Een aanmaning is een officieel document waarbij een schuldeiser een debiteur herinnert aan een openstaande betaling die reeds vervallen is. Het is een formele schriftelijke waarschuwing die voorafgaat aan verdergaande incassoprocedures.

De aanmaning heeft meerdere belangrijke functies:

• De schuldenaar officieel informeren over de openstaande vordering
• Een laatste kans bieden om de betaling te voldoen
• Een nieuwe betalingstermijn stellen, vaak binnen 14 dagen
• Waarschuwen voor mogelijke vervolgstappen indien niet wordt betaald

In tegenstelling tot de eerste herinnering, die vaak coulant van toon is, heeft een aanmaning een dwingender karakter. Ze bevat doorgaans gedetailleerde informatie over de oorspronkelijke vordering, de vervaldatum, en de consequenties van niet-betalen.

Juridisch gezien vormt de aanmaning een essentiële stap in het incassoproces bij particuliere debiteuren. Ze stelt de schuldenaar formeel in gebreke en creëert de wettelijke basis voor eventuele latere incassokosten of juridische stappen. Bij zakelijke debiteuren is een aanmaning niet verplicht, maar dit raden we wel altijd aan.

Toelichting; indien u een (laatste) aanmaning stuurt naar een bedrijf hoeft u geen rekening te houden met een bepaalde betalingstermijn. In principe is 1 aanmaning (ook wel genoemd; herinnering of ingebrekestelling) voldoende.

Indien u geleverd heeft aan een consument (particulier) moet u minimaal 1 laatste aanmaning (cq herinnering / ingebrekestelling) aan uw debiteur versturen. De tekst en betalingstermijn van de laatste aanmaning dient aan een tweetal specifieke eisen te voldoen; de betalingstermijn van de laatste herinnering dient minimaal 14 dagen te zijn en in uw laatste ingebrekestelling dienen de eventuele bijkomende incassokosten specifiek te worden vermeld.
Op de tweede pagina van onze voorbeeld aanmaning staat vermeld hoe u deze incassokosten gemakkelijk zelf kunt berekenen.

Bij het gratis sturen van een aanmaning heeft u de keuze tussen een aanmaning voor bedrijven en een aanmaning voor particulieren. Het moge duidelijk zijn dat u de ene brief stuur naar consumenten, en de andere naar zakelijke klanten. Strikt genomen hoeft er geen verschil te zitten tussen aanmaningen voor particulieren en voor bedrijven. Een aanmaning voor een particulier kan namelijk ook best naar een bedrijf gestuurd worden, u moet alleen even de adresgegevens aanpassen.

Wel is het zo dat de juridische status van een aanmaning voor een consument anders is dan voor een bedrijf. Een aanmaning voor een bedrijf is namelijk helemaal niet verplicht: u kunt direct een incassoprocedure starten. Een aanmaning (oftewel WIK-brief) voor particuliere debiteuren is echter wel verplicht, en daarom moet deze voldoen aan specifieke eisen, zoals we hierboven al vermeldden.