Zo gaat u om met een wanbetaler

Heeft u te maken met een wanbetaler? Een klant die een factuur niet betaalt kan voor veel hoofdbrekens zorgen. Niet alleen wilt u immers zo snel mogelijk uw geld ontvangen (u bent tenslotte geen bank), u wilt ook de relatie met uw klant niet verstoren. Gelukkig zijn er een groot aantal dingen die u kunt doen om wanbetalers alsnog te laten betalen, zonder dat het vervelend wordt. Daarnaast kunt u het risico op wanbetalers op verschillende manieren verkleinen. Meer weten? In dit artikel vertellen we u alles over het omgaan met wanbetaling en geven we slimme tips om met goed debiteurenbeheer het risico op wanbetalers minimaal te houden.

Wat is een wanbetaler precies?

Voordat we ingaan op het voorkomen en aanpakken van wanbetalers, is het goed om even te definiëren waar we het precies over hebben. Wanneer is iemand een wanbetaler? Volgens de Dikke van Dale is een wanbetaler een slechte betaler. Maar wanneer spreken we van een slechte betaler? De meesten zullen het er over eens zijn dat iemand die een enkele keer de eerste betaaltermijn met één dag overschrijdt niet direct een slechte betaler is, vooral wanneer die persoon de volgende dag alsnog tot betaling overgaat. Aan de andere kant zijn er van die mensen (ondernemers of particulieren) die nooit op tijd betalen en van wie de naam bij menig incassobureau direct een belletje laat rinkelen. Ook kan het zijn dat u zakendoet met een bedrijf dat niet bij machte is om de factuur te voldoen, omdat ze zelf het slachtoffer zijn een klant die niet betaalt. Is zo’n bedrijf een wanbetaler?

Het moge duidelijk zijn dat het lastig is een goede algemeen geldige definitie te geven van het begrip wanbetaler. Wanneer we het in dit artikel echter hebben over een wanbetaler, bedoelen we een klant die niet op tijd heeft betaald. Een debiteur die de betalingstermijn overschrijdt is dus een wanbetaler, oftewel een slechte betaler. En die zijn er in verschillende gradaties. Een beetje wanbetaler zal direct na uw eerste herinnering betalen, terwijl er bij de slechtste betalers (de ergste wanbetalers) een deurwaarder aan te pas moet komen.

Gevaren van wanbetaling

Vaak ligt de focus bij (starende) ondernemingen met name op het binnenhalen van zoveel mogelijk klanten. De gevaren van wanbetaling worden dan als onvermijdelijk ondernemersrisico gezien, totdat het te laat is. En dat is erg jammer. Want wist u dat bij meer dan één op vijf van de faillissementen een niet betalende klant de belangrijkste oorzaak is van het faillissement? Uit de MKB barometer van 2021 blijkt bovendien dat mkb-ondernemingen in Nederland vrezen dat maar liefst dertien procent van hun uitstaande facturen niet betaald zal worden. De totale schadepost van al deze niet-betaalde facturen kan oplopen tot maar liefst 12,9 miljard euro.

Wanbetaling is dus aan de orde van de dag en de kosten die dit met zich meebrengt zijn erg hoog. Een enkele wanbetaler kan er al voor zorgen dat u in grote problemen komt, en logischerwijs is iedere euro die u wel heeft verdiend maar niet ontvangt een verloren euro. Een euro die u niet zal helpen groeien, waarvan u niet uw eigen rekeningen kan betalen of eenvoudigweg uw gezin mee kunt onderhouden.

Waarom betaalt een klant niet?

Bij wanbetalers is het zinvol uzelf af te vragen waarom de klant niet betaalt. Door die vraag beantwoord te krijgen, krijgt u immers inzicht in de beweegredenen van uw debiteur. Hoewel het stappenplan bij niet betalende klanten altijd min of meer vast staat, kan dit inzicht u wel helpen bij het inschatten van de kans op succes en het maken van een kosten-batenanalyse. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om veel energie te steken in het plukken van een kale kip, met name als het om een vrij klein bedrag gaat.

Er zijn grofweg twee redenen waarom een klant niet betaalt. De eerste is dat de klant niet kan betalen. Dit noemen we betalingsonmacht. Daarnaast kan het zijn dat een klant niet wil betalen. Ofwel: betalingsonwil.

Betalingsonmacht wanbetaler door bijvoorbeeld faillissement

Bij betalingsonmacht zijn er ook weer twee situaties mogelijk. Het kan gaan om een tijdelijk liquiditeitsprobleem, bijvoorbeeld omdat de klant zelf nog wacht op een niet betaalde factuur. In deze gevallen kunt u verwachten dat de klant weliswaar te laat is met betalen, maar dat u uw factuur alsnog betaald zult krijgen. Vertrouwt u uw klant? Dan kunt u hier afspraken over maken, zoals een betalingsregeling.

Liquiditeitsproblemen op de langere termijn vormen een groter probleem voor u als crediteur. Dit is bijvoorbeeld het geval als uw klant surseance van betaling is verleend of zelfs failliet is verklaard. In dit soort gevallen kunt u niet verwachten dat uw klant op korte termijn tot betaling overgaat en zult u juridische stappen dienen te overwegen om uw geld te krijgen.

Betalingsonwil wanbetaler

Ook bij klanten die niet willen betalen zijn er twee mogelijkheden. Ten eerste kan het gaan om een lakse debiteur. Dit is iemand die geen prioriteit geeft aan het betalen van facturen, het simpelweg vergeet of er een sport van maakt zo lang mogelijk te wachten met betalen en constant smoezen klaar heeft. Deze types komen we bij ons incassobureau dagelijks tegen en uit ervaring weten we dat zij vrij snel tot betaling overgaan als ze het briefpapier van het incassobureau zien. Ook een vriendelijke betalingsherinnering is overigens vaak al genoeg om dit soort debiteurs toch nog te laten betalen.

Daarnaast kan het zijn dat de klant niet wil betalen omdat deze niet tevreden is over het door u geleverde. In deze gevallen is het slim om samen met uw klant een oplossing te zoeken. Komt u er samen niet uit en bent u ervan overtuigd dat u in uw recht staat? Dan kunt u in het uiterste geval uw recht halen in de rechtbank. Dit kan ook na een no cure no pay minnelijk incassotraject.

Tips om wanbetalers te voorkomen

Een wanbetaler is niet alleen vervelend vanwege de impact op uw cashflow en de financiële risico’s. Omgaan met wanbetalers en het proberen alsnog uw geld te krijgen leidt ook vaak tot een hoop gedoe en veel stress. Daarom is de beste manier van omgaan met wanbetaling het voorkomen ervan. Natuurlijk is het risico op wanbetalers nooit helemaal nul, maar door de volgende zaken serieus te nemen kunt u dit risico wel zo klein mogelijk maken.

Tip 1. Screen (nieuwe) klanten

Het is belangrijk dat u zich realiseert dat iedere klant een potentiële wanbetaler is. Dat geldt met name voor nieuwe, onbekende klanten, maar ook bestaande klanten kunnen een risico vormen. Bijvoorbeeld wanneer u merkt dat deze enkele keren op een rij wel erg laat is met betalen. Dit kan namelijk wijzen op liquiditeitsproblemen. Daarom is het verstandig om uw nieuwe klanten te screenen op kredietwaardigheid en indien nodig ook bestaande klanten wat beter onder de loep te nemen. Op die manier komt u niet voor verrassingen te staan en weet u zeker dat u werkt voor een partij die u ook daadwerkelijk kan betalen. Dit geldt voor alle branches waarin vaak op factuur wordt geleverd, dus van groothandel tot zakelijke dienstverlening tot de verhuur van goederen.

Hoe check ik de kredietwaardigheid van een klant?

De kredietwaardigheid van een klant checken begint bij het gezond verstand. Succesvolle bedrijven met over het algemeen een goede reputatie zullen bijvoorbeeld minder snel tot betalingsproblemen leiden dan een kleine startup. Uw nieuwe klant Googleen kan u daarom al veel informatie opleveren. Heeft uw klant een goede website, een up-to-date Facebookpagina en staan daarop de contactgegevens duidelijk vermeld? Zijn er veel (positieve) reviews over het bedrijf te vinden? Wanneer dit allemaal het geval is, heeft u in ieder geval te maken met een bedrijf dat op het oog succesvol is, en dus waarschijnlijk voldoende winst maakt om uw factuur te betalen. Uiteraard kunt u dit soort informatie wellicht ook via uw eigen netwerk krijgen.

Levert uw eerste zoektocht niet voldoende informatie op? Dan kunt u nog een meer formele check uitvoeren. Bij zakelijke klanten is het mogelijk de jaarrekening op te vragen via de Kamer van Koophandel. Hierin vindt u informatie over het eigen vermogen, de schulden en de winst- en verliesrekening van de onderneming. Ook kunt u een bedrijf laten screenen door een kredietinformatiebureau, zoals Graydon, Dun & Bradstreet (D&B) of EDR Credit Services (EDR). Deze bureaus beschikken over informatie uit de registers van banken en incassobureaus en kunnen zo een goed beeld bieden van de financiële situatie van een bedrijf.

De financiële situatie van particulieren kunt u niet laten checken, vanwege de privacywetgeving. Wel kunt u een consument vragen om te laten zien dat deze geen BKR-registratie heeft. Dit kan door de klant te vragen om een gewaarmerkt kredietoverzicht van het BKR.

Tip 2. Duidelijke afspraken maken en vastleggen

Zowel voor uzelf als uw klant is het fijn om goede, duidelijke afspraken te maken en deze vast te leggen. Dit kan op twee manieren. Bedrijven met een groot aantal klanten werken doorgaans met algemene voorwaarden en laten de klant akkoord gaan met deze voorwaarden. Een tweede optie is het opstellen van een contract. Belangrijk is om met name goed af te spreken wat u precies levert en welke prestatie uw klant van u mag verwachten voordat deze u het afgesproken bedrag dient te betalen. Op die manier weet uw klant wat deze van u mag verwachten. En met het risico op wanbetaling nog belangrijker: u weet dat uw klant weet wat deze van u mag verwachten, en kunt dit in het geval van een geschil ook aantonen.

Betaaltermijn afspreken

Om het risico op een niet (op tijd) betaalde factuur verder zo laag mogelijk te houden, is het daarnaast slim om ook afspraken te maken over de betaaltermijn. Zo voorkomt u dat u uw geld pas anderhalve maand later krijgt dan verwacht, omdat uw (grote) klant altijd een betaaltermijn van 60 dagen hanteert, in plaats van de 14 dagen die u zelf op de factuur had vermeld. Consumenten zijn overigens wel verplicht om zich aan de door u bepaalde betaaltermijn te houden, mits deze redelijk is (14 tot 30 dagen is gangbaar). Levert u aan een bedrijf of overheidsinstantie? Dan zijn de regels als volgt:

1. Is er geen betaaltermijn afgesproken? Dan dient de klant u binnen 30 dagen te betalen.
2. Is er wel een betaaltermijn afgesproken? Dan dient de klant zich hier logischerwijs aan te houden.
3. De maximale betaaltermijn voor overheden is 30 dagen, volgens de algemene inkoop- en leveringsvoorwaarden van de Rijksoverheid.
4. De maximale betaaltermijn voor grote bedrijven is op dit moment 60 dagen. Dit wordt naar verwachting in 2022 aangepast naar 30 dagen.
5. U kunt met een groot bedrijf ook afspreken een langere betaaltermijn te hanteren, maar dan dient dit wel contractueel te worden vastgelegd.

Vooruitbetaling of aanbetaling afspreken

Een manier om het financiële risico voor uzelf te beperken, is door dit te verleggen naar uw klant. Dit kan door vooruitbetaling (het volledige bedrag) of een aanbetaling (een gedeelte van het bedrag) te vragen. In de meeste sectoren is dit niet gebruikelijk, maar in bijvoorbeeld de bouw of de scheepsbouw is het vrij standaard, vanwege de hoge investeringen die de opdrachtnemer moet doen om de opdracht uit te voeren.

Het verleggen van het financiële risico naar uw klant doet u overigens niet zomaar. Wanneer u echter twijfelt aan de kredietwaardigheid van een klant is dit een slimme manier van zakendoen. U kunt in dit geval eerlijk aangeven waarom u uw twijfels heeft en een vooruitbetaling of aanbetaling als voorwaarde stellen voor een samenwerking.

Eigendomsvoorbehoud afspreken

Een andere manier om uzelf in te dekken tegen een wanbetaler is het verkopen van een product of goed onder eigendomsvoorbehoud. Verkopen onder eigendomsvoorbehoud wil zeggen dat u eigenaar blijft totdat de koopprijs is betaald. Mocht de betaling uitblijven, dan heeft u het recht uw producten terug te vorderen en eventuele extra kosten ook in rekening te brengen. Eigendomsvoorbehoud dient u vooraf af te spreken en is vrij gebruikelijk in de retail.

Tip 3. Direct een correcte factuur sturen

Is de opdracht afgerond, het product geleverd of de dienst voltooid? Stuur dan direct de factuur. Op die manier laat u aan uw klant zien dat u waarde hecht aan de betaling, en zal deze uw factuur serieuzer nemen. Zorg er naast het correct en volgens afspraak leveren ook voor dat uw factuur volledig en correct is. Zo geeft u uw debiteur geen reden om niet of te laat betalen. Ook geeft u door uw correcte handelswijze op deze manier het goede voorbeeld. En zoals bekend doet goed voorbeeld goed volgen! De volgende gegevens dienen in ieder geval op uw factuur vermeld te staan:

1. Naam- en adresgegevens van de eigen onderneming
2. Naam- en adresgegevens van uw klant
3. Het btw-identificatienummer van uw eigen onderneming
4. Het KVK-nummer van uw eigen onderneming
5. Het rekeningnummer waarop u betaald wenst te worden
6. De afgesproken betaaltermijn
7. De factuurdatum en het factuurnummer
8. De datum van levering of voltooien opdracht
9. Een omschrijving van wat u geleverd heeft en een specificatie van de kosten per onderdeel
10. De totale prijs exclusief btw, het btw-bedrag en de totaalprijs inclusief btw

Wanbetaler aanpakken

Vroeg of laat krijgt iedere ondernemer er helaas toch mee te maken: een wanbetaler. Heel vervelend en als het gaat om een groot bedrag kan het behoorlijk wat stress opleveren. Gelukkig zijn er een groot aantal dingen die u kunt doen om een wanbetaler aan te pakken. En als u het op de juiste manier doet, blijft de verstandhouding tussen u en uw klant ook nog eens goed. Met twintig jaar ervaring met wanbetalers weten we waar wet het over hebben en we delen onze kennis graag met u.

Algemene tip bij een wanbetaler: blijf vriendelijk en correct

Wat geldt voor uw levering, uw services en het opstellen van de factuur, geldt ook voor uw debiteurenbeheer. Blijf altijd correct, professioneel en dus vriendelijk. Dit is zeker niet altijd even gemakkelijk, maar het verhoogt absoluut de kans van slagen. Zoals we al aangaven geeft u door correct te blijven uw klant geen (extra) reden om niet te betalen en staat u stevig in uw schoenen wanneer u elkaar in het uiterste geval in de rechtbank moet treffen. Daarnaast is het op deze manier mogelijk om ondanks de betalingsproblemen toch op een fijne manier met elkaar zaken te blijven doen, mocht u hier nog voor openstaan.

Stappenplan omgaan met wanbetalers

Het geheim van het op een correcte manier aanpakken van wanbetalers is het volgen van een stappenplan. Hiermee voert u stap voor stap de druk op de wanbetaler op en geeft u de debiteur telkens op een correcte manier de kans alsnog te betalen, zonder onnodig veel druk uit te voeren. Bovendien staat u door het volgen van de juiste stappen volledig in uw recht in het uiterste geval van een rechtszaak. De vijf stappen om wanbetalers aan te pakken zijn als volgt:

1. Betaalherinnering sturen
2. Vriendelijk telefoontje plegen
3. Aanmaning of pre-incasso (laten) sturen
4. Minnelijk incassotraject
5. Gerechtelijke incasso

1. Een betaalherinnering sturen als factuur niet betaald wordt

De vriendelijke betaalherinnering is de eerste formele stap als een klant niet op tijd is met betalen. Hiervoor stuurt u een e-mail met een kopie van de factuur in de bijlage, één of twee dagen na het verstrijken van de betaaltermijn. Schrijf vriendelijk en op correcte toon dat u het factuurbedrag nog niet hebt ontvangen en vraag of de klant alsnog kan betalen. Vermeld ook de termijn waarbinnen u het bedrag verwacht. Zeven dagen is hier gebruikelijk. Het is mogelijk om in deze eerste betaalherinnering melding te maken van eventuele incassokosten of rente als de betaling uitblijft, maar wij zijn hier in dit stadium geen fan van. Dit kan opgevat worden als onnodig dreigend en doet daardoor vaak meer kwaads dan goeds.

2. Vriendelijk bellen met de klant

Blijft ook na het verstrijken van de termijn van de eerste betaalherinnering de betaling uit? Dan is het tijd om de wanbetaler even te bellen. Een telefoongesprek is persoonlijker en minder vrijblijvend dan een email, omdat de klant niet zomaar kan pretenderen dat deze uw boodschap niet ontvangt. De boodschap is hier overigens hetzelfde als in de betaalherinnering: geef rustig en vriendelijk aan waarom u belt, vraag waarom de betaling nog niet is gedaan en geef aan dat u het geld binnen een bepaalde termijn verwacht. Een termijn van zeven dagen is ook in dit geval gebruikelijk. Maak ook notities van uw afspraken, zodat u hier later op terug kunt vallen (mocht dit nodig zijn).

3. Aanmaning of pre-incassobrief (laten) sturen

Krijgt u uw klant telefonisch niet te pakken of worden de gemaakte afspraken opnieuw niet nagekomen? Dan is het tijd om de wanbetaler te laten zien dat het u menens is en dat niet betalen geen vrijblijvende aangelegenheid is. Voer de druk dus vriendelijke en correct op, en stuur uw klant een aanmaning. Een aanmaning kunt u per e-mail sturen, maar ook per (aangetekende) post. Ook in deze laatste betaalherinnering blijft u vriendelijk en professioneel, maar u maakt nu wel melding van vervolgstappen die u moet ondernemen als de klant in gebreke blijft. Vermeld dus de (nieuwe) uiterste betaaldatum en geef aan dat u rente en incassokosten in rekening gaat brengen als de betaling uitblijft.

Het is slim uw aanmaning te laten versturen door een incassobureau. Bij Bill Incasso kunt u gratis (en gratis voor uw debiteur) een pré-incasso brief laten versturen. Omdat deze brief per post wordt verstuurd en gedrukt is op het briefpapier van het incassobureau, zal er bij de wanbetaler geen twijfel meer bestaan dat u serieus bent. Goed om te weten is dat wij door heel Nederland actief zijn. Wij werken vaak in grote steden als Den Haag en Rotterdam, maar ook vanuit Gelderland of Noord-Brabant kunt u bij ons terecht.

4: Minnelijk incassotraject op basis van no cure, no pay

De meeste wanbetalers zullen na het krijgen van een aanmaning of pre-incassobrief hun openstaande rekening snel betalen. Toch kan het gebeuren dat ook de betaaltermijn van de aanmaning verstrijkt, zonder dat u uw geld ontvangt. In dit laatste geval zit er dan helaas niets anders op dan een minnelijke incasso op te starten. Dit houdt in dat wij voor u op verschillende manieren contact opneemt met de wanbetaler. Op een vriendelijke manier zorgen we ervoor dat deze alsnog betaalt. Indien nodig zoeken we samen met de wanbetaler naar een andere oplossing, zoals een betalingsregeling.

Omdat wij werken volgens het principe van no cure, no pay, is het minnelijk incassotraject bij Bill Incasso voor u als crediteur helemaal gratis. Uw debiteur betaalt onze diensten, evenals de wettelijke rente die deze u inmiddels verschuldigd is. Na inning wordt de rente en het openstaande bedrag direct naar u overgemaakt.

5. Wanbetaler voor de rechter dagen

Een gerechtelijke incassoprocedure zullen wij altijd proberen te voorkomen. Dit is namelijk het zwaarste middel dat in te zetten valt. Doorgaans is het tegenover elkaar staan in de rechtbank ook niet bepaald bevorderend voor de relatie met uw klant. Maar als een klant zelfs na herhaaldelijk door ons te zijn benaderd nog steeds niet betaalt, is het gerechtelijke incassotraject de enige mogelijkheid. Uw vordering wordt dan door ons voorgelegd bij de kantonrechter en wij dagvaarden de schuldenaar. Wanneer de rechter u in het gelijk stelt is de wanbetaler verplicht te betalen. Mocht de betaling dan nog uitblijven dan kan een gerechtsdeurwaarder het vonnis executeren. Dit wil zeggen dat beslag wordt gelegd op bijvoorbeeld banktegoeden, bezittingen en looninkomsten, zodat u uiteindelijk netjes uw geld krijgt.