heeft u te maken met een zakelijke of particuliere klant die uw factuur niet betaald? En heeft u zelf al geprobeerd om uw geld te innen, maar heeft dit niet het gewenste resultaat opgeleverd? Dan is dit het moment om een incassobureau voor ZZP’ers in te schakelen. Kies voor Bill Incasso als u op basis van no cure, no pay wilt werken met een incassobureau dat niet alleen een zeer hoog slagingspercentage heeft, maar zich ook inzet om te klantrelatie optimaal te houden. Wij werken voor onze klanten door heel Nederland. Dus niet alleen in grote steden als Amsterdam, Den Haag en Rotterdam, maar ook in Limburg en Zeeland werken wij veel. Meer weten? Lees hier alles over onze incassoprocedure of dien direct gratis uw factuur in.