Als een klant uw factuur niet betaalt, is dit de volgorde: eerst een vriendelijke herinnering, dan bellen, dan een aanmaning en pas daarna de factuur uit handen geven. Meestal is het geld binnen voordat u aan de laatste stap toekomt. Hieronder leest u wat u wanneer doet, wat de wet u toestaat en wat u doet als de klant de factuur betwist of als het om een klein bedrag gaat.

In het kort

• Dag 1 na de vervaldatum: stuur een vriendelijke betalingsherinnering, termijn 7 dagen.
• Dag 8: bel uw klant en vraag wat er speelt.
• Dag 15: stuur een aanmaning. Bij een particuliere klant is dit de verplichte 14-dagenbrief.
• Kan de klant tijdelijk niet betalen, spreek dan schriftelijk een betalingsregeling af.
• Dag 30: geef de factuur uit handen aan een incassobureau.

De termijnen zijn een richtlijn. Bent u eerder zeker dat de klant niet wil betalen, dan mag u sneller doorpakken.

Eerst: is uw klant een bedrijf of een particulier?

Dit bepaalt welke regels gelden.

Zakelijke klant. Is de betaaltermijn verstreken, dan heeft u direct recht op incassokosten van minimaal 40 euro. Een extra brief is daarvoor niet verplicht. Heeft u geen termijn afgesproken, dan geldt 30 dagen. Grote bedrijven moeten facturen van mkb-bedrijven en zzp’ers sinds 1 juli 2022 binnen 30 dagen betalen.

Particuliere klant. U mag pas incassokosten rekenen nadat u een aanmaning heeft gestuurd waarin de klant nog 14 dagen krijgt om zonder extra kosten te betalen. Die brief heet de WIK-brief of 14-dagenbrief. In de brief moet staan hoeveel incassokosten u rekent als de betaling uitblijft. De precieze eisen staan in ons artikel over de WIK-brief.

Stappenplan als een klant een factuur niet betaalt

Stap 1: stuur een vriendelijke herinnering

Wacht niet langer dan een paar dagen na de vervaldatum. Meestal is de factuur gewoon aan de aandacht ontsnapt. Houd de toon vriendelijk en zakelijk, noem het factuurnummer, het bedrag en een nieuwe termijn van 7 dagen. Reken nog geen kosten en dreig nog niet met vervolgstappen. Voeg de factuur als bijlage toe.

Veel ondernemers vinden dit vragen om geld ongemakkelijk, zeker bij een klant die ze goed kennen. Een herinnering is geen verwijt. U vraagt alleen om wat is afgesproken, en een korte mail is voor de klant prettiger dan een lange stilte gevolgd door een aanmaning.

Voorbeeld van een herinnering per mail:

Geachte [naam klant],

Uit onze administratie blijkt dat factuur [factuurnummer] van [bedrag] euro nog niet is voldaan. De betaaltermijn is op [datum] verstreken. Waarschijnlijk is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wilt u het bedrag binnen 7 dagen overmaken naar [IBAN], onder vermelding van het factuurnummer? Een kopie van de factuur vindt u in de bijlage. Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u deze mail als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[uw naam en bedrijfsnaam]

Meer voorbeelden staan in ons artikel over de betalingsherinnering.

Stap 2: bel uw klant

Is er na 7 dagen nog niets binnen, pak dan de telefoon. Een gesprek werkt beter dan een tweede mail, omdat u meteen hoort wat er speelt: is de factuur zoek, is er een klacht, of is er geen geld? Blijf ook nu vriendelijk en vraag wanneer u de betaling kunt verwachten. Bevestig de afspraak direct daarna per mail, dan heeft u het vastgelegd.

Stap 3: uitstel of een betalingsregeling

Kan de klant tijdelijk niet betalen, dan is een korte regeling vaak beter dan doorduwen. Spreek af wat er wanneer wordt betaald, zet het op papier en laat de klant bevestigen. Een deelbetaling nu en de rest over twee weken is een gangbare vorm. Doe dit alleen bij klanten die u vertrouwt. Heeft u een slecht gevoel, ga dan door naar stap 4. Hoe u zo’n betalingsregeling opzet, staat op een aparte pagina.

Stap 4: stuur een aanmaning

Blijft de betaling ook na het telefoontje uit, dan stuurt u een aanmaning. Dit is een laatste verzoek met een duidelijke termijn en de mededeling dat u de vordering daarna uit handen geeft en dat de kosten daarvan voor de klant zijn. Bij een particuliere klant is dit de 14-dagenbrief zoals hierboven beschreven. Verstuur de aanmaning per mail én per post, aangetekend als het om een groter bedrag gaat.

Stuurt u liever niet zelf een aanmaning, dan verstuurt Bill Incasso binnen 1 werkdag gratis een pre-incassobrief namens u. Die voldoet aan de wettelijke eisen, ook aan die van de 14-dagenbrief voor particulieren. U betaalt hiervoor niets, ook niet als de klant betaalt. De klant kan nog steeds zonder extra kosten betalen, alleen laat de afzender zien dat het u menens is.

Stap 5: geef de factuur uit handen

Betaalt de klant ook na de aanmaning niet, dan is wachten zelden nog zinvol. U kunt kiezen uit een incassobureau, een incasso-advocaat of een gerechtsdeurwaarder. Voor de meeste openstaande facturen is een incassobureau de logische eerste stap. Welke partij wanneer past, staat in incassobureau, incasso-advocaat of gerechtsdeurwaarder.

Zo werkt het bij Bill Incasso. U dient de vordering online in en wij komen dezelfde werkdag in actie. U krijgt een vaste behandelaar, die uw klant per brief, mail en telefoon benadert tot er wordt betaald of een regeling is getroffen. Dit minnelijke traject is voor u kosteloos: no cure, no pay. Betaalt de klant, dan ontvangt u de volledige hoofdsom en betaalt de klant de incassokosten. Betaalt de klant niet, dan betaalt u niets.

Lukt het minnelijk niet, dan kunt u kiezen voor een gerechtelijke incasso. De rechter beoordeelt dan uw vordering. Daar horen kosten bij, zoals griffierecht, die de klant moet vergoeden als u in het gelijk wordt gesteld. Wij adviseren u vooraf of die stap in verhouding staat tot het bedrag. De keuze is aan u, nooit verplicht. Na een vonnis kan een deurwaarder beslag leggen op bijvoorbeeld een bankrekening of loon.

Twijfelt u of het al zover is, lees dan wanneer u een incassobureau inschakelt of bekijk de kosten en voorwaarden.

Waar heeft u recht op als een klant niet betaalt?

Incassokosten mag u rekenen zodra de klant echt te laat is: bij een bedrijf direct na de vervaldatum, bij een particulier na de 14-dagenbrief. De wet bepaalt de hoogte: 15 procent over de eerste 2.500 euro, met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Bereken het bedrag met onze incassokostencalculator.

Daarnaast mag u wettelijke rente rekenen vanaf de dag na de vervaldatum, bij zakelijke klanten de hogere handelsrente. Geeft u de factuur uit handen, dan brengen wij dit samen met de hoofdsom en de incassokosten bij uw klant in rekening. Bij betaling ontvangt u 100 procent van uw hoofdsom.

Wat als de klant de factuur betwist?

Zegt de klant dat het werk niet deugde of dat er iets anders was afgesproken, dan heeft u een geschil over de opdracht. Dat vraagt om een andere aanpak dan een vergeten factuur. Reageer schriftelijk op het bezwaar. Verwijs naar de offerte, de opdrachtbevestiging en de oplevering, en vraag concreet wat er volgens de klant niet klopt. Soms is een bezwaar een manier om tijd te winnen. Soms is er echt iets misgegaan en lost een gedeeltelijke creditering het op.

Blijft de klant betwisten, laat dan een jurist beoordelen of uw vordering standhoudt voordat u verder gaat. Een betwiste factuur laat zich niet zomaar innen. Met een goed dossier staat u sterk, dus bewaar alle mails, foto’s en bevestigingen vanaf de eerste opdracht.

Loont het bij een klein bedrag?

Ook bij een factuur van 100 of 200 euro kunt u de stappen hierboven doorlopen. Het minnelijke traject kost u bij no cure, no pay niets, en de incassokosten van minimaal 40 euro komen voor rekening van de klant. Een gerechtelijke procedure is bij kleine bedragen zelden verstandig, omdat het griffierecht dan niet in verhouding staat tot de vordering. Meer hierover: incassobureau inschakelen bij kleine bedragen en vanaf welk bedrag een incassobureau inschakelen.

Goed om te weten

• Verjaring. Een factuur aan een consument voor een product verjaart na 2 jaar, voor een dienst na 5 jaar. Zakelijke facturen verjaren na 5 jaar. Een schriftelijke aanmaning start de termijn opnieuw. Zie het verjaren van facturen.
• Btw terugvragen. Blijkt de factuur definitief oninbaar, dan vraagt u de afgedragen btw terug bij de Belastingdienst. Dat kan uiterlijk een jaar na de vervaldatum.
• Eigendomsvoorbehoud. Heeft u producten geleverd en staat in uw voorwaarden dat die uw eigendom blijven tot betaling, dan kunt u ze terughalen.
• Voorkomen. Duidelijke algemene voorwaarden, een correcte factuur en een korte betaaltermijn schelen veel gedoe. Zie tien tips om te voorkomen dat klanten niet betalen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als mijn klant de factuur niet betaalt?

Stuur binnen een paar dagen na de vervaldatum een vriendelijke herinnering met een termijn van 7 dagen. Bel daarna, stuur een aanmaning en geef de factuur uit handen als de betaling uitblijft. Bij een particuliere klant is de aanmaning een verplichte 14-dagenbrief.

Hoe vraag ik netjes om betaling?

Kort en concreet: noem het factuurnummer, het bedrag, de verstreken termijn en een nieuwe datum. Ga ervan uit dat de klant het vergeten is en zeg dat de mail als niet verzonden geldt als er al betaald is.

Wat zijn de gevolgen als een factuur na 30 dagen niet betaald is?

Bij een zakelijke klant bent u dan meestal over de wettelijke termijn heen en heeft u recht op minimaal 40 euro incassokosten. Bij een particulier moet u eerst een 14-dagenbrief sturen voordat u kosten mag rekenen.

Hoe lang moet ik wachten voordat ik een incassobureau inschakel?

Na een herinnering, een telefoontje en een aanmaning is ongeveer een maand verstreken. Reageert de klant dan nog niet, dan is uit handen geven de logische stap. Twijfelt u of de klant echt niet wil betalen, dan mag u eerder.

Mag ik zelf incassokosten rekenen?

Ja. Bij een zakelijke klant direct na de vervaldatum, bij een particulier na de 14-dagenbrief. De hoogte is wettelijk vastgelegd, met een minimum van 40 euro.

Zo gaan wij voor u te werk (video)

Uw factuur uit handen geven

Blijft het stil na deze stappen, dien uw vordering dan online in. Dat kost u een paar minuten. Wij gaan dezelfde werkdag aan de slag, u ontvangt bij betaling 100 procent van uw hoofdsom en u betaalt niets als er niets wordt geïncasseerd. Geen resultaat, geen rekening. Sinds 2003 helpen wij zzp’ers, mkb-bedrijven en grote organisaties door heel Nederland met openstaande facturen.